Mostrar tudo

Ocultar tudo

Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas a colaborar com documentos e a gerir tarefas de projecto através da implementação de processos empresariais em documentos e itens num site do Microsoft Office SharePoint Server 2007. Os fluxos de trabalho ajudam as organizações a aderir a processos empresariais consistentes e melhoram também a eficiência e a produtividade da organização, gerindo as tarefas e os passos envolvidos em processos empresariais. Isto permite que as pessoas que desempenham essas tarefas se concentrem na realização do trabalho em vez de se ocuparem da gestão do fluxo de trabalho.

O que são fluxos de trabalho?

Fluxos de trabalho incluídos no Office SharePoint Server 2007

Suporte para fluxos de trabalho personalizados

Passos envolvidos na utilização de fluxos de trabalho

O que são fluxos de trabalho?

Por vezes, o fluxo de trabalho é descrito como uma série de tarefas que produzem um resultado. No âmbito dos Produtos e Tecnologias Microsoft SharePoint, um fluxo de trabalho é definido de modo mais restrito como movimentação automatizada de documentos ou itens através de uma sequência de acções ou tarefas relacionadas com um processo empresarial. Os fluxos de trabalho podem ser utilizados para gerir consistentemente processos empresariais comuns numa organização, permitindo que a organização aplique a lógica empresarial a documentos ou itens numa lista ou biblioteca do SharePoint. A lógica empresarial é basicamente um conjunto de instruções que especifica e controla as acções que sucedem a um documento ou item.

Os fluxos de trabalho podem simplificar o custo e tempo necessários para coordenar processos empresariais comuns, como a aprovação de projectos ou a revisão de documentos, gerindo e rastreando as tarefas humanas envolvidas nestes processos. Por exemplo, num site do Office SharePoint Server 2007, pode adicionar um fluxo de trabalho a uma biblioteca de documentos que encaminha um documento para um grupo de pessoas para que o aprovem. Quando o autor do documento inicia este fluxo de trabalho num documento dessa biblioteca, o fluxo de trabalho cria tarefas de aprovação do documento, atribui essas tarefas aos participantes do fluxo de trabalho e, em seguida, envia alertas de correio electrónico aos participantes com instruções das tarefas e uma hiperligação para o documento a aprovar. Enquanto o fluxo de trabalho está em curso, o proprietário do fluxo de trabalho (neste caso, o autor do documento) ou os participantes do fluxo de trabalho, podem verificar a página Estado do Fluxo de Trabalho para ver quais os participantes que concluíram as respectivas tarefas do fluxo de trabalho. Quando os participantes do fluxo de trabalho concluem as respectivas tarefas, o fluxo de trabalho termina e o proprietário desse fluxo de trabalho é automaticamente notificado desse término.

As acções do fluxo de trabalho de Aprovação neste exemplo seguem o processo mostrado na seguinte ilustração.

os fluxos de trabalho não suportam apenas processos existentes de trabalho humano, mas também ampliam os modos como as pessoas podem colaborar e trabalhar com documentos, listas e bibliotecas. Os utilizadores do site podem iniciar e participar em fluxos de trabalho utilizando formulários personalizáveis acessíveis a partir do documento ou item numa lista ou biblioteca do SharePoint. para além disso, a funcionalidade de fluxo de trabalho no Office SharePoint Server 2007 está fortemente integrada no Microsoft Office system de 2007. As seguintes tarefas de fluxo de trabalho podem ser executadas num site do Office SharePoint Server 2007 ou directamente em determinados programas cliente que fazem parte do Office 2007:

• Ver a lista de fluxos de trabalho disponíveis para um documento ou item
• Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item
• Ver, editar ou reatribuir uma tarefa do fluxo de trabalho
• Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho

Fluxos de trabalho incluídos no Office SharePoint Server 2007

Um site do Office SharePoint Server 2007 inclui vários fluxos de trabalho que visam cenários empresariais comuns:

