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Quando cria um site do Microsoft Windows SharePoint Services, são criados vários tipos de listas. Estas listas predefinidas variam desde uma área de debate a uma lista de calendário. Pode personalizar as listas predefinidas de várias formas ou pode criar listas personalizadas com as colunas que escolher.

As listas também podem beneficiar das funcionalidades de correio electrónico, se o recebimento ou envio de correio estiver activado no site. Algumas listas, como calendários, anúncios, blogs e áreas de debate, podem ser configuradas para que as pessoas possam adicionar conteúdo enviando mensagens de correio electrónico. Outras listas, como as listas de tarefas e registo de problemas podem ser configuradas para enviar mensagens de correio electrónico a pessoas quando os itens lhes são atribuídos.

As listas podem incluir muitos tipos de dados, desde datas ou imagens a cálculos com base noutras colunas.

Criar uma lista a partir de um modelo de lista

Criar uma lista personalizada

Adicionar uma coluna a uma lista

Criar uma lista a partir de um modelo de lista

O Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 inclui vários tipos de listas diferentes, desde uma lista de calendário a uma lista de contactos. Apesar de algumas definições serem diferentes entres listas, pode utilizar o procedimento básico para criar qualquer tipo de lista. O seguinte procedimento mostra como criar uma lista a partir de um modelo de lista.

 Nota    Para criar uma lista, tem de ter permissão para alterar o site onde pretende criar a lista.

1. Clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Criar na página Todo o Conteúdo do Site.

   Sugestão  Na maior parte dos casos, pode utilizar o menu Acções do Site em vez de concluir este passo.

2. Em Comunicações ou Controlo, clique no tipo de lista que pretende, como Contactos ou Calendário.

   Tipos de listas

   O tipo de lista que irá utilizar depende dos tipos de informações que está a partilhar:

