A funcionalidade descrita neste tópico da Ajuda só está disponível se as seguintes versões do Office SharePoint Server 2007 e Microsoft Office Enterprise 2007 estiverem instaladas: Chinês (Tradicional), Chinês (Simplificado), Japonês ou Coreano.

A Aprovação de Grupos pode ser utilizada em conjunto com outros fluxos de trabalho?

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 fornece soluções que suportam muitos fluxos de trabalho possíveis na organização bem como a Aprovação de Grupos. Para obter mais informações sobre fluxos de trabalho suportados, consulte a Ajuda para cada uma deles. No entanto, a Aprovação de Grupos não pode partilhar a mesma biblioteca de documentos com outras soluções de fluxos de trabalho porque utiliza uma biblioteca de documentos em exclusivo. É necessário criar uma biblioteca de documentos em separado no Site de Equipa para utilizar outras soluções de fluxos de trabalho. Para obter mais informações, consulte a Ajuda sobre os fluxos de trabalho.

Ou seja, mesmo que opte por adicionar outros fluxos de trabalho na página Personalizar a Minha Aprovação, que é uma página especificada da Aprovação de Grupos, os fluxos de trabalho adicionados não irão funcionar correctamente.

O grupo de funcionalidades da Colecção de Sites e o grupo de funcionalidades do Site têm um botão que activa a Aprovação de Grupos. De que forma é que os dois botões são diferentes?

Para garantir que a Aprovação de Grupos funciona correctamente, tem de activar primeiro a pasta Aprovação de Grupos na página Funcionalidades da Colecção de Sites e, em seguida, na página Funcionalidades do Site.

Se a solução for activada primeiro na página Funcionalidades do Site, a Aprovação de Grupos não irá funcionar correctamente. Para desactivar a Aprovação de Grupos, siga a sequência em ordem inversa.

Posso alterar a configuração do ecrã da Aprovação de Grupos? Posso também criar e adicionar uma nova vista?

O ecrã da Aprovação de Grupos está configurado para apresentar uma visualização rápida de documentos que tenham sido submetidos pelo utilizador ou estão a aguardar a aprovação do mesmo. Apresenta ficheiros nas pastas Proposto por Mim, Para Aprovação, Rejeitado por Mim ou Aprovado por Mim de acordo com a localização dos ficheiros no processo de aprovação. Também apresenta informações em colunas relevantes para confirmar o estado do ficheiro em cada passo. Pode efectuar as alterações necessárias, embora limitadas, nesta configuração do ecrã.

Pode criar uma nova vista e alterar a vista predefinida pela nova. Clique em Acção do Site apresentado na parte superior direita do Site de Equipa onde a Aprovação de Grupos está instalada e, em seguida, clique em Definições do Site para apresentar a página Definições do Site. Poderá ter de clicar em Modificar Todas as Definições do Site novamente para mover para a página Definições do Site. Clique na hiperligação A Minha Aprovação nesta página para ir para a página A Minha Aprovação e, em seguida, clique em Definições e Definições da Minha Aprovação na barra de tarefas na página. Clique em Criar Vista na área Vistas na parte inferior do ecrã e, em seguida, especifique a definição para criar uma nova vista. A vista criada recentemente será adicionada à lista. Seleccione a caixa de verificação Especifique esta vista como a predefinição para definir esta vista como a vista predefinida.

Depois de alterar a vista predefinida, a página Pastas Pessoais (a vista predefinida antiga) já não estará disponível na Aprovação de Grupos. Para utilizar novamente a página Pastas Pessoais, defina-a como vista predefinida novamente.

 Nota    A alteração ou eliminação do nome da vista existente poderá originar o mau funcionamento da Aprovação de Grupos.

 Nota    Evite editar vistas utilizando o SharePoint Designer ou a função da página Editar.

Posso adicionar uma nova coluna no ecrã?

Enquanto a adição de uma nova coluna para mostrar nas vistas predefinidas, Pastas Pessoais, Para Aprovação, Proposto por Mim, Rejeitado para Mim e Aprovado por Mim, não for permitida, pode criar e adicionar uma nova vista.

Pode criar uma nova coluna na pasta Colunas na página Personalizar a Minha Aprovação e, em seguida, adicioná-la à nova vista criada na pasta Vistas.

O carimbo de data/hora garante a identidade do submetente e do signatário?

