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Um site de Área de Trabalho de Documentos ajuda a coordenar o desenvolvimento de um ou mais documentos relacionados com outras pessoas. O site oferece ferramentas para partilhar e actualizar ficheiros e para manter as pessoas informadas sobre o estado desses mesmos ficheiros.

Descrição geral

Criar um site de Área de Trabalho de Documentos a partir de um documento numa biblioteca

Criar um site de Área de Trabalho de Documentos vazio

Adicionar um documento

Adicionar um utilizador

Adicionar uma tarefa

Adicionar um anúncio

Adicionar uma ligação à lista Hiperligações

Criar um alerta de correio electrónico para uma tarefa

Publicar um documento numa biblioteca a partir de um site de Área de Trabalho de Documentos

Eliminar um site de Área de Trabalho de Documentos

Descrição geral

Utilizando um site de Área de Trabalho de Documentos, os utilizadores podem coordenar o desenvolvimento de um ou mais documentos relacionados. O site oferece ferramentas para partilhar e actualizar ficheiros e para manter as pessoas informadas sobre o estado desses mesmos ficheiros. Os utilizadores podem trabalhar em conjunto num site de Área de Trabalho de Documentos para desenvolver um documento das seguintes formas:

• Trabalhar directamente na cópia localizada no site de Área de Trabalho de Documentos
• Trabalhar numa cópia local e actualizar a cópia regularmente no site de Área de Trabalho de Documentos

Os utilizadores da área de trabalho podem também utilizar um site de Área de Trabalho de Documentos para publicar anúncios, atribuir tarefas, partilhar ligações importantes e receber alertas sobre alterações do conteúdo do site. É possível criar um site de Área de Trabalho de Documentos para um projecto a curto prazo e eliminar o site quando o projecto terminar ou manter o site permanentemente.

 Nota    Por predefinição, os proprietários de site possuem o nível de permissão necessário para criar sites de Área de Trabalho de Documentos num site existente. Se o utilizador for o proprietário de um site e pretender permitir a outros membros do site a criação de sites de Área de Trabalho de Documentos, poderá conceder a permissão para criar sites ao grupo (grupo do SharePoint: grupo de utilizadores que pode ser criado num site do SharePoint para gerir permissões no site e para fornecer uma lista de distribuição de correio electrónico para utilizadores do site. Um grupo pode ser utilizado por muitos sites numa colecção de sites.) do Microsoft Windows SharePoint Services a que os membros de equipa pertencem.

Criar um site de Área de Trabalho de Documentos a partir de um documento numa biblioteca

É possível criar um novo site de Área de Trabalho de Documentos a partir de um documento que já se encontre numa biblioteca no site. Dependendo do programa, poderá ser também possível criar um novo site de Área de Trabalho de Documentos num programa que seja compatível com o Microsoft Windows SharePoint Services, como, por exemplo, o Microsoft Office Word 2007. Para obter mais informações, consulte a Ajuda nesse programa.

1. Abra a biblioteca de documentos em que o documento está armazenado.
2. Aponte para o nome do documento, clique na seta que surgir, aponte para Enviar Para e, em seguida, clique em Criar Área de Trabalho de Documentos.

    Nota    Se a opção Criar Área de Trabalho de Documentos não estiver disponível, não terá a permissão de criar uma área de trabalho nesse site. Peça ao proprietário do site para lhe dar esta permissão ou para criar o site de área de trabalho de documentos por si.

3. Clique em OK.

Criar um site de Área de Trabalho de Documentos vazio

Se pretender criar um site de Área de Trabalho de Documentos, mas não pretender baseá-lo num documento existente numa biblioteca, é possível criar um site de Área de Trabalho de Documentos e adicionar um ou mais documentos posteriormente.

1. Abra o site em que pretende criar um site de Área de Trabalho de Documentos.
2. Clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Criar na página Todo o Conteúdo do Site.

   Sugestão  Na maior parte dos casos, pode utilizar o menu Acções do Site em vez de concluir este passo.

    Nota    Poderá ser necessário pedir ao proprietário do site para conceder a permissão de criar um site de Área de Trabalho de Documentos.

3. Na lista Páginas Web, clique em Sites e Áreas de Trabalho.
4. Introduza as informações sobre o site de Área de Trabalho de Documentos que pretende criar, como, por exemplo, o título e a última parte do endereço do Web site.
5. Na secção Selecção de Modelo, clique no separador Colaboração e, em seguida, clique em Área de Trabalho de Documentos.
6. Na secção Permissões, efectue um dos seguintes procedimentos:
   • Se pretender que todos os membros do site principal sejam membros desta área de trabalho, clique em Utilizar as mesmas permissões que o site principal.
   • Se pretender que apenas um conjunto específico de pessoas sejam membros desta área de trabalho, clique em Utilizar permissões exclusivas.
7. Se pretender que a barra de hiperligações superior do site principal surja nas páginas deste novo site, verifique se Utilizar a barra de hiperligações superior do site principal está seleccionado na secção Herança de Navegação.
8. Clique em Criar.

