Os fluxos de trabalho têm de ser adicionados a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para serem disponibilizados para utilização em documentos ou itens.

Quais os tipos de fluxo de trabalho disponíveis?

Como a associação de fluxos de trabalho afecta a disponibilidade do fluxo de trabalho

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Quais os tipos de fluxo de trabalho disponíveis?

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui vários fluxos de trabalho predefinidos, concebidos para suportarem processos empresariais comuns, mas a organização do utilizador também pode criar e implementar fluxos de trabalho personalizados.

Fluxos de trabalho predefinidos

Os fluxos de trabalho predefinidos do Office SharePoint Server 2007 abordam diversos processos empresariais comuns. Se estes fluxos de trabalho estiverem activados para a colecção de sites do utilizador, poderá adicionar os fluxos de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Vários dos fluxos de trabalho predefinidos, tais como fluxos de trabalho de Aprovação, de Recolha de Comentários e de Recolha Assinaturas, são pré-associados ao tipo de conteúdo, o que significa ficam automaticamente disponíveis nas bibliotecas de documentos.

Para mais informações sobre como trabalhar com cada um destes fluxos de trabalho predefinidos, consulte as hiperligações na secção Consulte também.

Fluxos de trabalho personalizados

Se a organização necessitar de fluxos de trabalho adicionais, estes têm de estar instalados e activados para o site por um administrador de servidor.

Existem duas maneiras de criar fluxos de trabalho personalizados para o Office SharePoint Server 2007:

• Os programadores de software profissionais podem criar fluxos de trabalho utilizando o Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation   Estes fluxos de trabalho contêm código personalizado e actividades de fluxo de trabalho. Depois de um programador profissional criar fluxos de trabalho personalizados, um administrador do servidor pode implementá-los em vários sites.
• Os designers da Web podem criar fluxos de trabalho sem código para utilização numa lista ou biblioteca específica utilizando um programa de design da Web como o Microsoft Office SharePoint Designer 2007   Estes fluxos de trabalho são criados a partir de uma lista de actividades de fluxos de trabalho disponíveis, sendo que o designer da Web que cria o fluxo de trabalho pode implementar os fluxos de trabalho directamente na lista ou biblioteca em que serão utilizados.

Como a associação de fluxos de trabalho afecta a disponibilidade do fluxo de trabalho

Embora um fluxo de trabalho sem código, criado no Microsoft Office SharePoint Designer 2007, possa ser implementado directamente na lista ou biblioteca onde será utilizado, qualquer fluxo de trabalho personalizado instalado no servidor tem de ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para o disponibilizar para documentos ou itens numa determinada localização. É necessário ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. na maior parte dos casos, os administradores do site ou indivíduos que giram listas ou bibliotecas específicas concluem esta tarefa.

A disponibilidade de um fluxo de trabalho num site varia, dependendo do local onde está adicionado:

• Se adicionar um fluxo de trabalho directamente numa lista ou biblioteca, só estará disponível para itens nessa lista ou biblioteca.
• Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site adicionada a uma lista ou biblioteca específica), este só estará disponível para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específica a que esse tipo de conteúdo está associado.
• Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para todos os itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas a que tenha sido adicionada uma instância desse tipo de conteúdo de site. Se pretende que um fluxo de trabalho esteja amplamente disponível em listas ou bibliotecas de uma colecção de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a forma mais eficaz de conseguir este resultado será adicionar esse fluxo de trabalho directamente num tipo de conteúdo de site.

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes de tentar adicionar um fluxo de trabalho, contacte o administrador do servidor para determinar quais os fluxos de trabalho instalados e activados para o site. Para mais informações sobre como adicionar ou alterar um dos fluxos de trabalho predefinidos incluídos no Office SharePoint Server 2007, consulte as hiperligações na secção Consulte Também.

Ao adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, poderá personalizar o fluxo de trabalho quanto à respectiva localização específica, definindo várias opções:

• Nome desta instância do fluxo de trabalho
• A lista de tarefas onde as tarefas relacionadas com o fluxo de trabalho estão armazenadas
• A lista de histórico que regista todos os eventos relacionados com o fluxo de trabalho
• Como pretende que o fluxo de trabalho seja iniciado
• Opções adicionais específicas ao fluxo de trabalho individual (Por exemplo: modo como as tarefas são encaminhadas aos participantes, que circunstâncias concluem o fluxo de trabalho e quais as acções que ocorrem depois de o fluxo de trabalho ser concluído com êxito.)

