Uma área de trabalho é um Web site para reunir toda a informação e materiais para uma ou mais reuniões. Se os materiais da reunião — como agendas, documentos relacionados, objectivos e tarefas — estiverem dispersos, um site da área de trabalho da reunião pode ajudá-lo a manter tudo num único local.

Como posso utilizar um site da área de trabalho da reunião?

Onde posso criar um site da área de trabalho da reunião?

Escolher um modelo de área de trabalho da reunião

Criar ou ligar um site da área de trabalho da reunião quando cria um evento

Criar um site da área de trabalho da reunião sem criar um evento

Como posso utilizar um site da área de trabalho da reunião?

Um site da área de trabalho da reunião fornece um local onde os participantes da reunião podem aceder para obter a informação mais actualizada sobre a reunião, quer esteja a gerir um projecto com a duração de um ano com reuniões periódicas ou a planear um pequeno evento.

Descrição da reunião

Separadores Página

Menu para personalizar o site da área de trabalho da reunião

Lista Participantes

Biblioteca de Documentos

Seguem-se algumas formas que pode utilizar um site da área de trabalho da reunião:

• Antes da reunião, publique a agenda, lista de participantes e documentos que planeia discutir.
• Durante a reunião, adicione as tarefas, registe as decisões e reveja os documentos relacionados.
• Depois da reunião, publique as minutas, adicione outra informação de seguimento e registe o estado das tarefas.

 Nota     No site da área de trabalho da reunião, os participantes não podem adicionar itens como anúncios, bibliotecas de documentos e debates às listas enviando-os por correio electrónico. Os participantes têm de adicionar os itens directamente à lista no site da área de trabalho da reunião.

Onde posso criar um site da área de trabalho da reunião?

Pode criar um site da área de trabalho da reunião quando adiciona um evento ao calendário no Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou pode criar um novo site da área de trabalho da reunião sem criar um evento.

Dependendo do programa, pode criar um novo site da área de trabalho da reunião a partir de uma aplicação de correio electrónico e calendário compatível com o Windows SharePoint Services, tal como Microsoft Office Outlook 2007. Para obter mais informações, consulte a Ajuda na aplicação de correio electrónico e calendário.

 Notas 

• Para criar um site da área de trabalho da reunião, tem de ter permissão para o criar. Para obter mais informações, consulte o proprietário do site ou administrador.
• Os administradores e proprietários do site têm o nível de permissão necessário para criar sites da área de trabalho da reunião. Se for administrador ou proprietário do site e quiser permitir que outros membros da equipa criem sites da área de trabalho da reunião, pode conceder a permissão para criar sites ao grupo ao qual os membros da equipa pertencem.
• Se configurar uma série de reuniões periódicas a partir de uma aplicação de correio electrónico ou calendário compatível com o Windows SharePoint Services, tal como o Office Outlook 2007, não pode remover uma ligação apenas para uma reunião na série. Só pode remover a ligação para toda a série. Depois de remover a ligação, não pode ligar esse site da área de trabalho da reunião a qualquer pedido de reunião. No entanto, pode ligar o pedido de reunião periódica original a um site da Área de Trabalho da Reunião diferente.

Escolher um modelo da área de trabalho da reunião

Quando cria um site da área de trabalho da reunião, selecciona um modelo. Um modelo fornece uma estrutura básica e aspecto para o site da área de trabalho da reunião.

Um modelo é apenas um ponto de partida — pode adicionar ou eliminar itens e alterar o aspecto do site depois de o criar. Estão disponíveis os seguintes modelos:

• Área de Trabalho Base da Reunião  Este modelo foi concebido para planear, organizar e registar a reunião. Este modelo inclui Objectivos, Participantes, Agenda e Biblioteca de Documentos.
• Área de Trabalho da Reunião em Branco  Este modelo cria um site da área de trabalho da reunião em branco para personalizar com base nos seus requisitos.
• Área de Trabalho da Reunião Reservada ao Registo de Decisões  Este modelo foi concebido para rever documentos e registar quaisquer decisões concluídas na reunião. O modelo inclui Objectivos, Participantes, Agenda, Biblioteca de Documentos, Tarefas e Decisões.
• Área de trabalho da reunião reservada a eventos sociais  Este modelo ajuda-o a planear ocasiões sociais, como um piquenique da empresa ou uma festa para o seu clube. Pode dar-lhe um aspecto importante ou divertir-se e fazer com que seja chamativo. Este modelo inclui Participantes, Direcções, Imagem/Logótipo, Itens a Levar, Debates e Fotografias (Biblioteca de Imagens).
• Área de trabalho da reunião com várias páginas  Este modelo fornece o básico para planear, organizar e registar a reunião com múltiplas páginas e registar a reunião com múltiplas páginas. Inclui Objectivos, Participantes e Agenda. Também inclui duas páginas em branco para personalizar, com base nos seus registos.

Sugestão  Apesar dos modelos fornecerem um ponto de partida, pode adicionar ou alterar funcionalidades no site da área de trabalho da reunião personalizando-o.

Criar ou ligar um site da área de trabalho da reunião quando cria um evento

Este procedimento permite-lhe criar um site da Área de Trabalho da Reunião quando adiciona um evento a um calendário.

1. Se o calendário ainda não estiver aberto, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome do calendário não for apresentado, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome do calendário.

2. No menu Novo, clique em Novo Item.
3. Preencha a informação sobre o evento, como localização e datas de início e fim.

   Para utilizar o site da área de trabalho da reunião para um evento periódico, como por exemplo um que ocorre no mesmo dia todas as semanas, seleccione a caixa de verificação TTornar este evento periódico junto a Periodicidade e, em seguida, seleccione as opções que pretende.

4. Na parte inferior da página, seleccione a caixa de verificação Utilize uma área de trabalho da reunião para organizar participantes, agendas, documentos, minutas e outros detalhes para este evento.
5. Clique em OK.
6. Na secção Criar ou Ligar da página Área de Trabalho da Reunião Nova ou Existente que aparece, efectue um dos seguintes passos:
• Se ainda não tem um site da área de trabalho da reunião:
  1. Clique em Criar uma Nova Área de Trabalho da Reunião e introduza a informação que pretende, incluindo o título e a última parte do endereço Web para o site.
  2. Clique em OK e, em seguida, na página Selecção de Modelo que aparece, seleccione o modelo que pretende.
• Se já tiver um site da área de trabalho da reunião que pretende ligar, clique em Ligar a uma Área de Trabalho da Reunião Existente e seleccione o site da área de trabalho da reunião na lista pendente.
7. Clique em OK.

Sugestão  Se quiser, pode personalizar o site da área de trabalho da reunião ou pode começar a adicionar informação da reunião às listas, como itens de Agenda.

Criar um site da área de trabalho da reunião sem criar um evento

1. Aceda ao Web site onde pretende adicionar o site da área de trabalho da reunião.
2. Clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Criar na página Todo o Conteúdo do Site.

   Sugestão  Na maior parte dos casos, pode utilizar o menu Acções do Site em vez de concluir este passo.

3. Na lista Páginas Web, clique em Sites e Áreas de Trabalho.
4. Introduza a informação sobre o site da área de trabalho da reunião que pretende criar, como o título e a última parte do endereço do Web site.
5. Na secção Selecção de Modelo, em Seleccionar um modelo, clique no separador Reuniões.
6. Seleccione o modelo da área de trabalho da reunião que pretende utilizar.
7. Clique em Criar.

Sugestão  Se quiser, pode personalizar o site da área de trabalho da reunião ou pode começar a adicionar informação da reunião às listas, como itens de Agenda.