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Quando são controladas versões de ficheiros ou itens de lista, cada uma das versões é numerada e guardada como parte de um histórico de versões. As pessoas numa organização poderão visualizar o histórico de versões e recuperar versões anteriores, se necessário. É possível configurar diversas definições que afectem o controlo de versão, incluindo o tipo e número de versões a reter. É igualmente possível configurar definições que interajam com o controlo de versão, como, por exemplo, exigir que o conteúdo seja aprovado ou que seja dada saída de ficheiros.

Descrição Geral

Controlar quantas versões são armazenadas

Activar o controlo de versão

Exigir a aprovação do conteúdo numa lista ou biblioteca

Exigir que seja dada saída de ficheiros numa biblioteca

Descrição Geral

O controlo de versão em listas e bibliotecas permite controlar e gerir informações à medida que estas evoluem e visualizar e recuperar versões anteriores, se necessário. Nas listas, todas as versões são controladas da mesma forma. Nas bibliotecas, é possível especificar se pretende controlar todas as versões da mesma forma ou especificar que algumas versões são principais (versão principal: uma cópia numerada de um ficheiro que sofreu uma alteração significativa deste a última versão principal. Cada versão principal é identificada por um número inteiro (1, 2, 3, ...) para indica que é publicada para consulta por um grupo mais vasto na sua organização.), como, por exemplo, as versões nas quais é adicionado um novo capítulo a um manual, e que algumas são secundárias (versão secundária: uma cópia com numeração decimal (0.1, 0.2, 1.1, ...) de um ficheiro que se encontra em fase de revisão ou que só sofreu pequenas alterações desde a versão anterior. Tipicamente, uma versão secundária não é publicada para consulta por um grupo mais vasto da sua organização.), como, por exemplo, as versões nas quais é corrigido um erro ortográfico.

Para ajudar a gerir o espaço de armazenamento, é possível especificar o número de versões que pretende armazenar. Limitar o número de versões pode ajudar a gerir o espaço no servidor e impedir que o histórico de versões se torne demasiado confuso para ser útil. As pessoas podem substituir uma versão secundária anterior por uma versão existente, se não quiserem pejar o histórico do ficheiro com inúmeras pequenas alterações.

Gerir versões principais e secundárias

Se uma organização produzir geralmente muitos rascunhos de ficheiros, o controlo das versões principais e secundárias pode ser benéfico. As pessoas poderão diferenciar os níveis de alterações que efectuarem e comunicar o momento em que um ficheiro atingiu uma etapa na qual pretendem que outras pessoas o visualizem. Por exemplo, quando um departamento está a trabalhar num manual, os membros de equipa poderão pretender designar versões como principais quando é adicionada uma secção nova e designar versões como secundárias enquanto é criado o rascunho do conteúdo.

O controlo de ambos os tipos de versões ajuda também a tornar o histórico de versões mais representativo. Por exemplo, é mais provável que uma versão principal represente um marco no desenvolvimento do ficheiro, como, por exemplo, o ficheiro ser submetido para revisão ou ser distribuído a outras pessoas. Geralmente, uma versão secundária é um incremento rotineiro, como, por exemplo, uma versão que é guardada ou cuja entrada é dada enquanto o conteúdo ainda está a ser escrito ou uma versão na qual são corrigidos pequenos erros.

Quando estão a ser controladas versões principais e secundárias, uma versão é armazenada por predefinição como uma versão secundária, a menos que a versão seja designada como principal. Quando alguém guarda um ficheiro e o fecha, a versão é controlada como uma versão secundária; o ficheiro deverá ser publicado para se tornar uma versão principal. Se um autor der saída de um ficheiro e der novamente entrada do mesmo, será perguntado ao autor se pretende dar entrada de uma versão principal ou de uma versão secundária.

Quando o controlo de versão é configurado no momento em que uma lista ou biblioteca é criada, é activado por predefinição o controlo de versão simples, não existindo a opção de activar o controlo de versão principal ou secundária. Contudo, é possível especificar definições adicionais posteriormente utilizando os procedimentos neste artigo.

Outras definições que afectam o controlo de versão

É possível configurar outras definições que afectam o controlo de versão. Em listas ou bibliotecas, é possível exigir que o conteúdo seja aprovado (esta definição é referida por vezes como moderação de conteúdo). Nas bibliotecas, é possível exigir que seja dada saída dos ficheiros, o que ajuda a evitar conflitos relativos a alterações e solicita às pessoas a introdução de comentários sobre os ficheiros quando derem novamente entrada dos mesmos.

