Este artigo apresenta-lhe o Microsoft Office SharePoint Server 2007 e descreve como o pode utilizar para obter um melhor controlo e conhecimentos aprofundados sobre o conteúdo, simplificar os processos empresariais e partilhar informações com outras pessoas na organização.

 Nota    Este artigo não descreve as funcionalidades do Office SharePoint Server 2007 que se destinam aos programadores ou profissionais de TI. Pode obter hiperligações para informações detalhadas sobre a administração do Office SharePoint Server 2007 ou expansão das respectivas funcionalidades na secção Consulte Também.

Descrição geral do Office SharePoint Server 2007

Relação do Office SharePoint Server 2007 com o Windows SharePoint Services

Colaboração

Pessoas e personalização

Procurar

Gestão de conteúdo

Processo empresarial e formulários

Business intelligence

Descrição geral do Office SharePoint Server 2007

O Office SharePoint Server 2007 é uma nova aplicação que faz parte do Microsoft Office system de 2007. A sua organização pode utilizá-la para facilitar a colaboração, fornecer funcionalidades de conteúdo, implementar processos empresariais e fornecer acesso às informações essenciais para os objectivos e processos da organização.

Ao utilizar modelos de site e outras funcionalidades no Office SharePoint Server 2007, pode criar de forma fácil e eficaz sites que suportem a publicação de conteúdo específico, gestão de conteúdo, gestão de registos ou necessidades de informações comerciais que a organização possa ter. Por exemplo, é possível criar sites a nível da empresa como, por exemplo, sites de portais organizacionais ou sites de acesso à Internet, ou sites especializados como, por exemplo, repositórios de conteúdo ou áreas de trabalho da reunião. Estes sites permitem-lhe colaborar e partilhar informações com outras pessoas, quer estas se encontrem dentro ou fora da organização. Além disso, pode utilizar o Office SharePoint Server 2007 para efectuar procuras efectivas de pessoas, documentos e dados, de forma a conceber e a participar em processos empresariais condicionados por formulários, bem como aceder e analisar grandes quantidades de dados de negócio.

Entre outras coisas, pode utilizar o Office SharePoint Server 2007 para:

• Colaborar de forma eficaz com outras pessoas na organização. Por exemplo, pode utilizar calendários para ver quando ocorrem os eventos da equipa ou utilizar bibliotecas de documentos para armazenar documentos da equipa, organizacionais ou com divisões. Também pode abordar questões utilizando blogues ou capturar e reter informações de Wikis, que são bases de dados de conhecimento geridas pelo utilizador.
• Criar sites pessoais, onde pode gerir e partilhar informações com outros utilizadores. Por exemplo, pode criar o seu próprio portal O Meu Site, onde poderá visualizar e gerir todos os documentos, tarefas, hiperligações, calendário do Microsoft Office Outlook 2007, colegas e outras informações pessoais a partir de uma localização central.
• Localizar pessoas, conhecimentos e dados nas aplicações de negócios. Por exemplo, ao procurar Os Meus Sites na intranet, poderá localizar alguém que possui uma aptidão ou interesse especial, mesmo que não saiba o respectivo nome. Também poderá localizar dados numa base de dados ou aplicação de negócio da empresa como, por exemplo, uma aplicação de Gestão das Relações com os Clientes (CRM, Customer Relationship Management).
• Gerir documentos, registos e conteúdo da Web. Por exemplo, a sua organização poderá desenvolver um processo para retirar ou expirar documentos após decorrer um determinado período de tempo.
• Alojar formulários comerciais baseados em XML integrados com bases de dados ou outras aplicações de negócios. Por exemplo, se trabalhar para um organismo governamental local, poderá conceber e permitir formulários de aplicações no Microsoft Office InfoPath 2007 e alojá-los no Office SharePoint Server 2007, de forma a que os utilizadores possam preencher formulários directamente num browser. Os dados introduzidos no formulário podem ser submetidos a uma base de dados na rede governamental.
• Publicar facilmente relatórios, listas e indicadores chave de desempenho (KPI, key performance indicator) ligando a aplicações de negócios como, por exemplo, SAP, Siebel e Microsoft SQL Server 2005.

