Mostrar tudo

Ocultar tudo

Os sites tornam-se difíceis de manter, desactualizados e menos úteis quando demasiadas pessoas acedem ao site para coisas diferentes. Por exemplo, se o mesmo site for utilizado para controlar clientes, armazenar políticas de empresa e partilhar documentos sobre produtos em desenvolvimento, então o site será muito mais difícil de organizar e poderá tornar-se rapidamente desorganizado. Por outro lado, se existirem demasiados sites, poderá ser difícil localizar a informação necessária.

Determinar o número de sites e colecções de sites

Decidir utilizar colecções de sites ou subsites

Estruturar a hierarquia do site

Monitorizar a utilização do site

Gerir Web sites não utilizados

Determinar o número de sites e colecções de sites

Vários factores formam a decisão sobre quantos sites e colecções de sites são necessários, como, por exemplo:

• Quantas pessoas estão a utilizar os sites.
• De que modo as pessoas que utilizam os sites estão relacionadas entre si ou interagem entre si.
• De que modo as pessoas utilizarão o site.
• Que tipo de conteúdo é previsível armazenar nos sites.
• Qual o nível de complexidade das informações que está a tentar organizar.

Deverá determinar a lista de objectivos e utilizadores do site e decidir quantos sites individuais são necessários.

Decidir utilizar colecções de sites ou subsites

Deverá optar por criar os sites como Web sites de nível superior em colecções de sites separadas ou como subsites na mesma colecção de sites. Esta decisão é baseada em quanto os sites têm em comum entre si, se pretende a capacidade de os gerir individualmente e se pretende que os sites partilhem elementos, como, por exemplo, navegação ou procura.

Numa colecção de sites, todos os sites podem utilizar os mesmos elementos que se seguem:

• Barras de navegação (barra de hiperligações superior e barra de navegação de trilho)
• Tipos de conteúdo
• Fluxos de trabalho
• Grupos de segurança
• Campos de pesquisa em várias listas
• Âmbito da procura
• Conjunto de funcionalidades

Opte por Web sites de nível superior em colecções de sites separadas quando pretender efectuar o seguinte:

• Separar a segurança para diferentes sites.

 Nota    Embora seja possível ter permissões exclusivas para um subsite, poderá pretender por vezes que os dois sites não tenham quaisquer utilizadores e permissões em comum. Nesses casos, deverá utilizar colecções de sites separadas.

• Mover a colecção de sites para uma base de dados diferente no futuro.
• Criar uma cópia de segurança ou restaurar apenas esse site.
• Limitar o âmbito de um fluxo de trabalho apenas a esse site.
• Utilizar quotas para gerir separadamente a quantidade de espaço ocupado por cada site.
• Descentralizar a administração e fazer com que os administradores das colecções de sites efectuem tarefas como aprovar pedidos de acesso ou confirmar a utilização do site.

Opte por subsites na mesma colecção de sites quando pretender efectuar o seguinte:

• Partilhar navegação entre sites.
• Fazer com que os subsites herdem permissões de sites principais.
• Partilhar listas entre sites.
• Partilhar elementos de estrutura (como, por exemplo, temas ou estilos) entre sites.

Estruturar a hierarquia do site

Geralmente, os Web sites existem numa hierarquia. No topo da hierarquia, encontra-se um Web site de nível superior. Sob este site de nível superior, poderão existir vários subsites (incluindo sites de Área de Trabalho de Documentos e sites de Área de Trabalho de Reunião), podendo cada subsite conter outros subsites. A totalidade da estrutura de um Web site de nível superior e todos os respectivos subsites dão pelo nome de colecção de sites.

É possível utilizar uma ferramenta de planeamento de sites compatível com o Windows SharePoint Services, tais como por exemplo, o modelo de software de desenho e criação de diagramas do Microsoft Office Visio, ou outro método para criar um diagrama de hierarquia de sites, incluindo todas as colecções de sites, Web sites de nível superior e subsites necessários.

Monitorizar a utilização do site

Se pretender saber que tipo de impacto um Web site tem, será necessário controlar quantos utilizadores visitam o site, o tipo e número de acessos que o site recebe e outras informações relativas à utilização do site. Os relatórios de resumo e de utilização detalhada fornecem informações como as que se seguem:

• Número de acessos por página
• Número de utilizadores únicos
• Informações sobre browsers e sistemas operativos
• Domínios e URLs de referência

O controlo das informações de utilização poderá revelar-se útil para identificar que conteúdo num site está a ser intensamente utilizado (devendo por conseguinte ser mantido) e que conteúdo não está a ser intensamente utilizado (podendo ser uma hipótese de arquivo). Para além das estatísticas de utilização do site, é possível controlar quanto espaço de armazenamento o site está a ocupar e o nível de actividade que o site está a gerar. O Windows SharePoint Services 3.0 reúne estas informações como parte do controlo de quotas dos sites.