Aprovação do conteúdo

Quando é exigida a aprovação do conteúdo, um item de lista ou ficheiro permanece num rascunho ou estado pendente até ser aprovado ou rejeitado por alguém que tenha permissão para o aprovar. Se o item ou ficheiro for aprovado, será atribuído um estado Aprovado na lista ou biblioteca e será apresentado a todas as pessoas com permissão para visualizar a lista ou biblioteca. Se o item ou ficheiro for rejeitado, permanece num estado pendente, sendo apenas visível às pessoas com permissão para ver rascunhos.

Quando é activado um controlo de versões principais e secundárias numa biblioteca que exija a aprovação do conteúdo, é igualmente possível adicionar um fluxo de trabalho, se alguém tiver criado um fluxo de trabalho numa organização. Um fluxo de trabalho controla a forma como os ficheiros se movem ao longo dos processos de negócio, como, por exemplo, revisão ou aprovação. É possível utilizar um fluxo de trabalho para gerir o processo de aprovação quando é dada entrada de versões principais.

Por predefinição, um item ou ficheiro pendente apenas é visível ao respectivo criador e às pessoas com permissão para gerir listas, mas é possível especificar se outros grupos de utilizadores podem visualizar o item ou ficheiro. Se a biblioteca estiver configurada para controlar versões principais e secundárias, a pessoa que editar o ficheiro deverá publicar primeiramente uma versão principal do ficheiro.

Exigir que seja dada saída

Exigir que seja dada saída pode ajudar uma equipa a tirar o máximo partido do controlo de versão, uma vez que as pessoas designam especificamente quando deverá ser criada uma versão. Uma versão apenas é criada quando alguém dá saída de um ficheiro, o altera e, em seguida, dá novamente entrada desse mesmo ficheiro. Quando não é exigido que seja dada saída, uma versão é criada quando alguém guarda primeiramente um ficheiro, sendo esta versão actualizada quando a pessoa o fecha. Se, em seguida, essa ou outra pessoa abrir e guardar novamente o ficheiro, será criada outra versão. Dependendo da situação, poderá não ser útil que sejam criadas várias versões, como, por exemplo, se for necessário fechar um ficheiro para participar numa reunião antes de terminar de efectuar alterações ao ficheiro.

Quando é exigido que seja dada saída, as pessoas não podem adicionar ficheiros, alterar ficheiros ou alterar as propriedades dos ficheiros sem dar primeiramente saída do ficheiro. Quando as pessoas dão entrada de ficheiros, é-lhes solicitado que forneçam comentários sobre as alterações que efectuaram, o que ajuda a criar um histórico de versões mais representativo.

Determinar quem pode ver itens de rascunho

É possível configurar quem pode visualizar rascunhos de itens de lista ou ficheiros. São criados rascunhos em duas situações:

• Quando uma versão secundária de um ficheiro é criada ou actualizada numa biblioteca que controla versões principais e secundárias
• Quando um item de lista ou ficheiro é criado ou actualizado, mas não se encontra ainda aprovado, numa lista ou biblioteca na qual seja exigida a aprovação do conteúdo

Quando são controladas versões principais e secundárias, é possível especificar se é necessário que as pessoas tenham permissão para editar ficheiros antes de poderem visualizar e ler uma versão secundária. Quando esta definição é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o ficheiro podem trabalhar no ficheiro, mas as pessoas que apenas têm permissão para ler o ficheiro não podem visualizar a versão secundária. Por exemplo, poderá não pretender que todas as pessoas que tenham acesso a uma biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um ficheiro está a ser editado. Se estiverem a ser criadas versões principais e secundárias e ninguém tiver publicado ainda uma versão principal, o ficheiro não estará visível a pessoas que não tenham permissão para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação do conteúdo é exigida, é possível especificar se os ficheiros com aprovação pendente podem ser visualizados por pessoas com permissão para ler, por pessoas com permissão para editar ou apenas pelo autor e pessoas com permissão para aprovar itens. Se estiverem a ser controladas versões principais e secundárias, o autor deverá publicar uma versão principal para que o ficheiro possa ser submetido para aprovação. Quando a aprovação do conteúdo é exigida, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do ficheiro.