Como o Office SharePoint Server 2007 funciona com programas no Microsoft Office System

O Office SharePoint Server 2007 foi concebido para funcionar eficientemente com outros programas e servidores no Microsoft Office system de 2007. A lista que se segue inclui exemplos possíveis.

• Se utilizar o Microsoft Office PowerPoint 2007, poderá criar uma biblioteca de diapositivos do PowerPoint que podem ser partilhados com outros utilizadores num site Office SharePoint Server 2007.
• Se utilizar o Microsoft Office Access 2007, poderá utilizar uma lista offline do SharePoint e utilizar as funcionalidades de relatório no Office Access 2007 para ver os dados e criar relatórios. Por exemplo, se estiver a viajar, poderá manter uma cópia local de uma lista do SharePoint no computador portátil, onde poderá editar e consultar a lista como se fosse qualquer outra tabela no Office Access 2007. Os formulários e relatórios que utilizam a lista do SharePoint são completamente interactivos  e o Office Access 2007 poderá sincronizar posteriormente a lista local com a lista online, quando colocar novamente o computador portátil online.
• Se utilizar o Office Outlook 2007, poderá utilizar bibliotecas de documentos offline. As pastas do SharePoint são apresentadas tal como qualquer outra pasta do Outlook.
• Se utilizar o Office InfoPath 2007, poderá conceber modelos de formulário compatíveis com o browser, publicá-los num site do Office SharePoint Server 2007 e permitir que sejam utilizados num browser.
• Se utilizar o Microsoft Office Excel 2007, poderá guardar folhas de cálculo num site do SharePoint, de modo a que os utilizadores possam aceder às mesmas utilizando um browser. Pode utilizar estas folhas de cálculo para manter e partilhar de forma eficiente uma versão central e actualizada, ao mesmo tempo que ajuda a proteger quaisquer informações proprietárias como, por exemplo modelos financeiros, incorporados na folha de cálculo.
• Se utilizar o Microsoft Office SharePoint Designer 2007, poderá personalizar sites e fluxos de trabalho do Office SharePoint Server 2007 com um ambiente WYSIWYG (what-you-see-is-what-you-get, aquilo que vê é aquilo que obtém) intuitivo. Pode personalizar sites do SharePoint para se adequarem às suas necessidades e definir requisitos de marca utilizando a tecnologia ASP.NET mais recente, normas Web estabelecidas como, por exemplo, o código XHTML (Extensible Hypertext Markup Language) e folhas de estilos em cascata (CSS, cascading style sheets). Por exemplo, se for um analista comercial, poderá ser-lhe pedido que crie e personalize um novo site do Office SharePoint Server 2007 que será utilizado para colaboração no desenvolvimento de casos práticos de clientes gravados em cassetes. Neste cenário, pode utilizar o Office SharePoint Designer 2007 para criar um novo site do Office SharePoint Server 2007 onde escritores, realizadores de vídeo e membros da equipa de marketing podem colaborar no desenvolvimento de casos práticos de vídeo.
• Em muitos programas do Office 2007, é possível actualizar as propriedades de um documento do servidor num Painel de Informações do Documento, que é apresentado como um conjunto de campos editáveis na parte superior de um documento. Por exemplo, num documento do Word, poderá ser necessário editar as propriedades de nome do autor, data de criação e tipo de documento. Isto facilita a localização do que procura no servidor. Por exemplo, pode localizar rapidamente todos os comunicados de imprensa, em que a propriedade de cliente corresponde ao nome de um determinado cliente.
• Em muitos programas do Office 2007, é possível iniciar ou participar em fluxos de trabalho, que constituem a movimentação automatizada de documentos ou itens através de uma sequência específica de acções ou tarefas relacionadas com um processo de negócio. Os fluxos de trabalho podem ser utilizados para gerir de forma consistente processos de negócio comuns como, por exemplo, a aprovação ou revisão de documentos.

