É possível utilizar a Gestão de Direitos de Informação (IRM, Information Rights Management) com sites do Microsoft Office SharePoint Server 2007 sites para ajudar a controlar e a proteger ficheiros transferidos de listas ou bibliotecas.

O que é a Gestão de Direitos de Informação (IRM)?

Como funciona a IRM para bibliotecas e listas do SharePoint

Aplicar a IRM a uma lista ou biblioteca

O que é a Gestão de Direitos de Informação?

A Gestão de Direitos de Informação (IRM) permite-lhe limitar as acções que os utilizadores podem realizar em ficheiros transferidos de bibliotecas ou listas do SharePoint. A IRM encripta os ficheiros transferidos e limita o conjunto de utilizadores e programas com permissão para desencriptar estes ficheiros. A IRM também pode limitar os direitos dos utilizadores que têm permissão para ler os ficheiros, para que não possam realizar acções como imprimir cópias dos ficheiros ou copiar texto deles.

É possível utilizar a IRM em listas ou bibliotecas para limitar a disseminação de conteúdo confidencial. Por exemplo, se estiver a criar uma biblioteca de documentos para partilhar informação sobre produtos futuros com representantes de marketing seleccionados, poderá utilizar a IRM para impedir que estes indivíduos partilhem este conteúdo com outros empregados da empresa.

Num site do Office SharePoint Server 2007, aplica-se a IRM a uma lista ou biblioteca inteira, em vez de em ficheiros individuais. Isto facilita a garantia de um nível consistente de protecção para todo um conjunto de documentos ou ficheiros. Assim, a IRM pode ajudar a organização a reforçar as políticas empresariais que regulam o controlo e a disseminação de informações confidenciais ou proprietárias.

Como a IRM pode ajudar a proteger conteúdo

A IRM ajuda a proteger conteúdo restrito das seguintes formas:

• Ajuda a impedir que um visualizador autorizado copie, modifique, imprima, envie por fax ou copie e cole o conteúdo para utilização não autorizada
• Ajuda a impedir que um visualizador autorizado copie o conteúdo, utilizando a funcionalidade Print Screen no Microsoft Windows
• Ajuda a impedir que um visualizador autorizado visualize o conteúdo se enviado por correio electrónico depois de transferido do servidor
• Restringe o acesso a conteúdo a um determinado período de tempo, após o qual os utilizadores têm de confirmar as credenciais e voltar a transferir o conteúdo
• Ajuda a reforçar as políticas empresariais que regulam a utilização e disseminação do conteúdo na organização

Como a IRM não pode ajudar a proteger conteúdo

A IRM não consegue proteger conteúdo restrito das seguintes situações:

• Eliminação, roubo, captura ou transmissão por programas maliciosos como cavalos de Tróia, keystroke loggers e alguns tipos de spyware
• Perda ou corrupção por causa de acções de vírus informáticos
• Cópia manual ou reintrodução de conteúdo apresentado num ecrã
• Fotografia digital ou em película de conteúdo apresentado num ecrã
• Cópia através de programas de capturas de ecrã de outros fabricantes
• Cópia de metadados de conteúdo (valores da coluna) através de programas de capturas de ecrã de outros fabricantes ou da acção de copiar-e-colar

Como funciona a IRM em bibliotecas e listas do SharePoint

A protecção de IRM é aplicada a ficheiros ao nível da lista ou da biblioteca. Ao activar a IRM para uma lista ou biblioteca, pode proteger qualquer tipo de ficheiro nessa lista ou biblioteca para a qual um componente de protecção foi instalado em todos os servidores Web front-end. Um componente de protecção é um programa que controla a encriptação e desencriptação de ficheiros com gestão de direitos de um formato de ficheiro específico.

O Office SharePoint Server 2007 inclui protecções para os seguintes tipos de ficheiros:

• Formulários do Microsoft Office InfoPath
• Formatos de ficheiro 97-2003 dos seguintes programas do Microsoft Office: Word, Excel e PowerPoint
• Os Formatos Open XML do Office para Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office PowerPoint 2007
• O formato Especificação XML para Papel Electrónico (XPS)

Se a organização do utilizador tencionar utilizar a IRM para proteger quaisquer outros tipos de ficheiro além dos acima listados, o administrador do servidor tem de instalar componentes de protecção para esses formatos de ficheiro adicionais.

Quando a IRM está activada para uma biblioteca, a gestão de direitos aplica-se a todos os ficheiros dessa biblioteca. Quando a IRM está activada para uma lista, a gestão de direitos aplica-se apenas a ficheiros anexos a itens da lista, e não aos próprios itens da lista.