Permissões de lista ou biblioteca

As listas e bibliotecas têm permissões relacionadas com o controlo de versão e o processo de dar saída que variam consoante o nível de permissão aplicado a um utilizador ou grupo específico. Alguém que possa editar níveis de permissão pode configurar estas permissões de forma diferente ou criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Estas permissões permitem uma flexibilidade na forma como uma biblioteca é gerida. Por exemplo, poderá pretender que alguém consiga eliminar versões de um ficheiro sem ter permissão para eliminar o próprio ficheiro. A permissão para Eliminar Versões não é idêntica à permissão para Eliminar Itens, de modo a que seja possível fornecer um nível personalizado de controlo. É possível encontrar mais hiperligações para mais informações sobre permissões e sobre a configuração de níveis de permissão na secção Consulte Também.

A tabela que se segue apresenta as permissões que estão relacionadas com o controlo de versão e o processo de dar saída e a que níveis de permissão predefinidos se aplicam.

Controlar quantas versões são armazenadas

É possível limitar quantas versões de itens de lista ou ficheiros são guardadas numa lista ou biblioteca, o que poderá ajudar a preservar espaço no servidor. Se uma equipa criar um grande número de versões, a limitação do número de versões poderá ajudar a equipa a melhor gerir e localizar versões anteriores. Por exemplo, se uma equipa mantiver um grande número de versões ao longo de vários meses ou anos, poderá ser difícil aos membros navegarem no histórico de versões para localizar as versões de que necessitam. Se uma equipa necessitar de visualizar ou reter qualquer uma das respectivas versões anteriores, não limite o número de versões a manter ou defina o número de versões mantidas para um número elevado.

Se uma biblioteca controlar versões principais e secundárias, é possível escolher quantas versões principais de ficheiros pretende manter e quantas versões principais para as quais pretende manter as versões secundárias. Por predefinição, cada versão principal poderá ter um máximo de 511 rascunhos (versões principais).

Consoante a forma como uma equipa trabalha, poderá ser mais provável que uma equipa necessite das respectivas versões secundárias mais recentes, como, por exemplo, uma versão que tenha sido recentemente editada. Ao longo do tempo, poderá ser menos provável que essa equipa necessite de uma versão secundária mais antiga. Geralmente, uma versão principal representa um marco, como, por exemplo, um ficheiro submetido para revisão ou publicação, enquanto que uma versão secundária é um trabalho em curso que não está pronto para todos os participantes do site lerem.

Se uma lista ou biblioteca limitar o número de versões principais, as versões mais antigas serão eliminadas quando o limite for atingido. Por exemplo, se apenas forem retidas 20 versões e uma equipa criar 25 versões, apenas serão mantidas as versões 6 a 25. Se for criada outra versão, apenas serão mantidas as versões 7 a 26. Se uma lista ou biblioteca limitar versões, deverá certificar-se de que os contribuintes têm noção de que as versões mais antigas serão eliminadas quando o limite de versões for atingido.

Importante  Se a sua organização limitar o número de versões que armazena, as versões mais antigas serão eliminadas permanentemente quando o limite for alcançado. As versões não serão enviadas para a Reciclagem.

Numa biblioteca que limite o número de versões principais para as quais mantém versões secundárias, as versões secundárias são eliminadas para as anteriores versões principais quando o limite de versões for atingido. Por exemplo, se forem mantidos rascunhos apenas para 10 versões principais e uma equipa criar 15 versões principais, apenas serão mantidas as versões principais para as versões mais antigas. As versões secundárias associadas às cinco versões principais mais antigas (como, por exemplo, 1.2 ou 2.3) serão eliminadas, mas as versões principais (1, 2 e assim sucessivamente) serão mantidas, a menos que a biblioteca também limite versões principais.

Activar o controlo de versão

1. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.