Office SharePoint Server 2007 e Windows SharePoint Services

Poderá interrogar-se sobre qual a diferença entre o Office SharePoint Server 2007 e o Microsoft Windows SharePoint Services, bem como o modo como se relacionam entre si.

O Office SharePoint Server 2007 é um produto que utiliza a tecnologia Windows SharePoint Services. Quaisquer funcionalidades disponíveis no Windows SharePoint Services também se encontram disponíveis no Office SharePoint Server 2007, incluindo a capacidade para criar listas e bibliotecas centralizadas, blogues, Wikis e áreas de trabalho de equipa como, por exemplo, áreas de trabalho da reunião.

O Office SharePoint Server 2007 baseia-se no Windows SharePoint Services para fornecer uma estrutura consistente e familiar para listas e bibliotecas de documentos e administração e personalização de sites. No entanto, o Office SharePoint Server 2007 oferece funcionalidades melhoradas ou adicionais que não se encontram disponíveis num site do Windows SharePoint Services. Por exemplo, o Office SharePoint Server 2007 utiliza a mesma tecnologia de procura que o Windows SharePoint Services, mas inclui funcionalidades adicionais que são especialmente úteis aos empregados em grandes organizações como, por exemplo, a capacidade para procurar dados de negócio em SAP, Siebel e outras aplicações de negócios.

Colaboração

Ao utilizar as seguintes funcionalidades no Office SharePoint Server 2007, pode trabalhar de forma mais eficaz e eficiente com outras pessoas na sua organização.

Utilizar modelos de site para colaborar e gerir reuniões  Quando cria um novo site do Office SharePoint Server 2007, pode começar por seleccionar um de vários tipos diferentes de modelo de site para colaborar com outras pessoas e gerir reuniões. Por exemplo, os modelos de site no grupo Colaboração foram concebidos para ajudar as equipas numa organização a trabalhar em projectos e a colaborar em documentos. Por exemplo, ao utilizar o modelo de site de Área de Trabalho de Documentos, poderá trabalhar com outras pessoas num documento ou conjunto de documentos. Os modelos de site no grupo Reuniões foram concebidos para ajudar as equipas numa organização a gerir tipos diferentes de reunião. Os modelos neste grupo suportam desde reuniões básicas até reuniões orientadas por decisões ou eventos sociais.

Partilhar documentos, contactos, tarefas e calendários  Pode sincronizar o calendário do Office SharePoint Server 2007 com o Outlook. Pode introduzir eventos todo o dia e especificar mais tipos de evento repetitivo ou periódico. Pode controlar projectos da equipa mais eficientemente, com vistas visuais diárias e mensais.

Debater ideias mais facilmente com sites wiki  Um site wiki permite-lhe debater ideias, colaborar numa estrutura da equipa, criar uma enciclopédia de conhecimentos ou simplesmente reunir informações de rotina num formato fácil de criar e modificar. Os membros da sua equipa podem contribuir para os sites wiki a partir do respectivo browser — não necessitam de um processador de texto ou conhecimento técnico especial.

Partilhar ideias com blogues   Um blogue, por vezes conhecido como registo web, consiste em artigos curtos frequentes. Os artigos são apresentados por ordem, começando pelo artigo mais recente. Com o Office SharePoint Server 2007, a criação de um blogue, colocação num blogue, subscrição de actualizações num blogue e personalização de um blogue demora apenas alguns cliques. Pode activar um blogue para aceitar comentários ou desactivar os comentários. Algumas utilizações possíveis incluem o diário de um executivo para partilhar pensamentos e visões, uma comunidade para criação de relações com os clientes ou um site informal onde as equipas podem partilhar notícias e sugestões.

