Várias das novas funcionalidades do Microsoft Office SharePoint Server 2007 permitem partilhar, controlar e reutilizar informações comerciais. Este artigo fornece uma descrição geral das novas funcionalidades, descreve como as funcionalidades se relacionam entre si e ajuda o utilizador a localizar recursos para obter mais informações.

Descrição geral das funcionalidades de Business Intelligence

O Centro de Relatórios

Excel Services

Ligações a origens de dados externas

Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)

Peças Web Filtro

Dashboards

Descrição geral das funcionalidades de Business Intelligence

Tradicionalmente, as ferramentas para aceder a grandes volumes de dados não estruturados para análise apenas estavam disponíveis a pessoas com anos de experiência no armazenamento de dados ou extracção de dados. Publicar na Web utilizando dados de várias origens é algo normalmente reservado a programadores e consultores. Através das novas funcionalidades disponíveis no Office SharePoint Server 2007, os info-trabalhadores podem reunir dados de várias origens e publicar esses dados na Web.

O Office SharePoint Server 2007 pode estabelecer uma ligação a aplicações empresariais como, por exemplo, a SAP, a Siebel e o Microsoft SQL Server 2005, permitindo-lhe publicar facilmente relatórios, listas e indicadores chave de desempenho (KPIs, key performance indicators).

Quando publica relatórios a partir dos dados num destes sistemas, está a fornecer dados estratégicos ou operacionais aos decisores. Exemplos de relatórios incluem os livros do Microsoft Office Excel, um relatório do SQL Server Reporting Services ou um relatório do Microsoft Office Access. Os executivos e os gestores de linhas dependem de relatórios actuais e precisos para tomarem decisões informadas.

No centro das novas funcionalidades de Business Intelligence do Office SharePoint Server 2007 está o Centro de Relatórios. O Centro de Relatórios é um site que fornece uma localização central para armazenar relatórios que são comuns a um grupo, quer seja tão pequeno como uma empresa ou tão grande como toda uma organização.

O Centro de Relatórios

O site do Centro de Relatórios fornece uma localização central para informações relacionadas com business intelligence. Ele contém bibliotecas de documentos especiais para armazenar relatórios, listas e hiperligações a origens de dados externas. Fornece também acesso a modelos de páginas e a Peças Web para o ajudar a criar páginas e listas que contêm informações empresariais. No Centro de Relatórios, os utilizadores podem procurar itens utilizando categorias, ver um calendário com os relatórios futuros e subscrever relatórios que são relevantes.

Por predefinição, um site do Centro de Relatórios é criado abaixo do site de portal de nível superior. No entanto, com as permissões apropriadas, qualquer pessoa pode criar um site do Centro de Relatórios num site de uma equipa, departamento ou organização.

Todas as funcionalidades descritas neste artigo estão disponíveis no site do Centro de Relatórios. Contudo, cada uma das funcionalidades pode ser acedida e utilizada em qualquer site e a partir de qualquer página do Office SharePoint Server 2007. Deste modo, pode decidir como pretende aproveitar as funcionalidades de business intelligence no seu próprio ambiente do Office SharePoint Server 2007.

Excel Services

O Excel Services permite-lhe armazenar um livro do Excel num servidor e, em seguida, publicar qualquer parte desse livro numa página Web. Os utilizadores apenas necessitam de um browser para ver e interagir com os dados dinâmicos. O livro é publicado numa página Web utilizando a Peça Web do Excel Web Access (EWA).

Uma vantagem de publicar livros numa Peça Web é que todos os cálculos ocorrem no servidor. Desta forma, a lógica empresarial existente no livro nunca é exposta. Outra vantagem é que existe apenas uma cópia do livro e está armazenada num local central e seguro.

A partir da página Web, é possível conceder aos utilizadores direitos "só de visualização" para limitar o acesso ao livro. Por exemplo, pode impedir os utilizadores de abrirem um livro utilizando o Excel ou controlar aquilo a que têm permissão para ver.

Pode também criar um instantâneo de um livro em vez de o publicar de modo interactivo.

Ligações a origens de dados externas

Além de utilizar origens de dados externas em livros do Excel, pode utilizar dados de outras aplicações empresariais como, por exemplo, a SAP e a Siebel, em listas, páginas e Peças Web do SharePoint.