Adicionar um documento

Independentemente de ser criado um site de Área de Trabalho de Documentos a partir de um documento existente ou um site de Área de Trabalho de Documentos vazio, é possível adicionar novos documentos ao site de Área de Trabalho de Documentos em qualquer altura.

1. Na home page do site de Área de Trabalho de Documentos, clique em Documentos Partilhados.
2. Efectue um dos seguintes passos:
   • Para criar e adicionar um novo documento, clique em Novo.
   • Para adicionar um documento existente, clique em Carregar e, em seguida, clique em Procurar para localizar o ficheiro que pretende adicionar. Seleccione o ficheiro e, em seguida, clique em Abrir. Se um documento com o mesmo nome de ficheiro já existir na biblioteca e não pretender substituir o documento existente, desmarque a caixa de verificação Substituir ficheiros existentes.
3. Clique em OK.

Sugestão  É igualmente possível adicionar uma cópia ligada de um documento de outra biblioteca à biblioteca Documentos Partilhados do site de Área de Trabalho de Documentos criando um destino Enviar Para. Quando o documento original ou a cópia ligada for actualizada, será facilmente possível actualizar a cópia na outra localização. É possível encontrar mais ligações para obter mais informações sobre adicionar cópias ligadas de documentos a outras bibliotecas na secção Consulte Também.

Adicionar um utilizador

Para adicionar utilizadores a um site de Área de Trabalho de Documentos, é necessário ter permissão para adicionar membros ao site principal ou ao site de Área de Trabalho de Documentos. Se não for possível adicionar utilizadores ao site de Área de Trabalho de Documentos, contacte o proprietário do site principal.

1. Na home page do site de Área de Trabalho de Documentos, na lista Membros, clique no nome do grupo ao qual pretende adicionar um utilizador.
2. No menu Novo, clique em Adicionar Utilizadores.
3. Na secção Adicionar Utilizadores, escreva o nome, nome do grupo ou endereço de correio electrónico do utilizador ou grupo que pretende adicionar. Se for adicionado mais do que um utilizador, separe cada um dos nomes com um ponto e vírgula (;). É igualmente possível clicar em Procurar para procurar e seleccionar a pessoa a partir do directório.
4. Na secção Conceder Permissão, clique no grupo ao qual pretende adicionar o utilizador.
5. Clique em OK.

Adicionar uma tarefa

É possível utilizar a lista Tarefas no site de Área de Trabalho de Documentos para atribuir itens de trabalho a si próprio ou a outros membros da área de trabalho. Em seguida, os membros podem actualizar e partilhar o estado das respectivas tarefas atribuídas de forma fácil. Utilizando a lista Tarefas, é possível definir prioridade e datas de conclusão para tarefas, bem como estados de tarefa e percentagem de conclusão. Enquanto proprietário do site de Área de Trabalho de Documentos, é igualmente possível adicionar campos personalizados à lista Tarefas, tal como é efectuado com qualquer outra lista num site do SharePoint. É possível encontrar hiperligações para mais informações sobre como personalizar listas na secção Consulte Também.

1. Na home page do site de Área de Trabalho de Documentos, em Tarefas, clique em Adicionar nova tarefa.
2. Introduza um nome para a tarefa na caixa Título.
3. Na lista Prioridade, clique na prioridade da tarefa.
4. Na lista Estado, clique no estado da tarefa.
5. Para atribuir a tarefa a alguém, efectue um dos seguintes procedimentos na secção Atribuído a:
   • Escreva o endereço de correio electrónico da pessoa a quem pretende atribuir a tarefa.
   • Escreva o nome completo da pessoa a quem pretende atribuir a tarefa e, em seguida, clique em Verificar Nomes. Se a pessoa for encontrada no directório, o nome é resolvido para o respectivo endereço de correio electrónico. Se a pessoa não for encontrada no directório, é apresentada a mensagem Não foi encontrada uma correspondência exacta.
   • Clique em Procurar para procurar e seleccionar a pessoa a partir do directório.
6. Quando tiver concluído, clique em OK.
7. Se for necessário, escreva uma breve descrição da tarefa na caixa Descrição.
8. Na caixa Data de Início, introduza a data em que a tarefa tem início.
9. Na caixa Data de Conclusão, introduza a data em que a tarefa tem de estar concluída.
10. Clique em OK.

