Os administradores de site poderão ter acesso a todas ou algumas das seguintes funcionalidades, dependendo das funcionalidades de gestão de informações activadas na Administração Central. Poderá ainda dispor de funcionalidades personalizadas adicionais criadas especificamente para a respectiva empresa.

Abrir a página Editar Política

Obter mais informações sobre a funcionalidade da política de etiquetas

Adicionar etiquetas a uma política

Adicionar auditoria de eventos a uma política

Adicionar códigos de barras a uma política

Adicionar as funcionalidades de expiração e retenção de itens a uma política

Abrir a página Editar Política

É possível aceder à página Editar Política a partir de uma política de colecção de sites ou de uma política que tenha sido adicionada a um tipo de conteúdo de site.

Abrir a página Editar Política de uma política de colecção de sites

1. Na home page da colecção de sites, clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
2. Na página Definições do Site, na secção Administração de Colecções de Sites, clique em Políticas da colecção de sites.
3. Seleccione a política cujas funcionalidades pretende configurar.

Abrir a página Editar Política de uma política de tipo de conteúdo

1. Na home page da colecção de sites, clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
2. Na página Definições do Site, na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo do site.
3. Seleccione o tipo de conteúdo a que a política foi associada e, em seguida, clique em Definições da política de gestão de informações.
4. Clique em Definir uma política para abrir a página Editar Política do tipo de conteúdo.

Obter mais informações sobre a funcionalidade da política de etiquetas

A funcionalidade da política de etiquetas permite que os administradores do site criem etiquetas uniformes para documentos do Microsoft Office system de 2007. As etiquetas são úteis para garantir que as informações sobre as propriedades do documento são anexadas a um documento quando este é impresso. Podem incluir-se numa etiqueta as propriedades do item armazenadas em colunas, tais como o nome do ficheiro, o autor, a data de criação, o estado, o nome do projecto e as informações de agendamento.

Por predefinição, as etiquetas são apresentadas no cabeçalho do documento; porém, os utilizadores finais podem inserir uma etiqueta em qualquer parte do documento, utilizando o separador Inserir nos programas do Office 2007, tais como o Microsoft Office Word, o Microsoft Office Excel e o Microsoft Office PowerPoint. As etiquetas são aplicadas a todos os documentos a que essa política se aplique.

Os administradores de políticas podem determinar os seguintes atributos da etiqueta:

• Quais as informações a incluir na etiqueta, tais como metadados definidos nas colunas de itens, bem como texto codificado e caracteres de formatação. As etiquetas podem conter até dez referências de coluna; cada uma delas pode ter até 255 caracteres de comprimento.
• O formato da etiqueta, incluindo altura e largura global, estilo de texto, tipo e tamanho de letra, quebras de linha e tabulações. Por predefinição, a altura da etiqueta é de cerca de 2,5 cm, mas a altura da etiqueta pode ser definida entre 6 mm e 50 cm. A largura pode variar entre os 6 mm e os 50 cm. O texto da etiqueta está sempre centrado na vertical na imagem da mesma.
• Se os programas do Office 2007 pedem aos utilizadores finais que insiram uma etiqueta antes de um documento ser guardado ou impresso ou se a etiqueta pode ser manualmente adicionada, conforme o utilizador final pretenda. Os utilizadores também podem eliminar uma etiqueta de um documento, se necessário.
• Se o conteúdo da etiqueta deve ser bloqueado da primeira vez que é adicionado a um documento ou se pode ser actualizado quando as informações da coluna se alteram. As etiquetas apenas são bloqueadas quando todos os metadados necessários estão presentes na etiqueta.

Adicionar etiquetas a uma política

1. Abra a página Editar Política da política a que pretende adicionar etiquetas.
2. Na página Editar Política, na secção Etiquetas, clique em Activar etiquetas.
3. Para garantir que é sempre adicionada uma etiqueta a um documento, seleccione a caixa de verificação Pedir aos utilizadores a introdução de uma etiqueta antes de guardar ou imprimir.

    Nota    Todas as definições se aplicam a toda a etiqueta. Poderá ter de ajustar a formatação do texto ou o tamanho da etiqueta para garantir que o texto é correctamente apresentado.