Receber actualizações de listas e bibliotecas com RSS  As listas e bibliotecas utilizam a tecnologia Really Simple Syndication (RSS), para que os membros do grupo de trabalho possam automaticamente receber actualizações. RSS é uma tecnologia que permite às pessoas receber e visualizar actualizações ou feeds de notícias, blogues e outros itens de interesse numa localização consolidada.

Gerir projectos  Pode criar uma lista Tarefas do Projecto, que inclui um gráfico Gantt. Um gráfico Gantt é um tipo de descrição geral visual das tarefas do projecto que pode utilizar para monitorizar as datas e o progresso das tarefas da equipa.

Obter acesso móvel ao conteúdo  Pode ver portais, sites da equipa e listas num dispositivo móvel, que o ajuda a manter-se actualizado sobre as tarefas e projectos da equipa quando não está no escritório. Por exemplo, as listas aparecem nos telefones (ou em outros dispositivos de telecomunicações que suportam normas internacionais) num formato de texto simplificado, com uma hiperligação para se deslocar através do conteúdo de cada página. Também pode receber alertas à medida que as listas são actualizadas.

Enviar correio electrónico para o Office SharePoint Server 2007  Pode utilizar o correio electrónico para participar em debates, reuniões e documentos num site do Office SharePoint Server 2007. Tal como envia correio electrónico à equipa para debater tarefas e projectos, também pode enviar correio electrónico para um site do Office SharePoint Server 2007 ou para uma lista ou biblioteca específica. Também pode arquivar correio electrónico enviado para um site ou lista, de modo a que os membros da equipa possam seguir facilmente um debate num site em vez de terem de localizar mensagens nas respectivas pastas A Receber entupidas.

Gerir documentos e alguns tipos de lista offline  Pode levar trabalho importante para onde for. Com alguns programas de correio electrónico compatíveis com o Office SharePoint Server 2007 como, por exemplo, o Microsoft Office Outlook 2007, pode trabalhar offline em ficheiros numa biblioteca e itens nos seguintes tipos de lista: calendários, contactos, tarefas e debates. Quando ficar novamente online, poderá actualizar os ficheiros no servidor. Os itens da lista são actualizados automaticamente.

Pessoas e personalização

Ao utilizar as seguintes funcionalidades no Office SharePoint Server 2007, poderá estabelecer ligação com pessoas na sua organização com aptidões, conhecimento e experiência em projectos adequadas.

O Meu Site  O Meu Site é um site pessoal que lhe fornece uma localização centralizada para armazenar conteúdo, hiperligações e contactos. Também serve como ponto de contacto para outros utilizadores para localizar informações sobre o utilizador e para fornecedores de conteúdos para servir conteúdo ao utilizador. Os Meus Sites fornece a todos os utilizadores um site dedicado, que pode ser personalizado pelo e para o utilizador. Cada site pode ser utilizado para armazenar, apresentar, visualizar e gerir conteúdo, informações e aplicações de forma controlada. Cada site também pode ser utilizado para apresentar informações sobre o utilizador como, por exemplo, aptidões e funções, colegas e gestores, grupos e listas de distribuição aos quais o utilizador pertence e documentos nos quais o utilizador está a trabalhar. Além disso, cada site contém mecanismos de segurança e controlo de privacidade rigorosos, de modo a que cada utilizador possa escolher a quantidade de informações a apresentar e a quem. Está disponível um site O Meu Site para todos os utilizadores do Office SharePoint Server 2007. Segue-se uma lista das vantagens de utilização de O Meu Site.

• Fornece uma localização centralizada para ver e gerir todos os documentos, tarefas, hiperligações, calendário do Microsoft Office Outlook, colegas e outras informações pessoais.
• Os outros utilizadores do SharePoint podem obter informações sobre como contactar o utilizador, as suas áreas de especialização, projectos actuais e pessoas que conhece visualizando a sua página pública.
• Os fornecedores de conteúdos podem utilizar o seu perfil como, por exemplo, o título, departamento ou interesses, para colocar informações úteis para si no seu site.
• Permite que os administradores lhe forneçam Web sites e peças Web personalizados.

