Pode integrar e incorporar facilmente informações de aplicações empresariais como a SAP, a Siebel e o Microsoft SQL Server no ambiente de colaboração do Microsoft Office SharePoint Server 2007 adicionando o tipo de coluna dos dados de negócios a uma lista do Office SharePoint Server 2007. Desta forma, obtém uma lista de itens que utilizam uma combinação de colunas do Office SharePoint Server 2007 e de uma aplicação empresarial externa.

Formas de utilização dos dados de negócios em listas

Adicionar uma coluna de dados de negócios a uma lista do SharePoint

Adicionar itens de dados de negócios a uma lista do SharePoint

Actualizar os dados na coluna de dados de negócios com dados de aplicações empresariais

Ver o perfil de um item de lista

Atalhos para acções de dados de negócio

Eliminar uma coluna de dados de negócios de uma lista do SharePoint

Formas de utilização dos dados de negócios em listas

Existem várias vantagens em utilizar dados de negócios em listas. Por exemplo, Contoso, Lda., uma empresa de consultadoria que utiliza um sistema de gestão das relações com os clientes (CRM, customer relationship management), utiliza dados de negócios em listas das seguintes formas:

• Para associar documentos a registos de clientes  Documentos como propostas, contractos e apresentações, podem ser armazenados em listas do SharePoint e associados ao cliente apropriado na base de dados de CRM. Isto ajuda a concentrar todas as informações de clientes num único local e permite aos visualizadores da página navegarem facilmente até ao registo do cliente na aplicação empresarial.
• Para aumentar facilmente as informações de origens de dados externas  Adicionar campos personalizados a uma grande base de dados como, por exemplo, um sistema CRM, pode ser caro e complexo. Ao utilizar uma lista do SharePoint, os empregados da Contoso podem criar colunas personalizadas para qualquer tipo de dados como, por exemplo, uma anotação e, em seguida, associar essa coluna ao registo do cliente no sistema CRM. Este tipo de coluna é fácil de adicionar e também ajuda a impedir alterações aos dados originais.
• Para seleccionar dados de uma lista  Para criar uma nova coluna numa lista do SharePoint que apresente uma lista de valores como, por exemplo, códigos postais, os autores podem utilizar a lista de valores principal aprovada previamente da base de dados de CRM. Isto poupa tempo e reduz inconsistências e erros durante a introdução de dados.

Importante  O administrador deve primeiro registar a aplicação empresarial externa no Office SharePoint Server 2007 antes de o tipo de coluna de dados de negócios estar disponível. O tipo de informações que pode adicionar à aplicação empresarial depende dos campos que o administrador registar no Office SharePoint Server 2007.

Adicionar uma coluna de dados de negócios a uma lista do SharePoint

Durante este procedimento, tem de designar uma coluna principal para a qual pode seleccionar colunas opcionais relacionadas.

1. Na lista em que pretende adicionar a coluna, na barra de ferramentas Lista, clique em Definições e, em seguida, clique em Criar coluna.
2. Na secção Nome e Tipo, na caixa Nome da coluna, escreva um nome para o cabeçalho da coluna.
3. Em Tipo de informações desta coluna, seleccione Dados de negócios. A secção Definições de Coluna Adicionais é actualizada com as definições que se aplicam a colunas de dados de negócios.
4. Na secção Definições de Coluna Adicionais, na lista Tipo, seleccione o tipo de dados de negócios e a aplicação empresarial a partir de onde pretende adicionar colunas.
5. Na lista Apresentar este campo do tipo seleccionado, seleccione o tipo de valor que pretende apresentar na coluna de dados de negócios principal.
6. Em Adicione uma coluna para mostrar cada um dos seguintes campos adicionais, seleccione os campos adicionais que desejar. Estas colunas são preenchidas automaticamente quando selecciona um valor na coluna de dados de negócios principal.
7. Clique em OK para regressar à página Personalizar Lista.
8. Clique na hiperligação Voltar ao nome da lista no topo da página. O título da nova coluna e das colunas relacionadas aparece na barra de ferramentas Lista.

 Nota    Pode ordenar e filtrar as colunas adicionais, mas não pode alterar a sua ordem na lista.