É possível forjar a imagem de um carimbo. Assim, existe um limite para garantir a identidade real do signatário. Clique no carimbo apresentado no ecrã e clique com o botão direito do rato e, em seguida, clique em Informações sobre Assinatura. Na caixa de diálogo Informações sobre Assinatura, clique em Ver para ver informações detalhadas sobre o certificado utilizado quando é assinado. O certificado é mais fidedigno do que a imagem do carimbo, no entanto, ainda existe um limite para garantir a identidade real do signatário de acordo com a fiabilidade da empresa de publicação ou da política de partilha de certificados. Deste modo, o administrador tem de criar o sistema de certificados fiáveis da empresa. Para obter mais detalhes, consulte a Ajuda sobre o certificado do Windows Server.

A Aprovação de Grupos baseia-se numa biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services. Requer alguma atenção especial na administração?

Sim, a Aprovação de Grupos baseia-se numa biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services. Todas as bibliotecas de documentos têm a página Personalizar nome da biblioteca de documentos para gerir as definições relevantes. Tal como qualquer outra biblioteca de documentos, a Aprovação de Grupos também utiliza a página Personalizar a minha aprovação para personalizar as funcionalidades. Para aceder à página Personalizar a minha aprovação, clique emA Minha Aprovação, Definiçõese, em seguida, em Definições da Minha Aprovação na página Definições do Site.

A modificação das predefinições de algumas definições personalizáveis pode afectar as operações da Aprovação de Grupos. Vá para a página Definições Avançadas da Biblioteca de Documentos: A Minha Aprovação, clicando em Definições Avançadas dentro de Definições Gerais e, em seguida, certifique-se de que as seguintes definições mantêm as respectivas predefinições de acordo com o que se segue.

• Permitir gestão de tipos de conteúdo?   Defini-lo apenas como Sim vai garantir que vários modelos podem ser registados e utilizados na Aprovação de Grupos. Certifique-se de que Sim está seleccionado.
• Abrir documentos com suporte para browser   Seleccione a caixa de verificação Abrir na aplicação cliente para permitir que o Microsoft Office Word ou o Microsoft Office Excel abra o documento.

O site da Aprovação de Grupos pode ser restaurado no site do Windows SharePoint Services depois de ter sido efectuada a respectiva cópia de segurança?

Sim, deverá efectuar cópia de segurança e restaurar o site Aprovação de Grupos pela aplicação Web.

Posso definir Feeds RSS para a Aprovação de Grupos?

A Aprovação de Grupos fornece o RSS Feed que é uma das funcionalidades básicas da biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services. Os utilizadores podem efectuar a subscrição com o RSS reader para ver a lista de documentos. No entanto, não pode categorizar os documentos pelo estado do processo de aprovação no RSS reader. Pode visualizar as propriedades do documento mas não pode abrir, aprovar ou rejeitar documentos com a lista que o RSS forneceu.

Como é que a Aprovação de Grupos reflecte as alterações organizacionais, tais como a reorganização e empregados que estão sob licença temporária ou deixaram a empresa?

Se uma organização tiver sido dissolvida e removida, os ficheiros armazenados na pasta da organização removida serão movidos e armazenados na pasta da organização mãe. Se tiver sido mudado o nome de uma organização, o arquivo reflectirá automaticamente a alteração, evitando a necessidade de controlo manual.

Por outro lado, todas as alterações que ocorram durante o processo de aprovação requerem o controlo manual do administrador, conforme aplicável. Por exemplo, se um documento tiver sido submetido para aprovação mas o departamento do submetente que possui o documento deixar a empresa, esse documento será armazenado na pasta Não Determinado no arquivo. Isto ocorre porque o número de um documento, que é atribuído logo após a submissão do mesmo, é utilizado para determinar a pasta onde o documento será armazenado. O submetente não é notificado quando o utilizador atribuído como aprovador deixa a empresa ou sai temporariamente e é consequentemente removido do organograma antes de receber o pedido de aprovação. Além disso, enquanto os aprovadores que foram removidos do organograma durante o processo de aprovação já não recebem o pedido de aprovação, o submetente não é notificado. Para além disso, o documento permanece na pasta Proposto por Mim no caso do submetente e na pasta Aprovado Por Mim no caso do aprovador anterior. Ocorre um erro quando selecciona o documento que permaneceu, clica com o botão direito do rato e, em seguida, selecciona Propriedades da Vista. Isto requer que o submetente ou o administrador verifiquem e cancelem o processo de aprovação conforme necessário e submetam novamente o documento para aprovação.

