A auditoria permite aos administradores manter um registo fiável do que vai acontecendo ao conteúdo importante numa colecção de sites. Os administradores podem obter todo o histórico das acções efectuadas por um utilizador específico e podem também obter todo o histórico das acções efectuadas durante um intervalo de datas específico. Saber quem é que fez o quê e com que informações é vital para muitos requisitos comerciais como, por exemplo, a conformidade com regulamentação e a gestão de registos.

Os administradores de sites podem utilizar a auditoria para controlar a forma como os documentos e itens são utilizados numa colecção de sites. Todos os eventos que selecciona para auditar são capturados em relatórios de auditoria baseados no Excel e estão disponíveis na página Relatórios da Auditoria. Pode também criar um relatório personalizado que inclua alguns destes eventos num intervalo de datas específico, dentro de uma área específica da colecção de sites ou filtrados para um utilizador específico.

O registo de auditoria captura as seguintes informações para os eventos que são seleccionados para serem auditados.

• Nome e localização do item
• Site onde um evento teve origem
• Tipo de item (por exemplo, lista ou documento)
• ID de Utilizador associado ao evento
• Data e hora do evento
• Acção efectuada no item

Apesar de não ser possível modificar eventos depois de estes estarem registados, os administradores de sites podem eliminar itens do relatório de registo de auditoria.

 Notas 

• As políticas de gestão de informações podem também incluir a auditoria de eventos.
• A auditoria fornece informações sobre quando um item é alterado, mas não os detalhes do que foi alterado. Assim, não deve ser considerada uma ferramenta de controlo de versão ou de cópia de segurança de documentos.

1. Na home page da colecção de sites, clique em Acções do site, aponte para Definições do site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
2. Na página Definições do Site, na secção Administração de Colecções de Sites, clique em Definições de auditoria da colecção de sites.
3. Seleccione os eventos para os quais pretende criar um registo de auditoria e, em seguida, clique em OK.

    Atenção    Quando selecciona um evento para ser auditado, este será auditado em todos os itens na colecção de sites sempre que o evento ocorrer. Isto pode eventualmente gerar um grande número de eventos de auditoria, especialmente quando a definição de Vista está activada.