Funcionalidades de rede social  Tal como partilha informações com outras pessoas na sua organização através de uma home page pública, também pode localizar e estabelecer ligação com outras pessoas através de home pages públicas do respectivo O Meu Site. Quando aparece um nome no site do portal, pode clicar no mesmo para ver O Meu Site dessa pessoa. Pode ver os membros da lista de distribuição e site, listas, hiperligações para sites, pessoas e documentos que poderão ajudá-lo a executar o trabalho. Também pode ver informações que tem em comum.

Controlos de privacidade  Ao utilizar definições de privacidade no conteúdo de O Meu Site público, permite que o Office SharePoint Server 2007 apresente informações apenas a categorias específicas de pessoas que visitam o site. Ao utilizar grupos de privacidade, pode especificar que apenas determinadas pessoas podem ver algumas informações pessoais que fornece à home page O Meu Site. Isto pode ser útil quando pretende partilhar informações pessoais como, por exemplo, o número de telemóvel apenas com o grupo de trabalho ou com o gestor. Existem cinco categorias de pessoas a quem pode apresentar conteúdo: Todos, Os Meus Colegas, O Meu Grupo de Trabalho, O Meu Gestor e Apenas Eu.

Destinatários  Ao utilizar destinatários, pode apresentar conteúdo como, por exemplo, itens da lista ou biblioteca, hiperligações de navegação e Peças Web completas a grupos específicos de pessoas. Isto é útil quando pretende apresentar informações relevantes apenas a um determinado grupo de pessoas. Por exemplo, poderá adicionar um Peça Web ao portal do departamento jurídico que contém uma lista de contratos jurídicos visíveis apenas ao mesmo. Qualquer item numa lista ou biblioteca do SharePoint pode ser direccionado para audiências específicas, através da utilização da Peça Web Consulta de Conteúdo. Também é possível direccionar qualquer outro tipo de Peça Web e respectivo conteúdo. Além disso, pode direccionar hiperligações de navegação de site para audiências. Ao fazê-lo, simplifica a experiência do utilizador, uma vez que este verá apenas as hiperligações de navegação relevantes.

Presença e disponibilidade  O ícone Etiqueta Inteligente de Presença em Tempo Real, apresentado virtualmente onde aparece o nome da pessoa no Office SharePoint Server 2007, indica se uma pessoa está online e disponível para participar numa chamada de conferência áudio ou por telefone, (serviço de) chat ou conversação por vídeo de dois sentidos.

Procurar

A procura consiste na localização da pessoa ou informações correctas. Esta secção oferece uma descrição geral de funcionalidades relacionadas com a procura no Office SharePoint Server 2007 como, por exemplo, a capacidade para localizar pessoas especializadas na área que necessita para executar o trabalho.

Centro de Procuras  O Centro de Procuras é um site que fornece uma localização central para iniciar consultas e navegar nos resultados da procura. Se adicionar informações sobre si à página O Meu Site, as outras pessoas na sua organização utilizam o Centro de Procuras para o localizar, informações sobre os seus projectos e as pessoas que conhece.O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes modelos de site para criação de um Centro de Procuras:

• Centro de Procuras  Seleccione este modelo de site quando pretender criar um site para fornecer experiência de procura. A página de Boas-vindas principal apresenta uma caixa de procura simples no centro da página.O site inclui páginas para os resultados da procura e procura avançada.
• Centro de Procuras com separadores  Seleccione este modelo quando pretender criar um site para fornecer experiência de procura. A página de Boas-vindas principal apresenta uma caixa de procura simples no centro da página. O site inclui dois separadores: um para as procuras gerais e outro para as procuras de informações sobre pessoas. Pode adicionar e personalizar separadores para se concentrar noutros âmbitos de procura ou tipos de resultado.

