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Um Indicador Chave de Desempenho (KPI, Key Performance Indicator) é uma ajuda visual que comunica o progresso realizado relativamente a um determinado objectivo. Este artigo explica como criar KPIs utilizando listas de KPIs do Microsoft Office SharePoint Server 2007 e como apresentar KPIs em páginas Web.

Utilizar KPIs do Office SharePoint Server 2007

Criar uma lista de KPIs

Adicionar um KPI à lista de KPIs

Adicionar uma Peça Web a uma página

Ligar a lista de KPIs à Peça Web

Utilizar KPIs do Office SharePoint Server 2007

Os Indicadores Chave de Desempenho são importantes para equipas, gestores e empresas pois permitem avaliar rapidamente o progresso efectuado relativamente a objectivos concretos. Utilizando KPIs do SharePoint, pode facilmente visualizar respostas às seguintes perguntas:

• Em que é que estou adiantado ou atrasado?
• A que distância estou?
• Qual foi o mínimo que atingi?

Para criar e publicar KPIs no Office SharePoint Server 2007, tem primeiro de efectuar quatro procedimentos: criar uma lista de KPIs, adicionar o KPI à lista, adicionar uma Peça Web (peça Web: unidade modular de informação que consiste numa barra de título, moldura e conteúdo. As peças Web são os blocos básicos para a construção de uma página de peça Web.) à página Web e ligar a lista de KPIs à Peça Web.

Antes de começar, pode escolher um dos seguintes tipos de KPI:

Tipos de KPI

• Utilizar dados em listas do SharePoint  Quando as listas do SharePoint contêm itens que pode contar, itens que pertencem a um fluxo de trabalho ou itens que contêm datas, pode utilizar um KPI para saber há quanto tempo os problemas ou as tarefas estão abertos, quantos estão abertos e qual a percentagem de conclusão de uma tarefa. Pode também manter-se informado dos totais como, por exemplo, há quanto tempo um problema está em aberto ou o número total de vendas numa região.
• Utilizar dados em livros do Microsoft Office Excel   Pode configurar um KPI num livro do Excel e ligar ao KPI a partir do Office SharePoint Server 2007. À medida que os dados são alterados no livro, o KPI é actualizado automaticamente. Pode optar por apresentar o livro na mesma página Web utilizando o Criador de Excel para a Web (EWR).
• Utilizar dados do Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services   O Office SharePoint Server 2007 pode utilizar KPIs do Analysis Services, um componente do Microsoft SQL Server 2005. Um administrador de sistemas ou um analista de base de dados normalmente configura estes KPIs e regista a ligação de dados ao Office SharePoint Server. Em seguida, qualquer pessoa com as permissões apropriadas pode aceder à base de dados e ligar aos KPIs do Analysis Services.
• Utilizar informações introduzidas manualmente  Nas situações em que não existe nenhum sistema formal configurado ou em que tem um projecto único para controlar, pode utilizar este KPI e introduzir os critérios manualmente. Este KPI é útil para apresentar informações comunicadas por correio electrónico ou qualquer outro sistema não estruturado.

Criar uma lista de KPIs

Para criar um KPI, tem de criar primeiro uma lista de KPIs à qual acrescenta um ou mais KPIs. Pode criar listas de KPIs na Biblioteca de Relatórios do Centro de Relatórios no site de uma equipa ou organização, para que as outras pessoas os consigam encontrar facilmente. Para obter mais informações sobre o Centro de Relatórios, consulte Introdução às funcionalidades de Business Intelligence.

1. No site no qual pretende criar a lista de KPIs, na página predefinida do Centro de Relatórios, clique em Acções do Site e, em seguida, seleccione Ver Todo o Conteúdo do Site. No título Todo o Conteúdo do Site, clique em Criar.
2. Na página Criar, em Listas Personalizadas, clique em Lista de KPIs.
3. Escreva um nome e uma descrição opcional para a lista de KPIs.
4. Clique em OK.

