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Pode criar e gerir documentos, folhas de cálculo, apresentações e outros tipos de ficheiros numa biblioteca (biblioteca: uma localização de um site do SharePoint onde uma colecção de ficheiros é gerida. A biblioteca pode apresentar informações, incluindo propriedades definidas pelo utilizador, sobre cada ficheiro.). Alguns tipos de ficheiros estão bloqueados, por razões de segurança.

Existem várias formas para adicionar ficheiros a bibliotecas, dependendo se está a criar um novo ficheiro na biblioteca, a adicionar um ficheiro existente a uma biblioteca ou a adicionar múltiplos ficheiros de uma vez. Se o administrador configurou a biblioteca para receber correio electrónico, pode adicionar um ficheiro à biblioteca enviando o ficheiro como um anexo para uma mensagem de correio electrónico.

Criar um ficheiro numa biblioteca

Adicionar um ficheiro a uma biblioteca

Adicionar múltiplos ficheiros a uma biblioteca

Adicionar ficheiros a uma biblioteca enviando correio electrónico

Criar um ficheiro numa biblioteca

Pode criar um novo ficheiro a partir de uma biblioteca, se planear utilizar um programa compatível com Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Word 2007.

Se o programa que pretende utilizar não for compatível, pode armazenar e gerir o ficheiro na biblioteca. Apesar de não poder utilizar o comando Novo para criar o ficheiro, pode criar o ficheiro no programa e, em seguida, adicioná-lo à biblioteca.

Para uma biblioteca de imagens, tem de criar o ficheiro noutro programa e, em seguida, adicioná-lo à biblioteca. Pode criar uma pasta numa biblioteca de imagens ou noutro tipo de biblioteca, a menos que a biblioteca restrinja a criação de pastas.

O tipo de ficheiro que pode criar depende do modelo ou modelos que o proprietário do site ou administrador associa à biblioteca. Se pretende criar um tipo adicional de ficheiro na biblioteca, contacte o administrador ou proprietário do site.

1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

2. No menu Novo, clique na seta e, em seguida, em Novo tipo de ficheiro, como Novo Documento.

   Se modelos adicionais estiverem associados à biblioteca, aparecem outras escolhas, como Nova Folha de Cálculo ou Novo Contrato.

Sugestão  Para criar um ficheiro baseado no modelo predefinido para a biblioteca, basta clicar em Novo.

3. Adicione o texto e outros itens que pretende para o ficheiro.
4. Guarde o ficheiro como normalmente efectua, clicando no botão Guardar ou no comando Guardar, no menu Ficheiro e dê um nome ao ficheiro.

   Quando guarda o ficheiro, é adicionado à biblioteca e aparece na lista de ficheiros.

5. Se não visualizar os ficheiros na biblioteca, actualize o browser.

 Notas 

• Dependendo da configuração da biblioteca, quando guarda o ficheiro poderá ser solicitada informação adicional sobre o mesmo. Por exemplo, poderá ser-lhe pedido para escolher o tipo de conteúdo do ficheiro ou introduzir mais detalhes sobre o ficheiro.
• Se estiver a guardar um ficheiro numa biblioteca que obriga aos ficheiros serem reservados, inicialmente o ficheiro é reservado para si. Tem de disponibilizar o ficheiro antes de outra pessoa poder editá-lo.
• Se for necessário aprovar o conteúdo da biblioteca, poderá ter de aprovar o ficheiro antes de ser disponibilizado às pessoas que têm permissão para ver ficheiros na biblioteca.

Adicionar um ficheiro a uma biblioteca

Pode adicionar um novo ficheiro a uma biblioteca ou substituir um ficheiro existente por uma versão revista de um ficheiro. Se a biblioteca estiver configurada para registar versões de ficheiros, pode adicionar o ficheiro revisto como uma nova versão, que se torna parte do histórico de versões do ficheiro.

Se pretende carregar um ficheiro que tenha o mesmo nome de ficheiro do que um ficheiro existente, e não pretende substituir ou adicionar uma nova versão de um ficheiro existente, tem de mudar o nome de um dos ficheiros duplicados.