   Desmarque esta caixa de verificação se a política de etiquetas for opcional e se pretender que os utilizadores finais insiram manualmente uma etiqueta nos respectivos documentos.

4. Para bloquear uma etiqueta para que não possa ser alterada, mesmo que a informação da coluna se altere, seleccione a caixa de verificação Impedir alterações a etiquetas depois de serem adicionadas.

   Para permitir alterações a etiquetas quando as informações das definições da coluna se alteram, desmarque esta caixa de verificação.

5. Na caixa Formato da Etiqueta, escreva o texto da etiqueta conforme pretende que seja apresentado.
   • Escreva os nomes das colunas que pretende apresentar pela ordem que pretende que apareçam na etiqueta. Inclua os nomes das colunas entre chavetas ({ }) conforme mostrado na página.
   • Se pretender, pode escrever um identificador da coluna fora das chavetas, conforme mostrado no exemplo na página.
   • Para adicionar uma quebra de linha numa etiqueta, escreva \n na caixa da etiqueta onde pretende que apareça a quebra de linha.
   • Para adicionar um separador, escreva \t no campo da etiqueta onde pretende o texto indentado.
6. Na secção Aspecto, seleccione a formatação do texto da etiqueta. Certifique-se de que utiliza um tipo e estilo de letra que estarão disponíveis nos computadores dos utilizadores finais. O tamanho do tipo de letra também afectará a quantidade de texto apresentada na etiqueta.
7. Na secção Tamanho da Etiqueta, escreva a altura e largura da etiqueta. A altura e a largura da etiqueta podem variar entre os 6 mm e os 50 cm. O texto da etiqueta está sempre centrado na vertical na imagem da mesma.
8. Clique em Actualizar para pré-visualizar o conteúdo da etiqueta.

   Certifique-se de que o texto cabe na altura e largura da etiqueta especificadas. O texto demasiado grande para a etiqueta não será apresentado.

    Nota    Os valores reais da coluna não são apresentados na pré-visualização.

9. Clique em OK para aplicar a funcionalidade de etiqueta à política.

Resolução de problemas com etiquetas

Para garantir que as etiquetas são correctamente impressas, verifique se:

• Todas as colunas listadas no formato da etiqueta existem na biblioteca de documentos.
• O conteúdo da etiqueta não é maior que o tamanho da mesma.
• A formatação do texto (como o estilo do tipo de letra) é válida. Se os parâmetros de formatação forem inválidos ou se se referirem a tipos de letra que não existam no sistema do cliente, é criado uma etiqueta, mas utilizando os valores predefinidos de formatação.

Se alguns dos valores de metadados actualmente obrigatórios para a etiqueta ainda não estiverem preenchidos, será apresentada uma caixa de diálogo de notificação indicando que alguns dos metadados necessários para a etiqueta estão em falta. Os utilizadores podem ir ao Painel de Informações do Documento para preencher os metadados em falta.

Adicionar auditoria de eventos a uma política

A funcionalidade de auditoria da política de colecção de sites permite que as empresas criem e analisem registos de auditoria dos respectivos documentos, bem como para itens de lista não sob a forma de documentos, tais como listas de tarefas, listas de problemas, grupos de debate e calendários. A funcionalidade fornece um registo de auditoria que regista eventos, tais como quando o conteúdo é visualizado, editado, publicado, etc. Quando a auditoria está activada numa política, os administradores da política podem ver os dados auditados em relatórios de utilização da política, com base em Excel, que resumem a utilização actual. É possível rever cada relatório no que respeita ao modo como as informações são utilizadas na organização. Os registos de auditoria podem ajudar as organizações a verificar e documentar uma conformidade com as normas ou a investigar potenciais problemas.

O registo de auditoria captura as seguintes informações:

• Nome do evento.
• Data e hora do evento.
• Nome de sistema do utilizador que executa a acção.

1. Abra a página Editar Política da política a que pretende adicionar auditoria.
2. Na página Editar Política, na secção Auditoria, seleccione Activar auditoria e, em seguida, seleccione as caixas de verificação ao lado dos eventos dos quais pretende manter um registo de auditoria.
3. Clique em OK para aplicar a funcionalidade de auditoria à política.

