O controlo de versão permite armazenar, controlar e restaurar itens numa lista e ficheiros numa biblioteca à medida que são alterados.

Descrição Geral

Quando são criadas versões

Trabalhar com versões principais e versões secundárias

Numeração de versões

De que modo o controlo de versão trabalha com a aprovação do conteúdo

De que modo o controlo de versão trabalha com a saída de ficheiros

Descrição Geral

Quando as versões são controladas para listas ou bibliotecas, são armazenadas revisões dos itens ou ficheiros e as respectivas propriedades. Este procedimento permite gerir melhor o conteúdo à medida que é revisto e inclusivamente restaurar uma versão anterior - por exemplo, se for cometido um erro na versão actual. O controlo de versão revela-se particularmente útil quando várias pessoas trabalham em conjunto em projectos ou quando as informações passam por várias fases de desenvolvimento e revisão.

O controlo de versão está disponível para itens de lista em todos os tipos de listas predefinidas (incluindo calendários, listas de controlo de problemas e listas personalizadas)  e para todos os tipos de ficheiros que possam ser armazenados em bibliotecas - incluindo Páginas de Peças Web.

É possível utilizar o controlo de versão para efectuar o seguinte:

• Registar um histórico de versões  Quando o controlo de versão é activado, é possível ver em que momento um item ou ficheiro foi alterado e quem o alterou. É igualmente possível ver o momento em que as propriedades ou as informações sobre o ficheiro foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data de conclusão de um item de lista, essa informação surgirá no histórico de versões. No caso dos ficheiros, é igualmente possível ver comentários incluídos pelas pessoas sobre as respectivas alterações.
• Restaurar uma versão anterior como a versão actual  Foi cometido um erro numa versão actual? Ou talvez seja necessário restaurar parte de um documento eliminado. É possível substituir de forma fácil a versão actual por uma versão anterior. A versão actual torna-se em seguida parte do histórico de versões.
• Visualizar uma versão anterior  É possível visualizar uma versão anterior (por exemplo, para consultar uma directriz anterior) sem substituir a versão actual. No caso dos ficheiros .aspx, apenas é possível visualizar detalhes sobre as alterações efectuadas nos ficheiros, e não as páginas efectivamente criadas pelos ficheiros.

As bibliotecas podem controlar versões principais, como, por exemplo, aquelas a que tenha sido adicionada uma nova secção, como versões secundárias, como, por exemplo, aquelas em que tenha sido corrigido um erro ortográfico. As listas apenas podem controlar versões principais. As listas e bibliotecas podem limitar igualmente o número de versões que as pessoas podem armazenar.

Para activar o controlo de versão, é necessário ter permissão para estruturar uma lista ou biblioteca.

Quando são criadas versões

Quando o controlo de versão está activado, são criadas versões nas seguintes situações:

• Quando um item de lista ou ficheiro é inicialmente criado ou quando um ficheiro é carregado.

   Nota    Se for exigido que seja dada saída, deverá ser primeiramente dada entrada do ficheiro, de modo a criar a respectiva primeira versão.

• Quando um ficheiro que tenha o mesmo nome de um ficheiro existente é carregado e a caixa de verificação Adicionar como nova versão aos ficheiros existentes está seleccionada.
• Quando as propriedades de um item de lista ou ficheiro são alteradas.
• Quando um ficheiro é aberto, editado e guardado. Uma versão é criada quando clica pela primeira vez em Guardar. Esta versão é actualizada com as alterações mais recentes efectuadas no ficheiro antes de ser fechado.

   Nota    Não é criada uma versão de cada vez que um utilizador clica em Guardar, pois tal criaria demasiadas versões.

• Quando é dada saída de um ficheiro, quando esse ficheiro é alterado e, em seguida, é dada entrada desse mesmo ficheiro.

   Nota    Se um utilizador rejeitar a versão com saída dada, não será criada qualquer versão.