2. No menu Definições, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Definições Gerais, clique em Definições de versão.
4. Efectue um dos seguintes procedimentos:
   • No caso de itens de lista, para especificar que as versões são controladas, clique em Criar uma versão sempre que editar um item numa lista na secção Histórico de Versões do Item.
   • No caso de ficheiros, para especificar que apenas um tipo de versão é controlado, clique em Criar versões principais na secção Histórico de Versões do Documento.
   • No caso de ficheiros, para especificar que são controladas tanto as versões principais como as secundárias, clique em Criar versões principais e secundárias (rascunho) na secção Histórico de Versões do Documento.
5. É possível especificar quantas versões de itens ou ficheiros pretende manter. Efectue um dos seguintes procedimentos na secção Histórico de Versões do Item ou na secção Histórico de Versões do Documento:
   • Para especificar o número de versões de itens de lista armazenadas, seleccione a caixa de verificação Manter o seguinte número de versões e, em seguida, escreva o número de versões que pretende manter.
   • Para especificar o número de versões principais de ficheiros armazenadas, seleccione a caixa de verificação Manter o seguinte número de versões principais e, em seguida, escreva o número de versões principais que pretende manter.
   • Para especificar o número de versões principais para as quais pretende manter os rascunhos, seleccione a caixa de verificação Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais e, em seguida, escreva o número de versões principais para as quais pretende manter rascunhos (versões secundárias).
6. Clique em OK.

Exigir a aprovação do conteúdo numa lista ou biblioteca

Quando configura uma lista (lista: componente do Web site que armazena e apresenta informações que os utilizadores podem adicionar, utilizando os respectivos browsers. Requer um servidor Web que esteja a executar o Windows SharePoint Services.) ou biblioteca (biblioteca: uma localização de um site do SharePoint onde uma colecção de ficheiros é gerida. A biblioteca pode apresentar informações, incluindo propriedades definidas pelo utilizador, sobre cada ficheiro.), pode exigir aprovação de itens ou ficheiros — ou de alterações aos itens ou ficheiros — que foram enviados para a lista ou biblioteca.

Quando esta definição de aprovação de conteúdos é aplicada, um item ou ficheiro que tenha sido alterado permanece num estado pendente até ser aprovado ou rejeitado por alguém que tenha permissão para o aprovar. Se o item ou ficheiro for aprovado, é-lhe atribuído um estado Aprovado na lista ou biblioteca, sendo apresentado a qualquer pessoa com permissão para ver a lista ou biblioteca. Se o item ou ficheiro for rejeitado, permanecerá num estado pendente e só será visto por pessoas com permissão para ver rascunhos.

Por predefinição, um item ou ficheiro pendente só é visível para o respectivo criados e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas poderá especificar outros grupos de utilizadores que podem ver o item ou ficheiro.

1. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.

2. No menu Definições, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Definições Gerais, clique em Definições de versão.
4. Na secção Aprovação do Conteúdo, em Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos?, clique em Sim.
5. Clique em OK.

Exigir que seja dada saída de ficheiros numa lista ou biblioteca

Quando dá saída de um ficheiro a partir de alguns programas compatíveis com o Windows SharePoint Services 3.0, poderá trabalhar com o ficheiro no disco rígido mesmo quando está desligado. A cópia é guardada na pasta de rascunhos do servidor que é, por predefinição, a pasta Rascunhos do SharePoint Drafts existente na pasta Os Meus Documentos. No entanto, poderá alterar a localização em alguns programas cliente. Trabalhar com ficheiros no disco rígido é frequentemente mais rápido do que trabalhar com ficheiros existentes no servidor, permitindo-lhe continuar a trabalhar facilmente mesmo quando não se encontra no escritório.

Quando é dada saída a um ficheiro, ninguém o pode editar à excepção da pessoa que deu a saída. O respectivo ícone na biblioteca muda para indicar que foi dada saída ao ficheiro. Quando coloca o ponteiro do rato sobre o ícone de saída dada, o nome da pessoa que deu saída ao ficheiro é apresentado numa Descrição. As alterações efectuadas enquanto o ficheiro estiver com saída dada não são visíveis para os outros utilizadores até que seja novamente dada entrada ao ficheiro. Isto ocorre independentemente do utilizador estar a trabalhar no ficheiro no respectivo disco rígido ou no servidor.

Quando as pessoas dão entrada de um ficheiro, é-lhes solicitada a introdução de comentários acerca das alterações que efectuaram. Se uma biblioteca controlar versões, os comentários tornar-se-ão parte do histórico de versões. Se forem controladas tanto versões principais como versões secundárias, será solicitado às pessoas que escolham o tipo de versão de que estão a dar entrada. É possível encontrar hiperligações para mais informações sobre o controlo de versão na secção Consulte Também.

1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

2. No menu Definições, clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Definições Gerais, clique em Definições de versão.
4. Na secção Requerer Saída, em Requerer que seja dada saída aos documentos antes que estes possam ser editados, clique em Sim.
5. Clique em OK.