Localizar documentos na intranet  Pode procurar documentos que contenham uma palavra ou frase específica, escritos num idioma específico, criados numa aplicação específica ou que tenham propriedades específicas. O Office SharePoint Server 2007 também inclui funcionalidades úteis para reduzir a procura. Por exemplo, pode procurar apenas documentos que contenham a frase exacta "sociedade internacional" e que estejam escritos em espanhol ou japonês.

Localizar pessoas na intranet  A localização da pessoa certa pode ser crítica quando pretende que o trabalho seja efectuado rapidamente. Pode procurar uma pessoa por nome ou utilizar outros detalhes do perfil como, por exemplo, aptidões, projectos actuais ou título. Também pode procurar pessoas nas aplicações de empresa da sua organização como, por exemplo, SAP, Siebel e bases de dados personalizadas.

Localizar dados de negócio em SAP, Siebel e outras aplicações de empresa  As funcionalidades de Procura no Office SharePoint Server 2007 podem ajudá-lo a localizar informações nas aplicações de empresa da sua organização. Estas aplicações de empresa são programas de negócio especializados para tarefas como, por exemplo, contabilidade, controlo de inventário e gestão de cadeias de fornecimento. As aplicações incluem SAP, Siebel e bases de dados personalizadas, que foram criadas para a sua organização.

Gestão de conteúdo

As funcionalidades de gestão de conteúdo no Office SharePoint Server 2007 estão inseridas em três categorias:

• Gestão de documentos
• Gestão de registos
• Gestão de conteúdo Web

O Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 fornece a fundação principal para tarefas de gestão de documentos, incluindo funcionalidades de controlo de verão, funcionalidades de metadados descritivos, funcionalidades de fluxo de trabalho, tipos de conteúdo, auditoria e controlos de acesso baseados na função aos níveis da biblioteca de documentos, pastas e documentos individuais.

O Office SharePoint Server 2007 expande estas capacidades ao fornecimento melhorado de criação, processamento de documentos de negócio, gestão e publicação de conteúdo Web, gestão de registos, gestão de políticas e suporte para publicação multilingue.

Gestão de documentos

A gestão de documentos controla o ciclo de vida dos documentos na sua organização , o modo como são criados, revistos, publicados e acedidos. Independentemente do local onde está a trabalhar, não terá qualquer dúvida em encontrar os desafios da gestão de documentos. Considere o ciclo de vida médio do documento. Em primeiro lugar, o documento é criado, em seguida guardado, em seguida talvez partilhado com outros utilizadores e, em seguida, talvez modificado por outros utilizadores. À medida que são desenvolvidas novas versões, as mesmas devem ser controladas e organizadas. Com o Office SharePoint Server 2007, a sua organização pode activar políticas apropriadas em todas as fases do ciclo de vida do documento, utilizar repositórios centralizados para armazenamento, gestão e acesso aos documentos e utilizar rótulos e códigos de barras para controlar eficientemente documentos.

O Office SharePoint Server 2007 oferece as seguintes funcionalidades para suportar a gestão de documentos.

Modelo de site do Centro de Documentos  O modelo de site do Centro de Documentos permite que as organizações criem sites de gestão de documentos de grande escala que suportem cenários de gestão de documentos altamente estruturados. As predefinições para o modelo de site do Centro de Documentos suportam o controlo de conteúdo seguro: a verificação da saída é obrigatória antes da edição, as versões principal e secundária estão activadas, o suporte para vários tipos de conteúdo está activado e a auditoria está activada para controlar as alterações no conteúdo ao longo do tempo.

Biblioteca de Gestão de Traduções  A Biblioteca de Gestão de Traduções ajuda as organizações na criação, armazenamento e gestão de documentos traduzidos, fornecendo vistas e funcionalidades que facilitam o processo de tradução manual de documentos. Esta biblioteca é caracterizada por uma vista personalizada que agrupa traduções por documento de origem e por um fluxo de trabalho de Gestão de Traduções que pode ser utilizado para gerir o processo de tradução manual.