Como proprietário de um site, é possível manter o controlo sobre recursos de servidor e monitorizar cuidadosamente áreas, como, por exemplo, o espaço de armazenamento, verificando as quotas (quota: valor que limita a quantidade de arquivo ou o número de utilizadores de um Web site.) que foram definidas para os sites.

Para ajudar a gerir recursos de site e servidor, um administrador do computador servidor local pode especificar quotas que sejam utilizadas para limitar a quantidade de espaço de armazenamento disponível num site e o número de utilizadores que são adicionados a uma colecção de sites. Estas quotas ajudam a garantir que um site não consegue gastar recursos suficientes para que os outros sites deixem de conseguir funcionar.

O administrador do servidor pode utilizar bloqueios para impedir que os sites excedam os limites de quotas de armazenamento e para bloquear todos os utilizadores de aceder a um site, se necessário.

Um site pode ser automaticamente bloqueado quando o site exceder a quota máxima de armazenamento. O administrador do servidor pode também bloquear um site manualmente se, por exemplo, o site estiver a violar as políticas de utilização do site. Dependendo do tipo de bloqueio, o resultado de um site bloqueado é diferente:

• Quando um site é bloqueado por exceder um limite de quota de armazenamento, os utilizadores que tentarem carregar novo conteúdo verão um erro de disco cheio.
• Quando um site é bloqueado manualmente, os utilizadores que tentarem visualizar o site verão uma mensagem de acesso negado.

Os administradores de site não podem desbloquear sites de forma autónoma se os sites forem bloqueados por excederem os limites de quotas. Apenas um administrador de servidor pode eliminar um bloqueio manual. Para obter mais informações sobre valores e dados de quotas actuais do site, contacte o administrador do servidor.

Gerir Web sites não utilizados

Para controlar o número de Web sites não utilizados no servidor, poderão ser enviados avisos para os proprietários de colecções de sites pedindo-lhes para confirmar se as respectivas colecções de sites estão a ser utilizadas. As colecções de sites não confirmadas poderão ser igualmente eliminadas de forma automática. Esta funcionalidade pode ser activada e configurada na Administração Central.

A confirmação de utilização é semelhante aos alertas. Quando uma colecção de sites é criada, o site é adicionado à base de dados e é registado como um site activo. Após um período de tempo especificado, é enviada uma notificação por correio electrónico para o proprietário da colecção de sites pedindo ao proprietário para confirmar novamente ou eliminar a colecção de sites não utilizada. A notificação por correio electrónico contém ligações para confirmar que uma colecção de sites está activa ou para eliminar uma colecção de sites. Após uma notificação por correio ser enviada para o proprietário da colecção de sites, existem três resultados possíveis:

• Se o site estiver a ser utilizado, o proprietário da colecção de sites confirma que a colecção de sites está activa e a colecção de sites é preservada. Quando o proprietário clicar na ligação de confirmação, a data de certificação do site é renovada.
• Se a colecção de sites não estiver a ser utilizada, o proprietário poderá eliminar a colecção de sites seguindo as instruções na notificação por correio electrónico ou poderá não fazer nada. O proprietário continua a receber notificações periódicas por correio electrónico de acordo com o intervalo especificado pelo administrador do servidor até o proprietário confirmar que a colecção de sites está a ser utilizada ou eliminar a colecção de sites.
• Se a colecção de sites não estiver a ser utilizada e o administrador do servidor tiver activado a funcionalidade de eliminação automática, as notificações por correio electrónico serão enviadas para o proprietário da colecção de sites um número específico de vezes. Se o proprietário da colecção de sites não confirmar a utilização da colecção de sites, a colecção de sites será automaticamente eliminada.

As melhores práticas que se seguem são recomendadas para impedir a eliminação automática de um site:

• Exija um contacto secundário quando os utilizadores criarem colecções de sites.

  Por predefinição, o criador da colecção de sites está listado como proprietário da colecção de sites. Dependendo da configuração, o utilizador deverá também especificar um contacto secundário para a colecção de sites. As notificações de confirmação são enviadas automaticamente para o proprietário da colecção de sites e para o contacto secundário, se existir.

• Mantenha a organização informada sobre férias e licenças por ausência.

  Por exemplo, se o proprietário de uma colecção de sites estiver indisponível durante quatro semanas e o administrador do servidor tiver definido a eliminação de colecções de sites após quatro confirmações semanais não respondidas, o site poderá ser eliminado sem que seja dada ao proprietário a possibilidade de confirmar a utilização.

• Certifique-se de que existe um agendamento regular para criar cópias de segurança de colecções de sites de forma regular, de modo a que seja possível restaurar uma cópia recente se uma colecção de sites for involuntariamente eliminada.