Quando a auditoria está activa, os eventos relacionados com os itens abrangidos por esta política serão listados no registo. Para ver os registos de auditoria, na página Definições do Site, clique em Auditar relatórios do registo e, em seguida, seleccione o relatório configurado.

 Nota    A auditoria fornece informações sobre o modo como um item é alterado, mas não os detalhes do que foi alterado. Assim, não deve ser considerada uma ferramenta de controlo de versão ou de cópia de segurança de documentos.

Adicionar códigos de barras a uma política

Os códigos de barras são particularmente úteis para gerir registos físicos porque fornecem uma forma de registar activos não digitais como, por exemplo, documentos impressos e itens físicos, como produtos, protótipos, e hardware. Ao contrário das etiquetas, os códigos de barras não apresentam informações sobre o item, pelo que as informações confidenciais podem ser guardadas online em segurança e associadas a itens físicos ou cópias em papel sem revelar as informações.

Quando os códigos de barras são activados como parte de uma política, são adicionados às propriedades do documento e apresentados na área do Cabeçalho do documento a que se aplica o código de barras. Tal como as etiquetas, os códigos de barras também podem ser removidos manualmente de um documento.

É possível especificar se deve ser perguntado aos utilizadores se pretendem incluir o código de barras ao imprimir ou ao guardar um item ou se os códigos de barras devem ser inseridos manualmente utilizando o separador Inserir nos programas do Office 2007.

A política de código de barras gera códigos de barras padrão Código 39. Cada imagem de código de barras inclui texto por baixo do símbolo de código de barras que representa o valor do código de barras. Isto permite que os dados do código de barras sejam utilizados mesmo quando a verificação de hardware não está disponível. Os utilizadores podem escrever manualmente o número do código de barras na caixa de procura do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para localizar o item no site.

1. Na página Editar Política, na secção Códigos de Barras, seleccione Activar Códigos de Barras.
2. Para pedir aos utilizadores que insiram estes códigos de barras nos documentos, seleccione a caixa de verificação Pedir aos utilizadores que insiram um código de barras antes de guardar ou de imprimir.
3. Clique em OK para aplicar a funcionalidade de código de barras à política.

Adicionar as funcionalidades de expiração e retenção de itens a uma política

Quando activada, a política de expiração procura a colecção de sites para encontrar os itens que excederam o período de retenção. O que acontece a esses itens depende de como o sistema foi configurado para tratar os itens que excederam o respectivo período de retenção. Por exemplo, os itens podem ser movidos para a reciclagem, pode iniciar-se um fluxo de trabalho de expiração ou pode efectuar-se um processo personalizado.

A política de expiração é activada definindo um período de retenção e uma acção de expiração.

1. Abra a página Editar Política da política a que pretende definir a expiração e retenção de itens.
2. Na página Editar Política, seleccione a caixa de verificação Activar Expiração para estabelecer o modo de eliminação de conteúdo gerido por esta política.
3. Seleccione uma opção de período de retenção para especificar quando está definida a expiração dos documentos. Isto também pode ser expresso num fluxo de trabalho separado ou numa fórmula de retenção personalizada.
   • Para definir a data de expiração com base numa propriedade de data, clique em Um período de tempo baseado nas propriedades do item e, em seguida, seleccione a acção e o período de tempo (dias, meses ou anos). Escreva um número na caixa entre as listas para definir o período de tempo.

      Notas 

     • Ao criar uma política como parte de um tipo de conteúdo, é possível seleccionar qualquer propriedade de data definida nesse tipo de conteúdo para utilizar como um valor de expiração.
     • Estas opções apenas estão disponíveis ao criar uma política de colecção de sites.

   • Para utilizar um fluxo de trabalho ou uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definido programaticamente.
4. Defina as acções que pretende que ocorram quando o documento expirar.
   • Para activar uma acção predefinida (como eliminar), clique em Efectuar esta acção e, em seguida, seleccione uma acção da lista.
   • Para iniciar um fluxo de trabalho de expiração, clique em Iniciar este Fluxo de Trabalho e, em seguida, seleccione o nome do fluxo de trabalho.

      Nota    Esta funcionalidade só está disponível se estiver a definir uma política para um tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado.

5. Clique em OK para aplicar a funcionalidade de expiração à política.