   • Anúncios  Utilize uma lista de anúncios para partilhar notícias e informações de estado, bem como para fornecer lembretes. Os anúncios suportam formatação avançada com imagens, hiperligações e texto formatado.
   • Contactos  Utilize uma lista de contactos para armazenar informações sobre as pessoas e grupos com que trabalhar. Se estiver a utilizar um programa de gestão de correio electrónico ou contactos que seja compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, poderá ver e actualizar os contactos existentes no site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, poderá actualizar uma lista de todos os fornecedores da organização a partir do Office Outlook 2007. Uma lista de contactos não efectua a gestão dos membros do site, mas pode ser utilizada para armazenar e partilhar contactos para a sua organização, tal como uma lista de fornecedores externos.
   • Áreas de debate  Utilize uma área de debate para fornecer uma localização central para registar e armazenar debates de equipa semelhantes ao formato dos newsgroups. Se o administrador tiver activado as listas do site para a recepção de correio electrónico, as áreas de debate podem armazenar debates por correio electrónico provenientes da maior parte dos programas de correio electrónico mais comuns. Por exemplo, poderá criar uma área de debate relativa ao lançamento de um novo produto da organização. Se estiver a utilizar um programa de correio electrónico que seja compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, poderá ver e actualizar a área de debate enquanto trabalha no outro programa.
   • Hiperligações  Utilize uma lista de hiperligações como localização central das hiperligações para a Web, para a intranet da empresa e outros recursos. Por exemplo, poderá criar uma lista de hiperligações para os Web sites dos seus clientes.
   • Calendário  Utilize um calendário para todos os eventos da equipa ou para situações específicas, tais como as férias da empresa. Um calendário fornece vistas, semelhantes a um calendário de secretária ou parede, relativas a todos os eventos da equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos que ocupem um dia completo. Também pode controlar marcos da equipa, tais como prazos ou datas de lançamento de produtos, que não estejam relacionados com um intervalo de tempo específico. Se estiver a utilizar um programa de correio electrónico ou calendário que seja compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, pode ver e actualizar o calendário a partir do site do SharePoint enquanto trabalha no outro programa. Por exemplo, pode comparar e actualizar o calendário no site do SharePoint com datas provenientes do calendário do Office Outlook 2007 , visualizando ambos os calendários lado a lado ou sobrepostos no Office Outlook 2007.
   • Tarefas  Utilize uma lista de tarefas para controlar as informações relativas aos projectos e outras tarefas de eventos do grupo. Pode atribuir tarefas a pessoas, bem como controlar o estado e a percentagem de conclusão à medida que a tarefa se aproxima da conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão de correio electrónico ou de tarefas que seja compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, poderá ver e actualizar as tarefas do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, poderá criar uma lista de tarefas para o processo de orçamentação da organização e, em seguida, consultá-lo e actualizá-lo no Office Outlook 2007 juntamente com as outras tarefas.
   • Tarefas de projecto  Para armazenar informações semelhantes a uma lista de tarefas, mas também fornecer uma vista de Gantt com barras de progresso, utilize uma lista de tarefas de projecto. Poderá controlar o estado e percentagem de conclusão à medida que a tarefa se aproxima da conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão de correio electrónico ou de tarefas que seja compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, poderá ver e actualizar as tarefas do projecto do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, poderá criar uma lista de tarefas no site do SharePoint para identificar e atribuir o trabalho de criação de um manual de formação. Em seguida, poderá controlar o progresso através do Office Outlook 2007.
   • Controlo de problemas  Utilize uma lista de controlo de problemas para armazenar informações sobre problemas específicos, tais como problemas de suporte, e para controlar o respectivo progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e relacioná-los entre si. Por exemplo, pode criar uma lista de controlo de problemas para gerir os problemas e soluções da assistência a clientes. Também poderá comentar os problemas sempre que os editar, criando um histórico dos comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante da assistência a clientes poderá registar cada passo executado para resolver um problema e os respectivos resultados.
   • Inquérito  Para recolher e compilar comentários, tais como um inquérito de satisfação dos clientes ou um questionário, utilize um inquérito. Pode conceber as suas perguntas e respostas de vários modos diferentes e ver uma descrição geral dos comentários. Se tiver instalado um programa de folha de cálculos ou base de dados que seja compatível com o Windows SharePoint Services 3.0 ou o Windows SharePoint Services 2.0, poderá exportar os resultados para os analisar mais detalhadamente.
   • Personalizado  Apesar de poder personalizar qualquer definição, pode começar com uma lista personalizada e, em seguida, personalizar as definições especificadas. Também pode criar uma lista baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo compatível com o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou o Windows SharePoint Services 2.0, e o Windows Internet Explorer e o Microsoft Windows. Por exemplo, pode importar uma lista a partir do Microsoft Office Excel 2007 que tenha criado para armazenar e gerir contratos com fornecedores.

3. Na caixa Nome, escreva um nome para a lista. O nome da lista é obrigatório.

   O nome é apresentado na parte superior da página da lista, torna-se parte do endereço da página da lista e aparece nos elementos de navegação que ajudam os utilizadores a encontrar e abrir a lista.

4. Na caixa Descrição, escreva uma descrição do objectivo da lista. A descrição é opcional

   Na maior parte das vistas, a descrição é apresentada na parte superior da lista, abaixo do nome da lista. Alguns tipos de listas podem receber conteúdo por correio electrónico. Se tenciona permitir que a lista receba conteúdo por correio electrónico, pode adicionar o endereço de correio electrónico da lista à respectiva descrição, para que as pessoas possam encontrá-lo facilmente.

5. Para adicionar uma hiperligação para esta lista à Iniciação Rápida, clique em Sim na secção Navegação.
6. Se for apresentada uma secção Correio Electrónico Recebido, o administrador activou a recepção de conteúdo das listas por correio electrónico. Para permitir que as pessoas adicionem conteúdo à lista através do envio de mensagens de correio electrónico, clique em Sim em Permitir que esta lista receba correio electrónico. Em seguida, na caixa Endereço de correio electrónico, introduza a primeira parte do endereço que pretende que as pessoas utilizem para a lista.

   Esta opção poderá não estar disponível para alguns tipos de lista.

7. Se aparecer a secção Notificação por correio electrónico, significa que o administrador activou listas no site para enviar notificações por correio electrónico quando os itens de lista são atribuídos. Para activar a lista para enviar correio electrónico às pessoas quando um item lhes é atribuído, clique em Sim em Enviar mensagem de correio electrónico quando a propriedade for atribuída?.

   Esta opção pode não estar disponível para alguns tipos de listas.