Para adicionar um novo fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo ou para alterar as definições de um fluxo de trabalho que já está associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, siga os mesmos passos.

1. Para abrir a página Adicionar um Fluxo de Trabalho ou Alterar um Fluxo de Trabalho da lista, da biblioteca ou do tipo de conteúdo em que pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho, efectue um dos seguintes procedimentos:
   • Para uma lista ou biblioteca:
     1. Abra a lista ou biblioteca em que pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.
     2. No menu Definições, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

        Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

     3. Em Permissões e Gestão, clique em Definições do fluxo de trabalho.
   • Para um tipo de conteúdo de lista:
     1. Abra a lista ou biblioteca que contém a instância do tipo de conteúdo de lista em que pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.
     2. No menu Definições, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

        Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

     3. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo.

         Nota    Se a lista ou biblioteca não estiver configurada de forma a permitir vários tipos de conteúdo, a secção Tipos de Conteúdo não aparecerá na página Personalizar da lista ou biblioteca.

     4. Em Definições, clique em Definições do fluxo de trabalho.
   • Para um tipo de conteúdo de site:
     1. Na home page do colecção de sites, no menu Acções do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
     2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.
     3. Clique no nome do tipo de conteúdo de site em que pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Definições do fluxo de trabalho.

    Nota    Se já foram adicionados fluxos de trabalho ao tipo de lista, biblioteca ou conteúdo, este passo levará o utilizador directamente para a página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho e terá de clicar em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se não tiverem sido adicionados fluxos de trabalho ao tipo de lista, biblioteca ou conteúdo, este passo levará o utilizador directamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

2. Na página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho ou clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.
3. Efectue um dos seguintes procedimentos:
   • Se estiver a adicionar um fluxo de trabalho, na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na secção Fluxo de Trabalho, clique no nome do modelo do fluxo de trabalho que pretende utilizar.
   • Se estiver a alterar as definições de um fluxo de trabalho, na página Alterar um Fluxo de Trabalho, altere as definições que pretende alterar conforme os seguintes passos.
4. Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.
5. Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho.

    Notas 

   • Pode utilizar a lista Tarefas predefinida ou criar uma nova. Se utilizar a lista Tarefas predefinida, os participantes no fluxo de trabalho poderão localizar e ver facilmente as respectivas tarefas de fluxo de trabalho, utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista Tarefas.
   • Se as tarefas deste fluxo de trabalho irão revelar dados sensíveis ou confidenciais que pretende manter separados da lista Tarefas geral, deverá criar uma nova lista de tarefas.
   • Se a organização tiver inúmeros fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho tiverem inúmeras tarefas, deverá criar uma nova lista de tarefas. Nesta situação, poderá ser melhor criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

6. Na secção Lista de Histórico, seleccione uma lista de histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. A lista de histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    Nota    Pode utilizar a lista predefinida Histórico ou pode criar uma nova. Se a organização dever ter vários fluxos de trabalho, poderá criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

7. Na secção Opções de Início, especifique como, onde ou por quem pode ser iniciado um fluxo de trabalho.

    Notas 

   • Poderão não estar disponíveis opções específicas se não foram suportadas pelo modelo de fluxo de trabalho seleccionado.
   • A opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão superior de um item só estará disponível se o suporte versões superior e inferiores estiver activado para a biblioteca e se for possível utilizar o modelo de fluxo de trabalho seleccionado para aprovação de conteúdo.

8. Se estiver a adicionar este fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, especifique se pretende adicionar este fluxo de trabalho a todos os tipos de conteúdo herdados deste tipo de conteúdo na secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites.

    Nota    A secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites aparece na página Adicionar um Fluxo de Trabalho apenas para tipos de conteúdo de sites.

9. Se existirem opções de personalização adicionais disponíveis para o fluxo de trabalho, clique em Seguinte e, em seguida, especifique as opções pretendidas na página Personalização do fluxo de trabalho.

   Para informações mais detalhadas sobre como personalizar cada um destes fluxos de trabalho predefinidos, consulte as hiperligações na secção Consulte também.

10. Se não existirem opções de personalização adicionais disponíveis para o fluxo de trabalho, clique em OK.