Normalmente, os administradores criam as ligações do sistema e podem armazená-las numa Biblioteca de Ligações de Dados no Centro de Relatórios. Desta forma, o conjunto de ligações central pode facilmente ser acedido e reutilizado por qualquer pessoa com permissões para tal. No entanto, pode criar e armazenar ligações de dados em qualquer local do sistema do Office SharePoint Server 2007.

Utilizando ligações a origens de dados externas, pode criar Páginas Web e listas do SharePoint que permitem aos utilizadores interagirem com os dados existentes na origem externa sem nunca saírem da página do SharePoint.

Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)

Um Indicador Chave de Desempenho (KPI, Key Performance Indicator) é uma ajuda visual que comunica o progresso realizado em direcção de um objectivo. Os KPIs são importantes para equipas, gestores e proprietários de empresas para avaliar rapidamente o progresso efectuado na direcção de objectivos concretos. Utilizando KPIs do SharePoint, pode visualizar facilmente respostas às seguintes perguntas:

• Em que é que estou adiantado ou atrasado?
• A que distância estou?
• Qual foi o mínimo que atingi?

Cada área de uma empresa pode escolher controlar diferentes tipos de KPIs, dependendo dos objectivos empresariais que estão a tentar atingir. Por exemplo, para aumentar a satisfação dos clientes, um centro de atendimento telefónico pode definir um objectivo de responder a um determinado número de chamadas num período de tempo mais reduzido. Em alternativa, o departamento de vendas pode utilizar os KPIs para definir objectivos de desempenho como, por exemplo, o número de novas chamadas de vendas efectuadas por mês.

Os KPIs são criados utilizando listas de KPIs e, em seguida, são apresentados através de Peças Web KPI especiais. É possível armazenar listas de KPIs no Centro de Relatórios ou em qualquer outro site no Office SharePoint Server 2007, onde podem ser reutilizadas por qualquer pessoa com permissões de acesso.

Para obter mais informações sobre KPIs, consulte Criar e publicar Indicadores Chave de Desempenho (KPIs).

Peças Web Filtro

Os filtros permitem-lhe apresentar apenas o subconjunto de dados que está interessado em visualizar. Por exemplo, um conjunto de dados pode conter um histórico de cinco anos de vários produtos de todo o país/região. Utilizando filtros, pode apresentar informações mais significativas como, por exemplo, apenas uma região de vendas, apenas um produto ou apenas o ano actual.

O Office SharePoint Server 2007 tem 10 Peças Web Filtro que lhe permitem introduzir ou escolher um ou mais valores para alterar o conteúdo de uma ou mais Peças Web numa página para apresentar exactamente as informações de que necessita.

Por exemplo, a Peça Web de Filtro de Utilizador Actual filtra automaticamente informações com base em quem tem sessão iniciada no computador. Isto é útil quando pretende apenas apresentar informações como por exemplo, contas ou tarefas, que estão actualmente atribuídas a esse utilizador.

Outra forma de utilizar filtros é apresentar um livro numa Peça Web do Excel Web Access e ligar esse livro a um filtro que permita a um utilizador escolher um produto sobre o qual pretende ver informações. Além disso, pode ligar a Peça Web Filtro a uma ou mais Peças Web existentes na página. Assim, quando um produto diferente é seleccionado na Peça Web Filtro, todas as outras Peças Web existentes na página são actualizadas para reflectirem o produto seleccionado actualmente.

Dashboards

Os dashboards são ferramentas utilizadas para comunicar estados e para conduzir a acção. Um dashboard do Office SharePoint Server 2007 é um modelo de página Web que lhe permite reunir e apresentar informações de origens diversificadas como relatórios, gráficos, métricas e indicadores chave de desempenho.

Pode criar a sua própria página utilizando várias Peças Web ou pode adicionar Peças Web a páginas já existentes no site. Contudo, se estiver a criar um dashboard numa nova página, pode ser mais rápido criá-lo a partir de um modelo. É apenas um ponto de partida — pode adicionar ou eliminar itens e alterar o aspecto da página depois de a criar.

As seguintes Peças Web estão incluídas no modelo de página do dashboard.