• Aprovação   Este fluxo de trabalho encaminha um documento ou item para um grupo de pessoas o aprovar. Por predefinição, o fluxo de trabalho Aprovação é associado ao tipo de conteúdo Documento, pelo que fica automaticamente disponível em bibliotecas de documento. Uma versão do fluxo de trabalho Aprovação também é associada por predefinição à biblioteca Páginas num site de publicação e pode ser utilizada para gerir o processo de aprovação para a publicação de páginas Web.
• Recolher Comentários   Este fluxo de trabalho encaminha um documento ou item para um grupo de pessoas o comentar. Os revisores podem enviar comentários que são compilados e enviados para a pessoa que gerou o fluxo de trabalho. Por predefinição, o fluxo de trabalho de Recolha de Comentários é associado ao tipo de conteúdo do Documento, pelo que fica automaticamente disponível em bibliotecas de documento.
• Recolher Assinaturas   Este fluxo de trabalho encaminha um documento do Microsoft Office para um grupo de pessoas, para recolher as assinaturas digitais das mesmas. Este fluxo de trabalho tem de ser iniciado a partir de um programa cliente que faça parte do Office 2007. Os participantes têm também de concluir as tarefas de assinatura, adicionando a respectiva assinatura digital ao documento do programa relevante do Microsoft Office. Por predefinição, o fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas é associado ao tipo de conteúdo do Documento, pelo que fica automaticamente disponível em bibliotecas de documentos. No entanto, o fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas apenas é apresentado para um documento da biblioteca se esse documento contiver uma ou mais Linhas de Assinatura do Microsoft Office .
• Aprovação de Eliminação   Este fluxo de trabalho, que suporta processos de gestão de registos, gere a retenção e expiração de documentos, permitindo que os participantes decidam se pretendem reter ou eliminar os documentos cujo prazo expirou. O fluxo de trabalho de Aprovação de Eliminação destina-se a ser utilizado sobretudo num site do Centro de Registos.
• Três estados   Este fluxo de trabalho pode ser utilizado para gerir processos empresariais que requeiram que as organizações rastreiem um grande volume de assuntos ou itens, como questões de suporte a clientes, potenciais clientes ou tarefas de projecto.
• Aprovação de Grupos   Este fluxo de trabalho é semelhante ao fluxo de trabalho de Aprovação, mas utiliza uma biblioteca de documentos designada e disponibiliza uma vista personalizada dos processos de aprovação em que o utilizador participa. Este fluxo de trabalho disponibiliza um organograma hierárquico onde seleccionar os aprovadores e permite que os aprovadores utilizem um controlo de carimbo em vez de uma assinatura. Esta solução apenas está disponível para versões do Office SharePoint Server 2007 do leste asiático.
• Gestão de Traduções   Este fluxo de trabalho gere o processo manual de tradução de documentos, criando cópias do documento a traduzir e atribuindo tarefas de tradução a tradutores. Este fluxo de trabalho apenas está disponível para Bibliotecas de Gestão de Traduções.

Cada um dos fluxos de trabalho acima indicados pode ser personalizado de várias formas para a organização em questão. Por exemplo, quando adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para o disponibilizar para utilização em documentos ou itens, é possível personalizar as listas de tarefas e as listas de histórico onde estejam armazenadas informações sobre o fluxo de trabalho.

Quando um utilizador do site inicia um fluxo de trabalho num documento ou item, tem a opção de continuar a personalizar o fluxo de trabalho, especificando a lista de participantes, uma data para conclusão e instruções de tarefas. Consulte hiperligações para mais informações sobre como trabalhar com os fluxos de trabalho predefinidos acima descritos na secção Consulte Também.

