É possível controlar que grupos de pessoas podem ler rascunhos de itens de lista e ficheiros. Os rascunhos são as versões secundárias (versão secundária: uma cópia com numeração decimal (0.1, 0.2, 1.1, ...) de um ficheiro que se encontra em fase de revisão ou que só sofreu pequenas alterações desde a versão anterior. Tipicamente, uma versão secundária não é publicada para consulta por um grupo mais vasto da sua organização.) de ficheiros ou os itens de lista ou ficheiros que ainda não foram aprovados. Um rascunho pode ser um item novo ou um item que tenha sido alterado.
É criado um rascunho em duas situações:
- Quando uma versão secundária de um ficheiro é criada ou actualizada numa biblioteca que controla versões principais e secundárias
- Quando um item de lista ou ficheiro é criado ou actualizado, mas não se encontra ainda aprovado, numa lista ou biblioteca na qual seja exigida a aprovação do conteúdo
É possível especificar que grupos de pessoas podem visualizar rascunhos de ficheiros. Esta definição pode ser diferente da definição para o grupo de pessoas que pode visualizar os restantes itens numa lista ou biblioteca, como, por exemplo, as versões principais de ficheiros ou os ficheiros ou itens de lista aprovados.
Quando são controladas versões principais e secundárias, é possível especificar se é necessário que as pessoas tenham permissão para editar ficheiros antes de poderem visualizar e ler uma versão secundária. Quando esta definição é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o ficheiro podem trabalhar no ficheiro, mas as pessoas que apenas têm permissão para ler o ficheiro não podem visualizar a versão secundária. Por exemplo, poderá não pretender que todas as pessoas que tenham acesso a uma biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um ficheiro está a ser editado. Se estiverem a ser criadas versões principais e secundárias e ninguém tiver publicado ainda uma versão principal, o ficheiro não estará visível a pessoas que não tenham permissão para ver itens de rascunho.
Quando a aprovação do conteúdo é exigida, é possível especificar se os ficheiros com aprovação pendente podem ser visualizados por pessoas com permissão para ler, por pessoas com permissão para editar ou apenas pelo autor e pessoas com permissão para aprovar itens. Se estiverem a ser controladas versões principais e secundárias, o autor deverá publicar uma versão principal para que o ficheiro possa ser submetido para aprovação. Quando a aprovação do conteúdo é exigida, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do ficheiro.
Por exemplo, poderá pretender impedir que os utilizadores que não façam parte do processo de aprovação vejam documentos que contenham informações especulativas antes de um anúncio importante ou uma organização poderá exigir que determinados ficheiros sejam confidenciais. Nesses casos, deverá aceitar as restrições predefinidas. Por outro lado, poderá pretender utilizar a aprovação do conteúdo para especificar o estado de um item de lista ou ficheiro, mas não necessariamente controlar o acesso a esse item ou ficheiro enquanto está a ser revisto. Por exemplo, poderá pretender que as pessoas que leiam um ficheiro saibam que é um rascunho que poderá ser alterado, uma vez que ainda não foi aprovado, mas poderá não pretender impedir que as pessoas que visitem o site leiam o ficheiro. Neste caso, é possível permitir que qualquer pessoa que tenha permissão para ler itens na lista ou biblioteca visualize rascunhos.
Para especificar quem poderá visualizar rascunhos, é necessário ter permissão para estruturar uma lista ou biblioteca.
O procedimento que se segue aplica-se apenas a bibliotecas que controlem tanto versões principais como secundárias e a listas ou bibliotecas que exijam a aprovação do conteúdo.
- Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.
Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.
- No menu Definições
, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.
- Em Definições Gerais, clique em Definições de versão.
- Na secção Segurança de Item de Rascunho, em Quem deve ver itens de rascunho nesta lista ou em Quem deve ver itens de rascunho nesta biblioteca de documentos, clique no grupo de utilizadores a que pretende conceder a permissão de visualizar rascunhos.
A opção por utilizadores que possam aprovar itens apenas se encontrará disponível se a biblioteca exigir a aprovação do conteúdo.
- Clique em OK.
Nota
Quando a aprovação do conteúdo é exigida, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do ficheiro. Se forem controladas versões principais e secundárias e ninguém tiver publicado ainda uma versão principal, o ficheiro não estará visível a pessoas que não tenham permissão para ver itens de rascunho.
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