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Uma biblioteca (biblioteca: uma localização de um site do SharePoint onde uma colecção de ficheiros é gerida. A biblioteca pode apresentar informações, incluindo propriedades definidas pelo utilizador, sobre cada ficheiro.) de formulários fornece um forma simples para partilhar e registar formulários com base em XML utilizados para reunir informação. Por exemplo, pode criar uma biblioteca de formulários para os formulários de relatório de despesas da equipa.

Descrição geral

Criar uma biblioteca de formulários

Editar o modelo do formulário

Especificar um modelo personalizado

Descrição Geral

Um formulário baseia-se num modelo. Imagine que estrutura um modelo de relatório de despesas para a equipa utilizar. Cada relatório de despesas que cada pessoa preenche é um formulário.

O formulário que as pessoas preenchem é apenas um ficheiro .xml que contém dados (e apenas o dados) introduzidos no formulário, como a data da despesa e o valor. Tudo o resto que faz parte do relatório de despesas é fornecido pelo modelo do formulário. Depois das pessoas preencherem os formulários, pode juntar os dados do formulário ou exportá-los para análise.

Numa biblioteca de formulários, pode utilizar as funcionalidades de aprovação e versão para gerir os formulários, da mesma forma que gere ficheiros noutros tipos de bibliotecas. Pode registar as versões, para que possa ver um histórico de versões e repor as versões anteriores, se necessário. Também pode especificar para que os formulários permaneçam num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão.

Uma biblioteca de formulários é uma forma conveniente para armazenar os formulários num local, mas pode armazenar os formulários noutros tipos de bibliotecas, como bibliotecas de documentos. Pode utilizar os tipos de conteúdo para disponibilizar os formulários noutras bibliotecas. Pode encontrar mais ligações sobre tipos de conteúdo na secção Consulte Também.

Uma biblioteca de formulários inclui um ficheiro de marcador de posição que tem de substituir pelo modelo. Para criar ou personalizar um modelo, utilize um programa de estruturação de formulários com base em XML, como Microsoft Office InfoPath 2007 ou um editor XML compatível com o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Quando publica um modelo para uma biblioteca de formulários, as colunas da biblioteca baseiam-se nas colunas do modelo.

Apesar das bibliotecas de formulários puderem armazenar outros tipos de ficheiros, trabalhar com ficheiros XML e personalizar o modelo com um programa compatível tem vantagens. Pode juntar dados dos formulários, e os cabeçalhos ou campos que especifica no modelo aparecem como colunas na biblioteca de formulários.

 Nota    Para criar uma biblioteca de formulários, tem de ter permissão para gerir listas no site onde pretende criar a biblioteca de formulários.

Criar uma biblioteca de formulários

Alguns programas de estruturação de formulários com base em XML, como Office InfoPath 2007, permitem criar uma biblioteca num site do SharePoint quando publica um modelo de formulário a partir do programa de estruturação de formulários. Na maioria dos casos, pode começar por guardar uma cópia do modelo e, em seguida, publicá-lo na biblioteca. Para obter mais informações sobre como publicar modelos de formulário, consulte a Ajuda no programa de estruturação de formulários com base em XML ou editor XML.

Se o programa de estruturação de formulários criar a biblioteca, não tem de seguir este procedimento para criar a biblioteca a partir do Windows SharePoint Services 3.0. Depois do programa criar a biblioteca, pode alterar quaisquer definições que pretende na biblioteca no site do SharePoint.

O programa de estruturação de formulários também pode fornecer a opção para publicar um modelo numa biblioteca existente. Utilize este procedimento para criar uma biblioteca de formulários antes de publicar o modelo. Por exemplo, pode pretender criar a biblioteca, alterar as definições e adicionar utilizadores e grupos antes de publicar o modelo do formulário.

1. Clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Criar na página Todo o Conteúdo do Site.

   Sugestão  Na maior parte dos casos, pode utilizar o menu Acções do Site em vez de concluir este passo.

2. Em Bibliotecas, clique em Biblioteca de Formulários.
3. Na caixa Nome, escreva um nome para a biblioteca. O nome da biblioteca é obrigatório.

   O nome é apresentado na parte superior da página da biblioteca, torna-se parte do endereço da página da biblioteca e aparece nos elementos de navegação que ajudam os utilizadores a encontrar e abrir a biblioteca.

4. Na caixa Descrição, escreva uma descrição do objectivo da biblioteca. A descrição é opcional

   A descrição é apresentada na parte superior da página da biblioteca, abaixo do respectivo nome. Se tenciona permitir que a biblioteca receba conteúdo por correio electrónico, pode adicionar o endereço de correio electrónico da biblioteca à respectiva descrição, para que as pessoas o possam encontrar facilmente.

5. Para adicionar uma hiperligação para esta biblioteca à Iniciação Rápida, verifique se Sim está seleccionado na secção Navegação.
6. Se aparecer a secção Correio Electrónico Recebido, significa que o administrador activou o site para receber conteúdo por correio electrónico. Se pretender que as pessoas adicionem formulários à biblioteca de formulários enviando-os nas mensagens de correio electrónico, clique em Sim, em Permitir que esta biblioteca de formulários receba correio electrónico. Em seguida, na caixa Endereço de correio electrónico, escreva a primeira parte do endereço que pretende que seja utilizado para a biblioteca de formulários pelas pessoas.
7. Para criar uma versão sempre que um ficheiro é introduzido na biblioteca de formulários, na secção Histórico de Versões do Documento, clique em Sim.