Suporte para fluxos de trabalho personalizados

Embora os fluxos de trabalho predefinidos disponíveis no Office SharePoint Server 2007 possam ser personalizados de modo a dar resposta a diferentes necessidades, a organização pode optar por conceber e estruturar fluxos de trabalho exclusivos dos processos empresariais da organização em questão. Os fluxos de trabalho podem ser tão simples ou tão complexos conforme o requeiram os processos empresariais. Os programadores podem criar fluxos de trabalho iniciados por pessoas que utilizam um site ou podem criar fluxos de trabalho que se iniciam automaticamente com base num evento, como quando um item de lista é criado ou alterado. Se a organização tiver desenvolvido e implementado fluxos de trabalho personalizados, estes fluxos de trabalho podem estar disponíveis a par dos fluxos de trabalho predefinidos supracitados ou em vez destes.

Existem duas maneiras de criar fluxos de trabalho personalizados para o Office SharePoint Server 2007:

• Os programadores de software profissionais podem criar fluxos de trabalho utilizando o Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation   Estes fluxos de trabalho contêm código personalizado e actividades de fluxo de trabalho. Depois de um programador profissional criar fluxos de trabalho personalizados, um administrador do servidor pode implementá-los em vários sites.
• Os designers da Web podem criar fluxos de trabalho sem código para utilização numa lista ou biblioteca específica utilizando um programa de design da Web como o Microsoft Office SharePoint Designer 2007   Estes fluxos de trabalho são criados a partir de uma lista de actividades de fluxos de trabalho disponíveis, sendo que o designer da Web que cria o fluxo de trabalho pode implementar os fluxos de trabalho directamente na lista ou biblioteca em que serão utilizados.

Se pretende desenvolver um fluxo de trabalho personalizado, contacte o administrador do site para obter informações sobre quais os recursos que podem ser disponibilizados na organização. Para mais informações sobre como desenvolver fluxos de trabalho personalizados para o Office SharePoint Server 2007, consulte o Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, disponível no SharePoint Server 2007 Developer Portal no MSDN.

Passos envolvidos na utilização de fluxos de trabalho

A utilização de um fluxo de trabalho num documento ou item de lista envolve vários passos. Cada passo pode ser efectuado por pessoas em diferentes funções. Por exemplo, um administrador do site pode disponibilizar um fluxo de trabalho para utilização numa biblioteca de documentos, um criador de conteúdos pode começar um fluxo de trabalho ou modificar um fluxo de trabalho em curso e uma terceira pessoa (por exemplo, um revisor de documento ou um aprovador) pode concluir a tarefa do fluxo de trabalho.

Adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes de um fluxo de trabalho poder ser utilizado, terá de ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para poder ser disponibilizado para documentos ou itens num local específico. É necessário ter a permissão (permissões: definições específicas de segurança que permitem um acesso restrito a um determinado item, lista, biblioteca ou site.) Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maior parte dos casos, são os administradores do site ou indivíduos que giram listas ou bibliotecas específicas que concluem esta tarefa.

A disponibilidade de um fluxo de trabalho num site varia, dependendo do local onde está adicionado:

• Se adicionar um fluxo de trabalho directamente numa lista ou biblioteca, só estará disponível para itens nessa lista ou biblioteca.
• Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site adicionada a uma lista ou biblioteca específica), este só estará disponível para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específica a que esse tipo de conteúdo está associado.
• Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para todos os itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas a que tenha sido adicionada uma instância desse tipo de conteúdo de site. Se pretende que um fluxo de trabalho esteja amplamente disponível em listas ou bibliotecas de uma colecção de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a forma mais eficaz de conseguir este resultado será adicionar esse fluxo de trabalho directamente num tipo de conteúdo de site.

Ao adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, poderá personalizar o fluxo de trabalho quanto à respectiva localização específica, definindo várias opções:

• Nome desta instância do fluxo de trabalho
• A lista de tarefas onde as tarefas relacionadas com o fluxo de trabalho estão armazenadas
• A lista de histórico que regista todos os eventos relacionados com o fluxo de trabalho
• Como pretende que o fluxo de trabalho seja iniciado
• Opções adicionais específicas ao fluxo de trabalho individual, por exemplo, o modo como as tarefas são encaminhadas aos participantes, que circunstâncias concluem o fluxo de trabalho e quais as acções que ocorrem depois de o fluxo de trabalho ser concluído

Ao adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, torna-o disponível para documentos ou itens numa localização específica, não inicia o fluxo de trabalho. Encontre hiperligações para mais informações sobre como adicionar fluxos de trabalho a listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo na secção Consulte Também.

Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item

Depois de um fluxo de trabalho ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo e, assim, ser disponibilizado para utilização, é possível iniciar este fluxo de trabalho num documento ou item (se o fluxo de trabalho estiver configurado para permitir o respectivo início manual). Para iniciar um fluxo de trabalho, seleccione o fluxo de trabalho pretendido na lista de fluxos de trabalho disponíveis para o documento ou item. Se necessário, poderá também necessitar de preencher um formulário com as informações que o fluxo de trabalho requer. Dependendo do modo como o fluxo de trabalho foi estruturado e configurado, o utilizador poderá ter a opção de continuar a personalizar o fluxo de trabalho quando o inicia num documento ou item, personalizando opções como participantes, a data para conclusão e instruções de tarefas.

Modificar um fluxo de trabalho em curso

Depois de um fluxo de trabalho ser iniciado num item, poderá ter de efectuar alterações ao comportamento do fluxo de trabalho. Por exemplo, depois de se iniciar um fluxo de trabalho, a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho poderá ter de adicionar outros participantes. Ou um participante de fluxo de trabalho poderá ter de reatribuir a tarefa a outra pessoa ou requerer uma alteração ao documento ou ao item que é foco deste fluxo de trabalho. Pode modificar alguns dos fluxos de trabalho predefinidos incluídos no Office SharePoint Server 2007 enquanto o fluxo de trabalho está em curso. Se a organização tiver desenvolvido e implementado fluxos de trabalho personalizados, é possível que sejam permitidas alterações a fluxos de trabalho em curso.

Concluir tarefas de fluxo de trabalho

Qualquer evento de fluxo de trabalho que requeira interacção humana é representado por uma tarefa do fluxo de trabalho. Quando um fluxo de trabalho atribui uma tarefa a um participante do fluxo de trabalho, o destinatário da tarefa pode concluir a tarefa ou solicitar alterações ao próprio fluxo de trabalho, editando o formulário de tarefas do fluxo de trabalho. No Office SharePoint Server 2007, os participantes do fluxo de trabalho podem concluir tarefas de fluxos de trabalho no site do SharePoint ou directamente num programa cliente que faça parte do Office 2007. Quando um participante do fluxo de trabalho conclui uma tarefa do fluxo de trabalho ou solicita uma alteração ao fluxo de trabalho, faz com que o servidor mova o fluxo de trabalho para o passo relevante seguinte.

Rastrear o estado de fluxos de trabalho

os proprietários e participantes de fluxos de trabalho podem acompanhar o progresso de um fluxo de trabalho, verificando a página de estado associada ao fluxo de trabalho. A página de estado inclui informações de estado sobre tarefas pendentes de fluxo de trabalho e inclui informações de histórico relevantes para o fluxo de trabalho.

O Office SharePoint Server 2007 também inclui ferramentas de relatório que fornecem uma análise adicional do histórico do fluxo de trabalho. As organizações podem utilizar esta análise para localizar estrangulamentos em processos ou para determinar se um grupo está a cumprir os objectivos de desempenho num determinado processo empresarial. O Office SharePoint Server 2007 inclui vários relatórios predefinidos do Microsoft Office Excel, que podem ser utilizados com qualquer fluxo de trabalho. Adicionalmente, as informações de histórico do fluxo de trabalho estão disponíveis como uma origem de dados de lista do SharePoint que podem ser utilizada e analisada noutros programas como o Microsoft Office Visio 2007, o Microsoft Office Access 2007 ou soluções personalizadas de monitorização de processos empresariais.