Uma biblioteca é uma localização onde pode criar, recolher, actualizar e gerir ficheiros com membros da equipa. Cada biblioteca apresenta uma lista de ficheiros e informações-chave sobre estes, o que ajuda as pessoas que utilizam os ficheiros a trabalhar em equipa.
Pode criar e gerir documentos, folhas de cálculo, apresentações, formulários e outros tipos de ficheiros numa biblioteca. A biblioteca de documentos partilhados é criada quando o Microsoft Windows SharePoint Services cria um novo site. Pode personalizar a biblioteca de acordo com os seus objectivos ou pode criar bibliotecas adicionais.
Nota
Para criar uma biblioteca, tem de ter permissão para gerir listas no site onde pretende criar a biblioteca.
- Clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Criar na página Todo o Conteúdo do Site.
Sugestão Na maior parte dos casos, pode utilizar o menu Acções do Site
em vez de concluir este passo.
- Em Bibliotecas, clique no tipo de biblioteca que pretende, como Biblioteca de Documentos.
O tipo de biblioteca que irá utilizar depende dos tipos de ficheiro que está a partilhar:
- Biblioteca de documentos Para muitos tipos de ficheiro, incluindo documentos e folhas de cálculo, utilize uma biblioteca de documentos. Pode armazenar outros tipos de ficheiro numa biblioteca de documentos, apesar de alguns tipos estarem bloqueados por motivos de segurança. Quando trabalha com programas compatíveis com o Windows SharePoint Services, pode criar esses ficheiros a partir da biblioteca. Por exemplo, a equipa de marketing pode ter uma biblioteca própria para material de planeamento, comunidados de imprensa e publicações.
- Biblioteca de imagens Para partilhar um conjunto de imagens ou gráficos digitais, utilize uma biblioteca de imagens. Apesar das imagens poderem ser armazenadas noutros tipos de biblioteca do SharePoint, as bibliotecas de imagens têm várias vantagens. Por exemplo, a partir de uma biblioteca de imagens poderá ver imagens numa apresentação de diapositivos, transferir imagens para o computador e editar imagens com programas gráficos compatíveis com o Windows SharePoint Services. Pense em criar uma biblioteca de imagens se a sua equipa reutilizar muitos gráficos, tais como logótipos e imagens da empresa, ou se pretender armazenar imagens de eventos da equipa ou lançamentos de produtos.
- Biblioteca de páginas Wiki Para criar um conjunto de páginas Wiki interligadas, utilize uma biblioteca de páginas Wiki. Um Wiki permite que várias pessoas recolham informações de rotina num formato fácil de criar e modificar. Pode adicionar à sua biblioteca páginas Wiki que contenham imagens, tabelas, hiperligações e ligações internas. Por exemplo, se a sua equipa criar um site Wiki para um projecto, o site poderá armazenar sugestões e truques numa série de páginas interligadas.
- Biblioteca de formulários Se necessitar de armazenar um grupo de formulários empresariais baseados em XML, utilize uma biblioteca de formulários. Por exemplo, a sua organização poderá pretender utilizar uma biblioteca de formulários para relatórios de despesas. Uma biblioteca de formulários requer um editor XML ou um programa de estruturação XML que seja compatível com o Windows SharePoint Services, tal como o Microsoft Office InfoPath.
- Na caixa Nome, escreva um nome para a biblioteca. O nome da biblioteca é obrigatório.
O nome é apresentado na parte superior da página da biblioteca, torna-se parte do endereço da página da biblioteca e aparece nos elementos de navegação que ajudam os utilizadores a encontrar e abrir a biblioteca.
- Na caixa Descrição, escreva uma descrição do objectivo da biblioteca. A descrição é opcional
A descrição é apresentada na parte superior da página da biblioteca, abaixo do respectivo nome. Se tenciona permitir que a biblioteca receba conteúdo por correio electrónico, pode adicionar o endereço de correio electrónico da biblioteca à respectiva descrição, para que as pessoas o possam encontrar facilmente.
- Para adicionar uma hiperligação para esta biblioteca à Iniciação Rápida, verifique se Sim está seleccionado na secção Navegação.
- Se aparecer a secção Correio Electrónico Recebido, significa que o administrador activou o site para receber conteúdo por correio electrónico. Se pretender que as pessoas adicionem ficheiros à biblioteca enviando-os como anexos das mensagens de correio electrónico, clique em Sim. Em seguida, na caixa Endereço de correio electrónico, escreva a primeira parte do endereço que pretende que seja utilizado para a biblioteca pelas pessoas.
- Para criar uma versão sempre que um ficheiro é introduzido na biblioteca, na secção Histórico de Versões do Documento ou Histórico da Versão de Imagens, clique em Sim.
Posteriormente, poderá seleccionar se pretende guardar as versões principal e secundária e quantas versões de cada pretende controlar.
- Dependendo do tipo de biblioteca que estiver a criar, pode estar disponível a secção Modelo do Documento, que apresenta uma lista dos programas compatíveis disponíveis como predefinição para criar novos ficheiros. Se os tipos de conteúdo estiverem activados, o modelo predefinido é especificado através do tipo de conteúdo. Na secção Modelo do Documento, na lista pendente, clique no tipo de ficheiro predefinido que pretende utilizar como um modelo para os ficheiros que são criados na biblioteca.
- Clique em Criar.
Notas
- Para criar uma biblioteca num site da área de trabalho da reunião, siga o procedimento para personalizar sites da área de trabalho da reunião adicionando bibliotecas.
- Se estiverem activados múltiplos tipos de conteúdo, os utilizadores podem escolher de diferentes tipos de ficheiros predefinidos quando criam novos ficheiros. Os tipos de ficheiros predefinidos são especificados pelos tipos de conteúdo em vez da secção Modelo do Documento quando cria a biblioteca.
- As opções de correio electrónico não estão disponíveis por predefinição para as bibliotecas de Páginas Wiki.
Sugestão Depois da biblioteca ser criada, pode personalizá-la ainda mais clicando em Definições e, em seguida, nas definições para a biblioteca que pretende personalizar, como Definições da Biblioteca de Documentos.