   Posteriormente, poderá seleccionar se pretende guardar as versões principal e secundária e quantas versões de cada pretende controlar.

8. Na secção Modelo do Documento, seleccione o modelo de formulários que pretende especificar como o tipo de formulário para todos os formulários na biblioteca.
9. Clique em Criar.

 Nota    Quando um utilizador cria um formulário, abre por predefinição um programa de edição de formulários compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, se existir um programa instalado no disco rígido do utilizador. Se não existir um programa compatível instalado, o formulário abre-se num browser. Pode especificar para que o formulário seja sempre aberto num browser, alterando as definições avançadas para a biblioteca.

Editar o modelo do formulário

Alguns editores XML ou programas de estruturação de formulários com base em XML compatíveis com o Windows SharePoint Services, como o Office InfoPath 2007, editam e publicam o modelo de formulário a partir do editor XML ou programa de estruturação de formulários.

Alguns programas de estruturação de formulários podem pedir para editar uma versão local do modelo e, em seguir, publicá-la novamente na biblioteca a partir do programa. Para obter mais informações sobre como publicar modelos de formulário, consulte a Ajuda no programa de estruturação de formulários com base em XML ou editor XML.

Se não tiver uma cópia local do modelo e tiver de obter uma cópia a partir do site do SharePoint, utilize o seguinte procedimento. Dependendo do programa de estruturação de formulários, o modelo pode abrir como só de leitura. Pode ter de guardar primeiro o modelo revisto no disco rígido e, em seguida, publicá-lo novamente.

1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

2. No menu Definições, clique em Definições da Biblioteca de Formulários.
3. Em Definições Gerais, clique em Definições avançadas.
4. Na secção Modelo do Documento, na caixa URL do Modelo, clique em Editar Modelo.
5. O modelo irá abrir-se no editor XML ou programa de estruturação de formulários com base em XML compatível com o Windows SharePoint Services, como o Office InfoPath 2007.
6. Efectue as alterações que pretender e guarde o modelo.

   Dependendo do programa de estruturação de formulários, pode ter de publicar novamente o modelo na biblioteca no site do SharePoint a partir do programa.

7. No site do SharePoint, na parte inferior da página Definições avançadas da biblioteca de formulários, clique em OK.

 Nota    Se existirem pessoas no site que já tenham preenchido formulários baseados no modelo original, tenha em consideração a forma como as alterações podem afectar esses formulários. Por exemplo, se adicionar um campo de preenchimento obrigatório, pode causar erros nos formulários originais preenchidos antes do campo ser adicionado.

Especificar um modelo personalizado

Para personalizar um modelo do formulário para a biblioteca de formulários, utilize um editor XML ou um programa de estruturação de formulários compatível com o Windows SharePoint Services. O programa pode recomendar que personalize o modelo e volte a publicá-lo a partir do programa. Por exemplo, iria efectuar alterações numa cópia local de um modelo no Office InfoPath 2007 e voltar a publicá-lo no site do SharePoint. Teria de especificar o caminho para um modelo personalizado a partir do site do SharePoint. Para obter mais informações, consulte a Ajuda no programa.

O seguinte procedimento mostra como especificar um modelo personalizado a partir do site do SharePoint. Para especificar um modelo personalizado, primeiro tem de publicar ou copiar o modelo personalizado para a pasta Formulários da biblioteca e apontar a biblioteca para a localização do modelo.

1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

2. No menu Acções, clique em Abrir com o Explorador do Windows.
3. No Explorador do Windows, navegue para localizar o modelo personalizado que criou.
4. Clique com o botão direito do rato no ficheiro e, em seguida, clique em Copiar no menu de atalho.
5. Clique no botão Anterior até regressar à biblioteca e, em seguida, clique na pasta Formulários para a abrir.
6. Clique com o botão direito do rato numa área vazia da janela da pasta e, em seguida, clique em Colar no menu de atalho.
7. Feche o Explorador do Windows e regresse à biblioteca no site.
8. No menu Definições, clique em Definições da Biblioteca de Formulários.
9. Em Definições Gerais, clique em Definições avançadas.
10. Na secção Modelo do Documento, escreva o endereço do modelo que pretende utilizar na caixa URL do Modelo. A localização é o endereço Web do modelo no site do SharePoint, relativo ao nome do site. Por exemplo, se o modelo denominar-se Ordens.xml e adicioná-lo à pasta Formulários da biblioteca de documentos partilhados, iria escrever /Documentos Partilhados/Formulários/Ordens.xml na caixa URL do Modelo.

Se as definições na secção Modelo do Documento não estiverem disponíveis, podem estar activados múltiplos tipos de conteúdo. Para ver se múltiplos tipos de conteúdo estão activados, verifique se Sim está seleccionado em Permitir a gestão de tipos de conteúdo? na secção Tipos de Conteúdo. Se for esse o caso, tem de editar o modelo para o tipo de conteúdo, se tiver permissão para alterar as definições para a biblioteca.