Quando adiciona um ficheiro a uma biblioteca, pode ser-lhe pedido para preencher as propriedades do ficheiro. As propriedades do ficheiro podem incluir informação básica sobre um ficheiro, como a sua descrição ou palavras-chave para ajudar as pessoas a procurá-lo, ou as propriedades podem incluir informação específica à organização, como um nome do departamento ou um número de projecto.

1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

2. No menu Carregar, clique em Carregar Documento.
3. Clique em Procurar para localizar o ficheiro que pretende adicionar, seleccione o ficheiro e clique em Abrir.
4. Se estiver a carregar uma versão revista de um ficheiro existente, efectue um dos seguintes passos:
   • Se a biblioteca não estiver configurada para registar versões de ficheiros, é possível substituir o ficheiro existente pelo ficheiro revisto. Na secção Carregar Documento, seleccione a caixa de verificação Substituir ficheiro(s) existente(s)?.
   • Se a biblioteca estiver configurada para registar versões de ficheiros, é possível substituir o ficheiro existente pela nova versão como parte do histórico de documentos. Na secção Carregar Documento, seleccione a caixa de verificação Adicionar como nova versão aos ficheiros existentes?.
5. Clique em OK.
6. Se aparecer um formulário que necessita de mais informação sobre o ficheiro, introduza a informação nas caixas, como por exemplo o título. Aparece um asterisco vermelho junto ao nome de cada caixa que necessita informação. Podem aparecer diferentes caixas, dependendo da configuração da biblioteca e se o grupo precisar de propriedades personalizadas.
7. Clique em OK.
8. Se não visualizar os ficheiros na biblioteca, actualize o browser.

 Notas 

• Se estiver a carregar um ficheiro numa biblioteca que requer o preenchimento de determinadas propriedades de ficheiro, e essas propriedades estão em falta, o ficheiro permanece reservado para si. Depois de preencher as propriedades necessárias, pode disponibilizar o ficheiro.
• Se estiver a carregar um ficheiro numa biblioteca que obriga aos ficheiros serem reservados, inicialmente o ficheiro é reservado para si. Tem de disponibilizar o ficheiro antes de outra pessoa poder editá-lo.
• Se for necessário aprovar o conteúdo da biblioteca, poderá ter de aprovar o ficheiro antes de ser disponibilizado às pessoas que têm permissão para ver ficheiros na biblioteca.
• Numa biblioteca de Páginas Wiki, pode criar novas Páginas Wiki, mas não pode carregar ficheiros existentes.

Sugestão  Se estiver a carregar uma nova versão de um ficheiro, considere escrever comentários sobre o que mudou nesta versão, para que possa registar mais facilmente o histórico do ficheiro.

Adicionar múltiplos ficheiros a uma biblioteca

Se existir um programa instalado compatível com o Windows SharePoint Services, poderá surgir uma opção para carregar vários ficheiros quando clicar na seta no menu Carregar. Por exemplo, se o Microsoft Office system de 2007 estiver instalado, surgirá a opção Carregar Vários Documentos. Se não for possível visualizar a opção Carregar Vários Documentos, efectue o seguinte procedimento:

1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

2. No menu Acções, clique em Abrir com o Explorador do Windows.
3. Na janela Explorador do Windows que aparece, procure os ficheiros que pretende carregar e seleccione-os.
4. Clique com o botão direito do rato num dos ficheiros e clique em Copiar no menu de atalho.
5. Clique no botão Anterior até regressar à biblioteca.
6. Clique com o botão direito do rato numa área vazia da janela da pasta e, em seguida, clique em Colar no menu de atalho.
7. Feche o Explorador do Windows.
8. Se não visualizar os ficheiros na biblioteca, actualize o browser.

