Com o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, o utilizador como proprietário do site tem a capacidade para integrar a função de mensagens de correio electrónico recebidas nos sites. Esta nova funcionalidade permite às equipas agregar mensagens de correio electrónico nas listas e bibliotecas do SharePoint, para que os membros do site possam arquivar a mensagem de correio electrónico enviada para outros membros da equipa sem o passo adicional de abrir o site do SharePoint e carregar o conteúdo enviado no correio electrónico. Esta acção é possível porque a maioria dos tipos de bibliotecas e listas no Windows SharePoint Services 3.0 pode ser atribuída a um endereço de correio electrónico único. Os membros do site podem adicionar os endereços de correio electrónico destas listas na caixa Para ou Cc da respectiva aplicação de cliente de correio electrónico ou podem enviar mensagens de correio electrónico para uma lista de distribuição que inclua os endereços de correio electrónico destas listas, bem como os endereços de correio electrónico de outros membros do site.

O suporte de correio electrónico é activado na Administração Central no nível da aplicação Web. Quando activado neste nível, o suporte de correio electrónico também é activado por predefinição no nível de colecção de sites, mas pode ser desactivado no nível de colecção de sites por um proprietário do site de nível superior. Todos os novos sites que são criados numa colecção de sites activados por correio electrónico também são activados por correio electrónico. Se uma das listas para um subsite que criou foi activada por correio electrónico por predefinição, depende das escolhas que efectua quando cria o subsite. Qualquer pessoa com permissões para criar uma lista também pode escolher um endereço de correio electrónico para a lista ao criar a lista num site activado por correio electrónico.

 Nota    Como proprietário do site de nível superior, pode activar ou desactivar correio electrónico para uma colecção completa de sites clicando na ligação Correio Electrónico em Administração de Colecções de Sites na página Definições do Site. Se o suporte de correio electrónico estiver desactivado no nível de aplicação Web, a ligação Correio Electrónico não aparece na página Definições do Site no site de nível superior.

Depois das mensagens de correio electrónico recebidas serem activadas na Administração Central e no nível de colecção de sites, pode activar e configurar o suporte de correio electrónico para os seguintes tipos de listas e bibliotecas nos sites: bibliotecas de documentos, bibliotecas de imagens, bibliotecas de formulários, listas de anúncios, listas de calendários, blogues e áreas de debate. Tenha em atenção que não pode adicionar conteúdo a listas nos sites de área de trabalho da reunião enviando uma mensagem de correio electrónico.

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Exemplos reais de mensagens de correio electrónico recebidas

Instruções para criação de um novo site

Acerca dos processadores de correio electrónico

Considerações sobre segurança

Encaminhar correio electrónico através de outro servidor

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Exemplos reais de mensagens de correio electrónico recebidas

As equipas podem utilizar mensagens de correio electrónico recebidas para comunicar de forma mais eficaz e eficiente. Seguem-se alguns exemplos de como as equipas podem utilizar mensagens de correio electrónico recebidas com um site do SharePoint para dinamizar e melhorar as comunicações:

Arquivar o correio electrónico da equipa  Depois de se juntar a uma nova equipa, o membro do site abre o site e vê os últimos debates com mensagens directas dos membros e conteúdo enviado para a área de debate de um cliente de correio electrónico, como Microsoft Office Outlook. O membro do site também pode identificar as questões e tarefas mais importantes para a equipa e seguir ligações relacionadas nos debates para obter toda a informação por detrás de todas as questões importantes.

Quando um membro do site responde a uma mensagem de correio electrónico e inclui o endereço de correio electrónico da lista na resposta, esta é arquivada na área de debate e associada à mensagem de correio electrónico original que foi arquivada. Esta acção permite aos membros do site que visualizem esta informação arquivada no site do SharePoint associar a informação relacionada a um determinado thread de correio electrónico.

Criar uma comunidade   O proprietário do site cria uma nova lista de distribuição para a comunidade de ciclistas numa empresa. Um utilizador navega até ao home site da empresa e clica na ligação para a comunidade. O utilizador clica através de um pequeno assistente que pede um nome para a lista de distribuição, uma descrição para o site da comunidade do SharePoint e uma lista dos membros iniciais da comunidade. Em seguida, o utilizador é enviado para o novo site da comunidade.

Criar uma troca de informações central   Um membro do site navega até à secção da comunidade do home site de portal da empresa e utiliza a funcionalidade de pesquisa do site para fazer uma pergunta. Aparece o resultado em menos de um segundo da comunidade de ciclistas. O membro do site clica na ligação fornecida na resposta e acede à home page do site da comunidade. Uma lista de perguntas frequentemente formuladas inclui uma lista de lojas de bibicletas. Como nenhuma das lojas de bicicletas é próxima, o membro do site envia uma mensagem de correio electrónico para a comunidade sobre lojas de bicicletas locais. Um membro da comunidade responde com a informação sobre uma boa loja de bicicletas da área local.

Receber ou oferecer suporte técnico   O membro do site acede ao home site, localiza a lista de directórios para suporte técnico e clica na ligação para criar uma nova mensagem de correio electrónico. Depois de enviar a mensagem, o membro do site recebe um número de registo que pode ser utilizado para monitorizar o estado do pedido de suporte técnico. O membro do site recebe uma resposta rápida porque o pedido é encaminhado imediatamente para a equipa correcta, com base na informação fornecida no formulário. Tenha em atenção que o código personalizado é necessário para implementar este cenário na totalidade. O Windows SharePoint Services 3.0 não fornece números de registos automáticos nem encaminhamentos de mensagens com base na informação de um formulário.