8. Clique em Criar.

 Nota    Por predefinição, pode adicionar conteúdo enviando correio electrónico para áreas de debate, anúncios, listas de calendário, se o recebimento de correio electrónico estiver activado no site. As listas de tarefas, tarefas de projecto e registo de problemas podem enviar mensagens de correio electrónico para as pessoas quando os itens lhes são atribuídos, se o envio de correio estiver activado para o site. Podem ser activadas outras listas pelo administrador com uma solução personalizada, como um processador de correio electrónico.

Sugestão  Pode poupar tempo quando criar uma lista importando um ficheiro de folha de cálculo, se os dados já estiverem em formato de folha de cálculo. Para criar uma lista com base numa folha de cálculo, tem de estar a utilizar um programa de folha de cálculo compatível com o Microsoft Windows SharePoint Services, Microsoft Internet Explorer 5 e Microsoft Windows.

Criar uma lista personalizada

Criar uma lista personalizada é semelhante a criar uma lista predefinida, com excepção da lista personalizada só incluir algumas colunas, como Título. Depois de criar uma lista personalizada, pode adicionar colunas de acordo com o propósito da lista.

 Nota    Para criar uma lista, tem de ter permissão para alterar o site onde pretende criar a lista.

1. Clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Criar na página Todo o Conteúdo do Site.

   Sugestão  Na maior parte dos casos, pode utilizar o menu Acções do Site em vez de concluir este passo.

2. Em Listas Personalizadas, clique em Lista Personalizada.
3. Na caixa Nome, escreva um nome para a lista. O nome da lista é obrigatório.

   O nome é apresentado na parte superior da página da lista, torna-se parte do endereço da página da lista e aparece nos elementos de navegação que ajudam os utilizadores a encontrar e abrir a lista.

4. Na caixa Descrição, escreva uma descrição do objectivo da lista. A descrição é opcional

   A descrição aparece na parte superior da lista, abaixo do nome da lista.

5. Para adicionar uma hiperligação para esta lista à Iniciação Rápida, clique em Sim na secção Navegação.
6. Clique em Criar.

Sugestão  Também pode criar uma lista personalizada na vista de folha de dados, que é útil quando existem vários itens para actualizar de uma só vez. A vista de folha de dados requer um programa ou controlo compatível com o Windows SharePoint Services, como o Microsoft Office Professional 2007 e suporte ActiveX control .

Adicionar uma coluna a uma lista

Algumas listas já têm colunas configuradas, mas pode adicionar ou alterá-las. Para as listas personalizadas, o utilizador adiciona as suas próprias colunas à lista.

As colunas ajudam o grupo a categorizar e registar informação, como o nome do departamento ou número de projecto. Tem várias opções para o tipo de coluna que cria, incluindo uma linha única de texto, uma lista pendente na qual especifica as opções, um número calculado a partir de outras colunas ou até mesmo o nome e imagem de uma pessoa no site.

 Nota    O seguinte procedimento começa a partir da página de lista da lista à qual pretende adicionar a coluna. Se a lista ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida. Se o nome da lista não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, no nome da lista.

1. No menu Definições, clique em Criar Coluna.
2. Na secção Nome e Tipo, escreva o nome pretendido na caixa Nome da coluna.
3. Em Tipo de informações desta coluna, seleccione o tipo de informações que pretende que seja apresentado na coluna.
4. Na secção Definições Adicionais da Coluna, introduza uma descrição na caixa Descrição para ajudar as pessoas a compreenderem a finalidade da coluna e os dados que esta deve conter. Esta descrição é opcional.
5. Dependendo do tipo de coluna seleccionada, podem aparecer mais opções na secção Definições Adicionais da Coluna. Seleccione as definições adicionais pretendidas.
6. Para adicionar a coluna à vista predefinida ou pública, que as pessoas vêem automaticamente no site quando abrem uma lista ou biblioteca pela primeira vez, clique em Adicionar à vista predefinida.
7. Clique em OK.

 Nota    Depois de criar uma coluna, pode voltar atrás e alterar as definições. Por exemplo, pode querer especificar para que uma coluna inclua a moeda em vez de um número apenas. Para visualizar ou alterar as definições da lista, abra a lista, clique em Definições da Lista no menu Definições.