Agora tem uma lista de KPIs à qual pode adicionar um ou mais tipos de KPI.

Adicionar um KPI à lista de KPIs

1. Na barra de ferramentas da lista de KPIs, clique na seta junto a Novo.
2. Seleccione um dos seguintes tipos de KPI, dependendo de onde se encontram os dados para o KPI.

Seleccione esta opção	Quando os dados de origem forem
Indicador que utiliza dados na lista do SharePoint	Uma lista do SharePoint que contém itens para os quais pretende criar um valor agregado como, por exemplo, uma soma, o valor mínimo ou máximo. Antes de configurar o KPI, certifique-se de que a lista do SharePoint já está na vista que pretende utilizar. Tem primeiro de apresentar as colunas apropriadas para que o KPI funcione.
Indicador que utiliza dados no livro do Excel	Um livro do Excel em que o KPI é calculado no livro.
Indicador que utiliza dados no SQL Server 2005 Analysis Services	Um cubo do SQL Server 2005 Analysis Services.
Indicador que utiliza informações introduzidas manualmente	Informações que não se encontram num sistema e, por isso, são introduzidas manualmente.

3. Na página Novo Indicador, efectue um dos seguintes procedimentos, dependendo do tipo de KPI que escolher no passo 2.

Para este KPI	Efectue o seguinte procedimento
Indicador que utiliza dados na lista do SharePoint	Nas caixas Nome e Descrição, escreva um nome e uma descrição opcional para o indicador. Na caixa Comentários, escreva texto para ajudar as pessoas que estão a ver o KPI a compreenderem o que este representa. Em Lista e Vista do SharePoint, na caixa URL da Lista, introduza o URL da lista ou da biblioteca.  Notas  Se não souber o URL do ficheiro .odc, clique em Procurar para abrir a caixa de diálogo Seleccionar uma Hiperligação e, em seguida, navegue até ao ficheiro .odc. A lista ou a biblioteca do SharePoint têm de estar na mesma colecção de sites (colecção de sites: conjunto de Web sites num servidor virtual que têm o mesmo proprietário e que partilham definições de administração. Cada colecção de sites contém um Web site de nível superior e pode conter um ou vários subsites.). Em Vista, seleccione a vista que contém os itens que pretende utilizar no KPI. Em Cálculo do Valor, seleccione uma das seguintes formas de calcular o objectivo do KPI: Número de itens de lista  Uma contagem do número total de itens na lista. Percentagem de itens de lista onde  Um cálculo que compara o valor de um tipo de conteúdo de uma ou até cinco colunas na lista. Cálculo que utiliza todos os itens de lista na vista   Um cálculo do Total, Média, Máximo ou Mínimo de uma coluna numérica na lista.  Nota    A opção Cálculo que utiliza todos os itens de lista na vista apenas está disponível se a lista incluir um campo numérico.
Indicador que utiliza dados no livro do Excel	Nas caixas Nome e Descrição, escreva um nome e uma descrição opcional para o indicador. Na caixa Comentários, escreva texto para ajudar as pessoas que estão a ver o KPI a compreender o que este representa. Na caixa URL de Livro, introduza a localização do livro.  Notas  Se não souber o URL do livro, clique em para abrir a caixa de diálogo Seleccionar uma Hiperligação e, em seguida, navegue até ao ficheiro. O URL tem de ser relativo ao site actual. Em Endereço de Célula para Valor do Indicador, escreva o número do livro seguido de um ponto de exclamação e, em seguida, o endereço de célula da localização na folha de cálculo para o KPI. Por exemplo, se o indicador estiver na célula D15 na folha de cálculo 1, escreva Folha1!D15. Caso contrário, utilize um intervalo com nome.
Indicador que utiliza dados no SQL Server 2005 Analysis Services	Na caixa Ligação de Dados, introduza o URL onde está localizado o ficheiro de ligação de dados (.odc) do Microsoft Office.  Nota    Se não souber o URL do ficheiro .odc, clique em Procurar para abrir a caixa de diálogo Seleccionar uma Hiperligação e, em seguida, navegue até ao ficheiro .odc. Na caixa Mostrar só KPIs da pasta de apresentação, seleccione a pasta de apresentação na base de dados do Analysis Services que contém o KPI. Na caixa Lista de KPIs, seleccione o KPI que pretende como, por exemplo, Receita Total ou Margem de Lucro Média. Seleccione a caixa de verificação Incluir indicadores subordinados para apresentar todos os indicadores subordinados do KPI seleccionado. Nas caixas Nome e Descrição, escreva um nome e uma descrição opcional para o indicador. Na caixa Comentários, escreva texto para ajudar as pessoas que estão a ver o KPI a compreender o que este representa.
Indicador que utiliza informações introduzidas manualmente	Nas caixas Nome e Descrição, escreva um nome e uma descrição opcional para o indicador. Na caixa Comentários, escreva texto para ajudar as pessoas que estão a ver o KPI a compreender o que este representa. Escreva o valor numérico do progresso até ao momento.