 Nota    

 Notas 

• Se estiver a carregar múltiplas imagens para uma biblioteca de imagens, pode abrir-se um editor de imagens compatível com o Windows SharePoint Services, como o Microsoft Office Picture Manager. Siga as instruções no editor de imagens para seleccionar múltiplos ficheiros e carregá-los. Se estiver a carregar múltiplas imagens e um dos ficheiros que estiver a carregar tiver o mesmo nome do que o ficheiro existente na biblioteca, pode aparecer uma mensagem do editor de imagens.
• Se estiver a carregar um ficheiro numa biblioteca que requer o preenchimento de determinadas propriedades de ficheiro, e essas propriedades estão em falta, o ficheiro permanece reservado para si. Depois de preencher as propriedades necessárias, pode disponibilizar o ficheiro.
• Se estiver a carregar um ficheiro numa biblioteca que obriga aos ficheiros serem reservados, inicialmente o ficheiro é reservado para si. Tem de disponibilizar o ficheiro antes de outra pessoa poder editá-lo.
• Se for necessário aprovar o conteúdo da biblioteca, poderá ter de aprovar o ficheiro antes de ser disponibilizado às pessoas que têm permissão para ver ficheiros na biblioteca.
• Numa biblioteca de Páginas Wiki, pode criar novas Páginas Wiki, mas não pode carregar ficheiros existentes.

Sugestão  Também pode arrastar ficheiros de outra janela do Explorador, como o Explorador do Windows ou Os Meus Documentos, para o site do SharePoint que aparece no Explorador do Windows.

Adicionar ficheiros a uma biblioteca enviando correio electrónico

Antes de poder enviar uma mensagem de correio electrónico para uma biblioteca, tem de saber se a biblioteca está configurada para receber correio electrónico e, em seguida, obter o endereço.

1. Efectue um ou mais dos seguintes passos para obter o endereço de correio electrónico da biblioteca:
• Procure no livro de endereços do programa de correio electrónico. Se o endereço de correio electrónico não estiver no livro, tem de o obter junto da pessoa que configurou a biblioteca. Em seguida, pode adicioná-lo à lista de contactos do programa de correio electrónico, para que mais tarde possa localizá-lo facilmente.
• Visualize a descrição da biblioteca, que aparece abaixo do título da biblioteca. O proprietário do site pode ter adicionado o endereço de correio electrónico da biblioteca à respectiva descrição.
• Visualize as definições de correio electrónico da biblioteca, se o endereço de correio electrónico não aparecer na descrição da biblioteca e tiver permissão para ver as definições da biblioteca:
  1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

     Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

  2. No menu Definições, clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

     Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  3. Se a biblioteca estiver activada para receber correio electrónico, o endereço aparece em Informações da Lista, junto a Endereço de Correio Electrónico.
• Utilize o endereço de correio electrónico do grupo do SharePoint para enviar o ficheiro como um anexo. A organização pode ter a sua própria lista de correio electrónico, denominada um grupo do SharePoint (grupo do SharePoint: grupo de utilizadores que pode ser criado num site do SharePoint para gerir permissões no site e para fornecer uma lista de distribuição de correio electrónico para utilizadores do site. Um grupo pode ser utilizado por muitos sites numa colecção de sites.), que permite aos membros enviar mensagens de correio para cada um. O endereço do grupo do SharePoint pode conter os endereços das bibliotecas, para que quando envie mensagens de correio electrónico para os membros do grupo, os itens serem adicionados automaticamente ao site do Windows SharePoint Services 3.0.
2. No programa de correio electrónico, anexe o ficheiro, como um documento ou folha de cálculo, a uma mensagem de correio electrónico.
3. Na caixa Para ou Cc, introduza o endereço da biblioteca. Se o grupo do SharePoint já incluir a biblioteca, introduza o endereço de correio electrónico do grupo do SharePoint.
4. Envie a mensagem. Na maior parte das aplicações de correio electrónico, clique em Enviar para enviar a mensagem.
5. Se não visualizar os ficheiros na biblioteca, actualize o browser.

   Dependendo das definições do servidor de correio electrónico, pode demorar algum tempo para que apareçam os ficheiros.