Exigir que seja dada saída impede que várias pessoas efectuem alterações simultaneamente, o que poderá criar conflitos relativos a alterações e originar confusões.
Quando alguém cria um novo ficheiro ou adiciona um novo ficheiro a uma biblioteca que exija que seja dada saída, é inicialmente dada saída do ficheiro. A pessoa que criar ou adicionar o ficheiro deverá dar entrada do mesmo para que as outras pessoas o possam ver. É igualmente exigido que seja dada saída para actualizar informações sobre o ficheiro, como, por exemplo, o título ou a data de conclusão do ficheiro.
Quando é exigido que seja dada saída, é automaticamente dada saída de um ficheiro quando alguém o abre para editar, a menos que já tenha sido dada saída desse ficheiro. Os comandos de edição notificam o utilizador de que está a ser dada saída do ficheiro. Por exemplo, se clicar no comando Editar em Aplicação no menu de atalho para um ficheiro, será possível ver uma mensagem indicando que está a ser dada saída do ficheiro.
Quando dá saída de um ficheiro a partir de alguns programas compatíveis com o Windows SharePoint Services 3.0, poderá trabalhar com o ficheiro no disco rígido mesmo quando está desligado. A cópia é guardada na pasta de rascunhos do servidor que é, por predefinição, a pasta Rascunhos do SharePoint Drafts existente na pasta Os Meus Documentos. No entanto, poderá alterar a localização em alguns programas cliente. Trabalhar com ficheiros no disco rígido é frequentemente mais rápido do que trabalhar com ficheiros existentes no servidor, permitindo-lhe continuar a trabalhar facilmente mesmo quando não se encontra no escritório.
Quando é dada saída a um ficheiro, ninguém o pode editar à excepção da pessoa que deu a saída. O respectivo ícone na biblioteca muda para indicar que foi dada saída ao ficheiro
. Quando coloca o ponteiro do rato sobre o ícone de saída dada, o nome da pessoa que deu saída ao ficheiro é apresentado numa Descrição. As alterações efectuadas enquanto o ficheiro estiver com saída dada não são visíveis para os outros utilizadores até que seja novamente dada entrada ao ficheiro. Isto ocorre independentemente do utilizador estar a trabalhar no ficheiro no respectivo disco rígido ou no servidor.
Quando é dada entrada de um ficheiro, é-lhe solicitada a introdução de comentários acerca das alterações efectuadas. Se uma biblioteca controlar versões, os comentários tornar-se-ão parte do histórico de versões. Se forem controladas tanto versões principais (versão principal: uma cópia numerada de um ficheiro que sofreu uma alteração significativa deste a última versão principal. Cada versão principal é identificada por um número inteiro (1, 2, 3, ...) para indica que é publicada para consulta por um grupo mais vasto na sua organização.) como versões secundárias (versão secundária: uma cópia com numeração decimal (0.1, 0.2, 1.1, ...) de um ficheiro que se encontra em fase de revisão ou que só sofreu pequenas alterações desde a versão anterior. Tipicamente, uma versão secundária não é publicada para consulta por um grupo mais vasto da sua organização.), ser-lhe-á solicitado que escolha o tipo de versão de que está a ser dada entrada. É possível encontrar hiperligações para mais informações sobre o controlo de versão na secção Consulte Também.
Para exigir que seja dada saída de ficheiros, é necessário ter permissão para estruturar uma lista ou biblioteca.
- Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.
Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.
- No menu Definições
, clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.
- Em Definições Gerais, clique em Definições de versão.
- Na secção Requerer Saída, em Requerer que seja dada saída aos documentos antes que estes possam ser editados, clique em Sim.
- Clique em OK.