4. Na secção Ícone de Estado, em Regras do Ícone de Estado, na lista Os melhores valores são, seleccione superiores ou inferiores para indicar qual o intervalo de números que ficará a verde.
5. Escreva os valores para os indicadores de estado nas caixas. Por exemplo, para controlar a percentagem mínima de conclusão para um conjunto de tarefas, pode definir o indicador verde no valor do objectivo e o valor de aviso como menos um do que o valor do objectivo. Nesse caso, se pretender ver quando a percentagem mínima de conclusão desce abaixo dos 25 por cento, defina o indicador verde para 25 e o indicador amarelo para 24.

 Nota    As Regras do Ícone de Estado para um KPI Indicador que utiliza dados no Analysis Services são predefinidas pelo analista de bases de dados.

Depois de adicionar todos os KPIs que pretende à lista de KPIs, pode publicá-los numa página Web utilizando uma de duas Peças Web KPI.

Publicar o KPI numa página Web

Depois de adicionar um ou mais tipos de KPI à lista de KPIs, pode apresentar a lista de KPIs em O meu site, num site de equipa ou em qualquer outra página do SharePoint. Além disso, a lista de KPIs está disponível para ser utilizada por qualquer pessoa da organização que tenha permissões para aceder à mesma. Pode utilizar um ou todos os KPIs que aparecerem na lista.

Para apresentar os KPIs, edite a página Web onde pretende apresentar a lista de KPIs e adicione uma Peça Web do KPI. Para apresentar toda a lista de KPIs, utilize a Peça Web Lista de KPIs. Para mostrar apenas um dos KPIs da lista, utilize a Peça Web Detalhes do KPI.

Adicionar uma Peça Web a uma página

1. Na página à qual pretende adicionar o KPI, clique em Acções do Site e, em seguida, seleccione Editar Página.
2. Na zona à qual pretende adicionar o KPI, clique em Adicionar uma Peça Web.
3. Na caixa de diálogo Adicionar Peças Web, na secção Todas as Peças Web, em Dashboard, efectue um dos seguintes procedimentos.
   • Para inserir toda a lista de KPIs, seleccione Indicadores Chave de Desempenho.
   • Para escolher um KPI da lista de KPIs, seleccione Detalhes do KPI.
4. Clique em Adicionar.

Ligar a lista de KPIs à Peça Web

1. Na Peça Web, clique em Abrir o painel de ferramentas.
2. No painel de ferramentas, em Lista de Indicadores, clique em para navegar para e faça duplo clique na lista de KPIs que criou no conjunto de procedimentos anterior. A lista poderá estar no Centro de Relatórios do site.
3. Seleccione um dos KPIs da lista. (Se tiver seleccionado Lista de KPIs, toda a lista é apresentada.)
4. Clique em OK.