É possível optar por eliminar uma única versão de um ficheiro (por exemplo, se souber que foi cometido um erro nessa versão), removendo essa versão do histórico de versões. Contudo, se o próprio ficheiro for eliminado, todas as respectivas versões serão eliminadas juntamente com esse ficheiro. Por predefinição, quando uma versão é eliminada, a versão é enviada para a Reciclagem, onde pode ser recuperada até ser permanentemente eliminada. Contudo, uma organização poderá processar as eliminações de forma diferente.

Importante  Se a sua organização limitar o número de versões que armazena, as versões mais antigas serão eliminadas permanentemente quando o limite for alcançado. As versões não serão enviadas para a Reciclagem.

Trabalhar com versões principais e versões secundárias

Dependendo das necessidades de uma organização, uma biblioteca poderá ser configurada com um controlo de versão simples, o qual controla apenas versões principais, ou poderá controlar versões principais e secundárias. Se as pessoas num grupo não trabalharem frequentemente em várias revisões, a organização poderá necessitar apenas do controlo de versão simples. Se muitas pessoas trabalharem em ficheiros em conjunto e criarem habitualmente várias versões, poderá ser útil para a organização controlar versões principais e secundárias.

A disponibilização de dois tipos de versões poderá ajudar uma equipa a gerir melhor o respectivo conteúdo. As pessoas que trabalham com o conteúdo poderão compreender melhor o estado actual de um ficheiro. Por exemplo, uma versão principal é geralmente uma versão que está pronta para ser vista e revista por um grupo maior, enquanto que uma versão secundária é um rascunho em que alguém ainda está a trabalhar.

O controlo de ambos os tipos de versões ajuda também a tornar o histórico de versões mais representativo. É mais provável que uma versão principal represente um marco no desenvolvimento do ficheiro, como, por exemplo, quando o ficheiro é submetido para revisão ou distribuído a outras pessoas. Geralmente, uma versão secundária é utilizada como um incremento rotineiro, como, por exemplo, uma versão que é guardada ou cuja entrada é dada enquanto o conteúdo ainda está a ser escrito ou uma versão na qual são corrigidos pequenos erros. Quando pretender visualizar o histórico de versões de um ficheiro, as versões principais poderão ajudar a identificar as fases do desenvolvimento do ficheiro e facilitar a navegação no histórico.

Quando são controladas versões principais e secundárias, uma versão é armazenada por predefinição como uma versão secundária, a menos que a versão seja designada como versão principal. Quando um ficheiro é guardado e fechado, a versão é controlada como uma versão secundária. É necessário, antes de mais, publicar o ficheiro para que se torne uma versão principal. É possível publicar o ficheiro utilizando comandos de lista pendente numa biblioteca. Em alguns programas compatíveis com o Microsoft Windows SharePoint Services, é igualmente possível utilizar comandos no programa. Por predefinição, cada versão principal pode ter um máximo de 511 rascunhos (versões secundárias), mas o administrador ou proprietário do site pode limitar adicionalmente o número de versões.

Se tiver permissão para eliminar versões, será possível substituir uma versão secundária por outra versão secundária. Por exemplo, é aconselhável substituir uma versão se souber que a versão anterior contém um erro e não for necessário mantê-la. Se publicar uma versão principal e se, em seguida, se aperceber que foi cometido um erro, será possível transformar novamente a versão numa versão secundária anulando a respectiva publicação.

Se for dada saída de ficheiros antes de estes serem trabalhados, será possível designar de que tipo de versão está a ser dada entrada. Não será necessário publicar um ficheiro se este for designado como versão principal quando for dada entrada do ficheiro em questão.

Numeração de versão

As versões são numeradas à medida que são criadas. Numa lista ou biblioteca com o controlo de versão simples activado, a versão 1 é a primeira versão criada ou carregada, aumentado o número da versão em incrementos de números inteiros, como, por exemplo, versão 2, versão 3 e assim sucessivamente.

Quando são controladas versões principais e secundárias, as versões principais são números inteiros, sendo as versões secundárias números decimais. Por exemplo, 0.1 é a primeira versão secundária de um ficheiro, 1.3 é a terceira versão secundária de um ficheiro publicado uma vez e 2.0 é a segunda versão principal de um ficheiro publicado.

A versão principal publicada actual é realçada, sendo o número de versão um número inteiro.