Quando clico na página Utilizadores e Organizações em Aprovação de Grupos, é apresentada uma mensagem de erro de inconsistências do organograma. Qual é o motivo e a resolução deste problema?

Isto acontece porque eliminou o Grupo na Aprovação de Grupos em Pessoas e Grupos do Windows SharePoint Service. Clique Aqui na mensagem de erro apresentada. Na página que moveu, clique em Acções - Resolver Inconsistência da Árvore da Organização. Elimine a organização do organograma que removeu do Windows SharePoint Service. Para utilizar o grupo eliminado na Aprovação de Grupos, deve registá-lo novamente no organograma da Aprovação de Grupos. Coloque-o numa posição consistente com o organograma existente e a estrutura da pasta do departamento. Para obter mais detalhes, consulte Criar Organograma.

Criei um grupo de distribuição num Microsoft Exchange Server durante a criação de grupos de funções. E se um grupo de funções for eliminado ou os respectivos membros alterados? Estes tipos de alterações serão reflectidos automaticamente no grupo de distribuição?

Sim, serão reflectidos. Se eliminar um grupo de funções, eliminará também o respectivo grupo de distribuição. Se mudar o nome de um grupo de funções, eliminará o grupo de distribuição existente e criará um grupo de distribuição com um novo nome. E todas as alterações nos membros do grupo de funções serão imediatamente reflectidas no grupo de distribuição, desde que o administrador do Windows SharePoint Services também tenha o privilégio de administrador do servidor do Exchange.

Posso remover um modelo registado com a Aprovação de Grupos?

Sim, pode, desde que o servidor Web não tenha documentos criados com esse modelo quando tentar eliminá-lo. Todos os documentos criados com o modelo têm de ser eliminados da Reciclagem do servidor Web e do arquivo da Aprovação de Grupos. Recomenda-se que os modelos fiquem ocultos para o utilizador em vez de serem eliminados. Para obter informações sobre como determinar se os modelos ficam visíveis para o utilizador, consulte Definir Ordem de Apresentação dos modelos registados.

Quando auditar os documentos arquivados, não devem existir números em falta no arquivo de documentos. Existe alguma forma de verificar todos os números dos documentos?

A Aprovação de Grupos fornece um relatório de registos de documentos para além do arquivo de documentos. O Relatório de Registo de IDs de Documentos é uma ferramenta útil para gerir e auditar documentos por número, listar todos os documentos numerados por departamento e apresentar um registo de aprovação resumida para cada documento.

Para ver o relatório, clique em Relatório de Registo de IDs de Documentos em Administração da Aprovação de Grupos na página Definição do Site. O relatório lista todas as organizações que são registadas com o organograma e tem todos os documentos que foram submetidos. Se clicar em + junto da organização lista todos os documentos por número de documento emitido. Se clicar em + junto do documento que pretende, apresenta o registo do documento. O número entre os parênteses () indica o número das instâncias de documentos por estado e pode ser maior que o número de documentos reais.

Pode também apresentar o relatório de registos num formato diferente, conforme necessário. Clique em Acções na barra de tarefas da página Relatório de Registo de IDs de Documentos e, em seguida, clique em Editar na Folha de Dados ou Exportar para Folha de Cálculo para converter o relatório para o formato de folha de cálculo ou folha de dados. Controle os dados convertidos conforme necessário. Tenha em atenção que a eliminação ou modificação dos dados invalida o relatório de registos de documentos.

Como posso configurar a notificação por correio electrónico?

A Aprovação de Grupos é uma solução de aprovação electrónica criada pela Microsoft e baseada na tecnologia do Windows SharePoint Services, o qual também permite a funcionalidade de notificação estabelecendo a ligação ao sistema de correio electrónico. Para mais informações sobre como configurar a notificação por correio electrónico, consulte a Ajuda para o Windows SharePoint Services.

Após a configuração da notificação por correio electrónico, os submetentes ou aprovadores serão notificados automaticamente sobre os pedidos de aprovação ou o estado da aprovação e recebem mensagens de correio electrónico resumidas quando o processo de aprovação está concluído. Se utilizar o Exchange Server, este permite permite criar e gerir um grupo de distribuição para grupos de funções da Aprovação de Grupos. Para mais informações, clique em Criar Grupos de Funções.