Quando se transferem ficheiros numa lista ou biblioteca com a IRM, os ficheiros são encriptados de modo a que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los. Cada ficheiro com a gestão de direitos contém também uma licença de emissão que impõe restrições às pessoas que visualizam o ficheiro. As restrições típicas incluem tornar um ficheiro como só de leitura, desactivar a cópia de texto, impedir que as pessoas guardem uma cópia local e impedir a impressão do ficheiro. Os programas cliente que conseguem ler tipos de ficheiro suportados pela IRM utilizam a licença de emissão no ficheiro com a gestão de direitos para reforçar estas restrições. É desta forma que um ficheiro com gestão de direitos retém a respectiva protecção, mesmo depois de transferido do servidor.

Os tipos de restrições aplicadas a um ficheiro quando é transferido de uma lista ou biblioteca baseiam-se nas permissões do utilizador individual no site do Office SharePoint Server que contém o ficheiro. A seguinte tabela explica como as permissões nos sites do Office SharePoint Server 2007 correspondem às permissões da IRM.

Aplicar a IRM a uma lista ou biblioteca

Antes de a IRM poder ser activada para listas e bibliotecas, tem de estar instalado o Cliente de Serviços de Gestão de Direitos (RMS) do Microsoft Windows com o Service Pack 2 em todos os servidores Web front-end do site do SharePoint. Além disso, a Gestão de Direitos de Informação tem de estar activada na Administração Central do site do utilizador. Adicionalmente, um administrador de servidor tem de instalar componentes de protecção em todos os servidores Web front-end para todos os tipos de ficheiro que as pessoas da organização pretendam proteger com a IRM.

Para aplicar a IRM a uma lista ou biblioteca, tem de ter pelo menos o nível de permissão Estruturar para essa lista ou biblioteca.

1. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.

2. No menu Definições, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Permissões e Gestão, clique em Gestão de Direitos de Informação.

    Nota    Se a hiperligação Gestão de Direitos de Informação não for apresentada, a IRM poderá não estar activada para o site. Contacte o administrador do servidor para saber se é possível activar a IRM para o site. A hiperligação Gestão de Direitos de Informação não é apresentada para bibliotecas de imagens.

4. Na página Definições de Gestão de Direitos de Informação, seleccione a caixa de verificação Restringir permissões a documentos desta biblioteca ao transferir para aplicar uma permissão restrita a documentos transferidos desta lista ou biblioteca.
5. Em Título da política de permissão, escreva um nome descritivo para a política que poderá utilizar mais tarde para diferenciar esta política de outras.

   Por exemplo, pode escrever Confidencial da Empresa se estiver a aplicar uma permissão restritiva a uma lista ou biblioteca que conterá documentos confidenciais da empresa.

6. Em Descrição da política de permissão, escreva uma descrição que será apresentada a pessoas que utilizem a lista ou biblioteca para lhes explicar como tratar os documentos dessa lista ou biblioteca.

   Por exemplo, pode escrever O conteúdo deste documento só deve ser debatido com outros empregados da empresa se pretender restringir o acesso às informações destes documentos a empregados internos.

7. Para aplicar restrições aos documentos desta lista ou biblioteca, efectue um dos seguintes procedimentos.

   Para	Efectue o seguinte procedimento
   Permitir que as pessoas imprimam documentos desta lista ou biblioteca.	Seleccione a caixa de verificação Permitir que os utilizadores imprimam documentos.
   Permitir que as pessoas com, pelo menos, permissão para Visualizar Itens executem códigos ou macros incorporados num documento.	Seleccione a caixa de verificação Permitir que os utilizadores acedam programaticamente ao conteúdo.  Nota    Se seleccionar esta opção, os utilizadores podem executar códigos para extrair o conteúdo de um documento.
   Requerer que as pessoas verifiquem as credenciais em intervalos específicos. Seleccione esta opção se pretender restringir o acesso a conteúdo durante um determinado período de tempo. Se seleccionar esta opção, as licenças de emissão das pessoas para aceder ao conteúdo expirarão após o número de dias especificado e as pessoas deverão voltar ao servidor para verificação das credenciais e transferência de uma nova cópia.	Seleccione a caixa de verificação Os utilizadores têm de verificar as respectivas credenciais a cada: e, em seguida, especifique o número de dias durante os quais pretende que o documento possa ser visualizado.
   Impedir que as pessoas carreguem documentos que não suportem a IRM para esta lista ou biblioteca. Se seleccionar esta opção, as pessoas não poderão carregar qualquer um dos seguintes tipos de ficheiro: Tipos de ficheiro que não tenham instalados componentes de protecção da IRM correspondentes em todos os servidores Web front-end. Tipos de ficheiro que o Office SharePoint Server 2007 não consiga desencriptar. Tipos de ficheiro protegidos pela IRM noutro programa.	Seleccione a caixa de verificação Não permitir que os utilizadores carreguem documentos que não suportem a IRM.
   Remover permissões restringidas desta lista ou biblioteca numa determinada data.	Seleccione a caixa de verificação Deixar de restringir permissões a documentos nesta biblioteca em e, em seguida, introduza a data pretendida.

8. Depois de terminar de seleccionar as opções pretendidas, clique em OK.