É criada uma versão quando as propriedades ou os metadados são alterados.

A primeira versão de um ficheiro é sempre um número de versão secundária 0.1.

Numa lista ou biblioteca, é possível apresentar uma coluna Versão que apresente o número de versão de ficheiros ou itens de lista, o que poderá revelar-se útil se uma equipa revir frequentemente informações. É possível encontrar hiperligações para mais informações sobre trabalhar com vistas na secção Consulte Também.

De que modo o controlo de versão trabalha com a aprovação do conteúdo

O controlo de versões principais e secundárias integra-se com a aprovação do conteúdo para listas e bibliotecas.

Quando é exigida a aprovação do conteúdo, um item de lista ou ficheiro permanece num rascunho ou estado pendente até ser aprovado ou rejeitado por alguém que tenha permissão para o aprovar. Se o item ou ficheiro for aprovado, será atribuído um estado Aprovado na lista ou biblioteca e será apresentado a todas as pessoas com permissão para visualizar a lista ou biblioteca. Se o item ou ficheiro for rejeitado, permanece num estado pendente, sendo apenas visível às pessoas com permissão para ver rascunhos.

Quando é activado um controlo de versões principais e secundárias numa biblioteca que exija a aprovação do conteúdo, é igualmente possível adicionar um fluxo de trabalho, se alguém tiver criado um fluxo de trabalho numa organização. Um fluxo de trabalho controla a forma como os ficheiros se movem ao longo dos processos de negócio, como, por exemplo, revisão ou aprovação. É possível utilizar um fluxo de trabalho para gerir o processo de aprovação quando é dada entrada de versões principais.

Por predefinição, numa biblioteca que controle tanto versões principais como secundárias, é necessário, antes de mais, publicar uma versão principal de um ficheiro para que possa ser aprovado. As versões secundárias são consideradas rascunhos que ainda estão a ser desenvolvidos, de modo a que não sejam apresentados como itens pendentes à espera de aprovação.

Por exemplo, uma agência de viagens poderá utilizar uma biblioteca de documentos para gerir ficheiros. Enquanto os membros de equipa desenvolvem uma nova proposta de vendas, registam versões secundárias do ficheiro. Se cometerem erros numa versão, poderão repô-la para uma versão anterior. Quando terminarem a proposta, poderão criar uma versão principal e, em seguida, publicá-la para aprovação pelo respectivo departamento jurídico e gestor. Quando o ficheiro for aprovado, outros colaboradores da empresa poderão visualizar o ficheiro.

Por predefinição, um item ou ficheiro pendente apenas é visível ao respectivo criador e às pessoas com permissão para aprovar itens, mas é possível especificar se outros grupos de utilizadores podem visualizar o item ou ficheiro.

Quando a aprovação do conteúdo é exigida, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do item de lista ou ficheiro. Se forem controladas versões principais e secundárias numa biblioteca e ninguém tiver publicado ainda uma versão principal, o ficheiro não estará visível a pessoas que não tenham permissão para ver itens de rascunho.

De que modo o controlo de versão trabalha com a saída de ficheiros

Dar saída de ficheiros tira o maior proveito do controlo de versão. Quando é dada saída de um ficheiro, apenas é criada uma versão quando é novamente dada entrada do ficheiro, de modo a que seja possível designar especificamente o momento em que uma versão é criada. Quando não é exigido que seja dada saída, uma versão é criada quando um ficheiro é inicialmente guardado, sendo esta versão actualizada em seguida quando o ficheiro é fechado. Se o ficheiro for aberto e novamente guardado, será criada outra versão. Dependendo da situação, poderá não ser útil que sejam criadas várias versões, como, por exemplo, se for necessário fechar um ficheiro para participar numa reunião antes de terminar de efectuar alterações ao ficheiro.

Quando é exigido que seja dada saída, não é possível adicionar um ficheiro, alterar um ficheiro ou alterar as propriedades do ficheiro sem dar primeiramente saída do ficheiro. Quando é dada entrada do ficheiro, é-lhe solicitado que forneça comentários sobre as alterações efectuadas, o que ajuda a criar um histórico de versões mais representativo.