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Instruções para criação de um novo site

Todos os novos subsites que são criados numa colecção de sites activados por correio electrónico também são activados por correio electrónico. Se escolher utilizar um grupo existente durante a criação do site, a lista de distribuição para o site principal (se disponível) será associada ao novo site.

 Nota    As listas de distribuição só estão disponíveis se o Serviço de Gestão de Directórios do SharePoint estiver activado na Administração Central.

Se escolher criar um novo grupo durante a criação do site em vez de utilizar um grupo existente, o Windows SharePoint Services 3.0 efectua as seguintes acções:

• Se o Serviço de Gestão de Directórios do SharePoint estiver activado na Administração Central, pode criar uma lista de distribuição de correio electrónico e especificar o endereço de correio electrónico para a nova lista.
• Todos os membros do site que adicionar ao novo grupo são incluídos num grupo denominado "Membros" no site da equipa. Se o Serviço de Gestão de Directórios estiver activado na Administração Central, estes membros do site são adicionados automaticamente a uma lista de distribuição mantida em sincronização com o grupo "Membros", para que as alterações efectuadas num local sejam automaticamente sincronizadas no outro.
• Se o Serviço de Gestão de Directórios estiver activado na Administração Central, o calendário e a área de debate do site da equipa serão activados por correio electrónico e receberão automaticamente endereços de correio electrónico. Estes endereços de correio electrónico serão adicionados automaticamente à lista de distribuição da equipa.

 Nota    Por predefinição, os endereços de correio electrónico para estas duas listas terão o seguinte formato: EndereçodoGrupo.debates e EndereçodoGrupo.calendário.

Quando inclui endereços de correio electrónico para a área de debate e calendário na lista de distribuição, todas as mensagens de correio electrónico e convites para reunião que são enviados para esta lista de distribuição serão arquivados no site da equipa.

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Acerca de processadores de correio electrónico

O Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 utiliza processadores de correio electrónico para encaminhar mensagens de correio electrónico recebidas de virtualmente qualquer cliente de correio electrónico para uma lista no site do SharePoint. Cada lista activada por correio electrónico é associada a um único endereço de correio electrónico e cada processador de correio electrónico é associado a um determinado tipo de lista.

O Windows SharePoint Services 3.0 fornece um processador de correio electrónico incorporado para os seguintes tipos de listas: áreas de debates, anúncios, calendários, bibliotecas de documentos, bibliotecas de imagens, bibliotecas de formulários e blogues. Quando activa o suporte de correio electrónico para um destes tipos de listas, os processadores de correio electrónico fornecidos pelo Windows SharePoint Services 3.0 são utilizados por predefinição. Os processadores de correio electrónico analisam mensagens de correio electrónico recebidas, efectuam o mapeamento de campo das mensagens e, dependendo das configurações, arquivam as mensagens e anexos na lista associada ao endereço de correio electrónico para o qual as mensagens foram enviadas.

Os seguintes campos são mapeados a partir de uma mensagem de correio electrónico para uma lista: Remetente da Mensagem de Correio Electrónico, Mensagem de Correio Electrónico Para, Cc de Mensagem de Correio Electrónico, Assunto da Mensagem de Correio Electrónico, Corpo da mensagem e anexos.

 Nota    Se não gostar da forma como os processadores de correio electrónico efectuam o mapeamento de campo, pode utilizar um processador de correio electrónico personalizado em vez dos predefinidos. Para o fazer, um programador tem de gravar o processador de correio electrónico personalizado e o administrador do servidor tem de o implementar como um processador de eventos.

Ao activar e configurar o suporte de correio electrónico para uma lista, o proprietário do site pode escolher várias opções. Por exemplo, pode escolher se pretende ou não que a mensagem de correio electrónico original seja arquivada como um ficheiro .eml, se os anexos são arquivados e se os convites para reunião são arquivados na lista que está a configurar. As opções disponíveis variam consoante o tipo de lista.

Considerações sobre segurança

Ao configurar as definições de segurança do correio electrónico numa determinada lista ou biblioteca, pode escolher permitir apenas utilizadores que possam gravar na lista ou qualquer utilizador arquivar correio electrónico na lista. Arquivar mensagens de correio electrónico de todos os remetentes permite a todos os utilizadores (incluindo utilizadores não autenticados) gravar na lista ou biblioteca. Devido ao potencial risco de segurança, deve ter em especial atenção esta opção.

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Encaminhar correio electrónico através de outro servidor

Apesar do endereço do servidor de mensagens de correio electrónico recebidas estar configurado na Administração Central, pode ser útil saber se as mensagens de correio electrónico recebidas estão a ser encaminhadas através de outro servidor de correio electrónico ou a ser enviadas directamente para o seu servidor a executar o Windows SharePoint Services 3.0. Se não tiver a certeza, contacte o administrador central.

As principais vantagens de encaminhar correio electrónico através de outro servidor de correio electrónico, como o Microsoft Exchange Server, são:

Autenticação de utilizador  O serviço SMTP não consegue autenticar o utilizador que envia mensagens de correio electrónico para o seu site, mas o Exchange server consegue. O administrador de servidor pode utilizar a Administração Central para escolher aceitar correio electrónico de utilizadores autenticados só se a mensagem de correio electrónico for enviada através do Exchange server.

Filtragem de spam  Os servidores do Exchange fornecem filtragem de spam para eliminar mensagens de correio electrónico comercial indesejado antes de ser reencaminhado para o destino, neste caso, o servidor a executar o Windows SharePoint Services 3.0. Outra técnica que pode reduzir spam é permitir apenas aos membros do site da equipa arquivar correio electrónico nas listas nas quais lhes concedeu permissões de gravação.

Protecção de vírus  Os servidores do Exchange fornecem protecção para correio electrónico encaminhado através do Exchange server.

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