Agora que definiu as colunas de dados de negócios, pode adicionar itens de dados de negócios à lista.

Adicionar itens de dados de negócios a uma lista do SharePoint

Adiciona itens de dados de negócios a uma lista do SharePoint através da página Novo Item.

1. Na barra de ferramentas Lista, clique em Novo e, em seguida, clique em Novo Item. A página Novo Item abre-se.
2. Na caixa Título, escreva um nome para este item na lista.
3. Para procurar dados numa coluna de dados de negócios, efectue um dos seguintes procedimentos.

Se desejar	Efectue o seguinte procedimento
Saber o nome do item	Escreva todas as informações do valor que conseguir e, em seguir, prima CTRL+K. Se existir mais do que um resultado, seleccione um da lista e clique em OK.
Desejar procurar um item	Clique em Procurar. Clique na seta e, em seguida, seleccione o nome do filtro que pretende procurar. Escreva o valor na caixa à direita e, em seguida, clique na seta verde. Seleccione os dados da caixa de resultados da procura e, em seguida, clique em OK.

4. Para adicionar o item à lista, clique em Guardar.

Actualizar os dados na coluna de dados de negócios com dados de aplicações empresariais

Para garantir que as colunas de dados de negócios na lista do SharePoint se mantêm actualizadas com os dados dinâmicos da aplicação empresarial, tem de actualizar as colunas da lista do SharePoint frequentemente. Apenas tem de actualizar a coluna de dados de negócios principal. As outras colunas de dados de negócios relacionadas adicionais são actualizadas quando a coluna principal é actualizada.

1. Localize a coluna de dados de negócios principal na lista encontrando a coluna com a palavra Actualizar entre parênteses.
2. Clique em Actualizar.
3. Aparece a página Confirmação da Actualização. Para continuar com a actualização, clique em OK.
4. A página Estado de Actualização mostra quantos registos foram actualizados e quantos tinham erros. Para regressar à lista, clique em OK.

Ver o perfil de um item de lista

Cada item dos dados de negócios numa lista do SharePoint tem um perfil que contém detalhes da aplicação empresarial. Por exemplo, a coluna pode conter apenas o nome do produto, mas o perfil pode mostrar detalhes como a descrição do produto, a cor, o preço de lista ou o custo, sem que tenha de aceder à aplicação empresarial.

1. Para ver o perfil de um item, aponte para o item que pretende ver e, em seguida, clique na seta que aparece.
2. Clique em Ver Perfil.

Atalhos para acções de dados de negócio

As Acções de Dados de Negócio são hiperligações que aparecem ao lado de objectos empresariais. Estas hiperligações podem, por exemplo, abrir páginas Web, apresentar as interfaces de utilizador das aplicações empresariais ou abrir formulários do Microsoft Office InfoPath. Os menus das Acções de Dados de Negócio também aparecem em listas do SharePoint e nos resultados das procuras. Ao utilizar estas hiperligações, pode facilmente actualizar um item ou ver dados relacionados.

Os tipos de acções de dados de negócio que estão disponíveis numa lista do SharePoint dependem das permissões que o administrador activa no item e do próprio tipo de item de lista. Por exemplo, se o item for uma entidade numa base de dados SAP, pode aceder e editar itens na base de dados directamente na lista do SharePoint.

1. Para ver a lista de acções, aponte para o item que pretende ver e, em seguida, clique na seta que aparece.
2. Clique numa das acções do menu.

Eliminar uma coluna de dados de negócios de uma lista do SharePoint

Quando adiciona mais do que uma coluna de dados de negócios da mesma base de dados externa a uma lista, tem de designar uma primeira coluna como principal e, em seguida, seleccione várias colunas relacionadas. Quando elimina a coluna principal, todas as respectivas colunas relacionadas são eliminadas. As colunas relacionadas não podem ser eliminadas independentemente da coluna principal.

1. Na lista onde pretende eliminar a coluna, na barra de ferramentas Lista, clique em definições e, em seguida, clique em Definições da Lista.
2. Em Coluna, seleccione o nome da coluna que pretende eliminar.

    Nota    Só são apresentados nomes de colunas principais na lista.

3. Na página Alterar Coluna, clique em Eliminar.