Adicionar um anúncio

Utilize a lista Anúncios para publicar mensagens importantes sobre o projecto para membros de equipa, como, por exemplo, prazos e alterações dos materiais a entregar, apresentações a novos membros de equipa e outras informações.

1. Na home page do site de Área de Trabalho de Documentos, clique em Adicionar novo anúncio.
2. Na caixa Título, escreva um título para o anúncio.
3. Na caixa Corpo, escreva o texto do anúncio.
4. Se pretende que o anúncio expire automaticamente após uma determinada data, introduza a data na caixa Expira a.
5. Clique em OK.

Adicionar uma ligação à lista Hiperligações

É possível utilizar a lista Hiperligações para partilhar ligações úteis para membros de equipa. A lista proporciona um acesso rápido e fácil a informações e recursos relacionados, como, por exemplo, outros Web sites.

1. Na home page do site de Área de Trabalho de Documentos, clique em Adicionar nova hiperligação.
2. Na secção URL, introduza o endereço da página Web ou outro tipo de recurso ao qual pretenda criar uma ligação e, em seguida, introduza uma descrição para a hiperligação.

    Nota    O texto que introduzir na caixa Escreva a descrição aparece como nome da hiperligação na lista Hiperligações. Pode incluir notas sobre a hiperligação na secção Notas, mas estas informações não são apresentadsa na vista predefinida da lista Hiperligações que é apresentada na home page do site de Área de Trabalho de Documentos.

3. Clique em OK.

Criar um alerta de correio electrónico para uma tarefa

Após as tarefas serem criadas e atribuídas a membros da área de trabalho, é possível optar por receber alertas de correio electrónico com notificações sobre quaisquer alterações a itens na lista Tarefas. Os membros podem também criar os seus próprios alertas para receberem uma notificação por correio electrónico sobre alterações a outros itens com interesse para esses mesmos utilizadores.

 Nota    Apenas é possível criar alertas de correio electrónico para tarefas se o administrador do servidor tiver permitido ao servidor a executar o Windows SharePoint Services enviar mensagens de correio electrónico.

1. Na home page do site de Área de Trabalho de Documentos, clique em Tarefas.

   Se a lista Tarefas não for apresentada na home page, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Tarefas.

2. No menu Acções, clique em Alertar-me.
3. Na secção Título do Alerta, escreva um nome para o alerta.
4. Na secção Enviar Alertas para, o seu nome está incluído por predefinição na caixa Utilizadores. Pode enviar alertas para outros membros adicionando os respectivos membros à caixa Utilizadores, separando-os com ponto e vírgula (;).
5. Na secção Tipo de Alteração, seleccione o tipo de alterações dos quais pretende ser alertado.
6. Na secção Enviar Alertas para Estas Alterações, seleccione um filtro para receber alterações com base em determinados critérios.

   Sugestão  Também pode optar por receber alertas para itens apresentados numa vista específica da lista Tarefas.

7. Na secção Quando Enviar Alertas, seleccione a frequência com que pretende receber os alertas.
8. Clique em OK.

Publicar um documento numa biblioteca a partir de um site de Área de Trabalho de Documentos

Se um site de Área de Trabalho de Documentos for baseado num documento existente que tenha sido armazenado numa biblioteca, é possível actualizar a cópia original com alterações efectuadas na cópia do documento no site de Área de Trabalho de Documentos.

1. No site de Área de Trabalho de Documentos, abra a biblioteca que contém o documento.
2. Aponte para o nome do documento, clique na seta que surgir, aponte para Enviar Para e, em seguida, clique em Publicar na Localização de Origem.

Eliminar um site de Área de Trabalho de Documentos

Após o projecto de documentação estar concluído e as versões finais dos documentos serem movidas para outras localizações, é possível optar por eliminar o site de Área de Trabalho de Documentos. Para eliminar o site, é necessário ter o nível de permissão Controlo Total. Por predefinição, os proprietários de site possuem este nível de permissão.

Importante  Certifique-se de que todos os documentos são publicados noutra localização antes de um site de Área de Trabalho de Documentos ser eliminado. Quando um site de Área de Trabalho de Documentos é eliminado, todos os documentos, bibliotecas, listas e dados de lista, definições do site, informações de segurança e níveis de permissão contidos no site de Área de Trabalho de Documentos são permanentemente destruídos.

1. Na home page do site, clique no menu Acções do Site e, em seguida, clique em Definições do Site.

    Nota    Num site em que o menu Acções do Site está personalizado, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique nas definições que pretende ver.

2. Na coluna Administração de Sites, clique em Eliminar este site.
3. Clique em Eliminar e, em seguida, clique em OK para confirmar que pretende eliminar o site.