Estrutura de conversões de documentos  O Office SharePoint Server 2007 oferece suporte para a conversão de documentos do lado do servidor de um formato de ficheiro para outro.

Integração do programa cliente do Microsoft Office system de 2007  Muitas funcionalidades de gestão de documentos no Office SharePoint Server 2007 expandem-se através de uma integração restrita com os programas cliente do Office 2007. A partir dos programas cliente do Office 2007, os utilizadores podem:

• Iniciar e concluir tarefas do fluxo de trabalho
• Actualizar as propriedades dos documentos do servidor utilizando o Painel de Informações do Documento
• Ver declarações de política de gestão de informações dos documentos do servidor na Barra de Mensagens
• Comparar versões de documentos do servidor no Microsoft Office Word
• Inserir códigos de barras ou rótulos nos documentos do servidor

Gestão de registos

A gestão de registos é o processo de recolha, gestão e eliminação de registos da empresa (informações consideradas importantes para o histórico, conhecimento ou defesa jurídica de uma empresa) de forma consistente e uniforme, com base nas políticas da empresa. Estas políticas são formadas pelo tipo de trabalho efectuado pela organização, os tipos de risco jurídico com que se depara e leis e regulamentos que a governam. O Office SharePoint Server 2007 introduz um novo conjunto de funcionalidades para criar e suportar capacidades de gestão de registos formais na sua organização.

Políticas de gestão de informações  As organizações podem definir e utilizar políticas de gestão de informações nos sites do Office SharePoint Server 2007 para impor a conformidade com os processos de negócio da empresa ou regulamentos jurídicos ou governamentais para a gestão de informações. As políticas de gestão de informações permitem ais administradores de sites ou gestores de listas controlar a forma como o conteúdo é gerido. O Office SharePoint Server 2007 inclui várias funcionalidades de política predefinidas que as organizações podem utilizar individualmente ou combinadas para definir as políticas de gestão de informações para os respectivos sites. Estas funcionalidades de política, que podem ser definidas para uma colecção de sites completa ou tipo de conteúdo, lista ou biblioteca específica, incluem: Auditoria, Códigos de Barras, Rótulos, Conversão de Formulários para Arquivo e Expiração. Além disso, as organizações podem desenvolver políticas de gestão de informações personalizadas.

Gestão de Direitos de Informação (IRM)   No Office SharePoint Server 2007, as organizações podem utilizar a IRM para limitar as acções que os utilizadores executam nos ficheiros que tenham sido transferidos das listas ou bibliotecas do SharePoint. A IRM encripta os ficheiros transferidos e limita o conjunto de utilizadores e programas que têm permissão para encriptar estes ficheiros. A IRM também pode limitar os direitos dos utilizadores que têm permissão para ler ficheiros, de modo a não poderem executar qualquer acção como, por exemplo, imprimir cópias dos ficheiros ou copiar texto dos mesmos.

Modelo de site do Centro de Registos  O modelo de site do Centro de Registos no Office SharePoint Server 2007 foi concebido para ajudar as organizações a implementar os respectivos programas de retenção e gestão dos registos. Este modelo de site expande as funcionalidades padrão do Office SharePoint Server 2007 com funcionalidades de gestão de registos adicionais de forma a fornecer as seguintes capacidades:

• Integrar capacidades  O modelo de site do Centro de Registos possui várias funcionalidades que garantem a integridade dos registos armazenados no mesmo. Os registos nunca são modificados automaticamente pelo sistema, o que significa que os registos que são enviados para o site e transferidos posteriormente serão sempre idênticos. As predefinições para o site do Centro de Registos também evitam a violação directa de registos através do controlo de versão de quaisquer alterações efectuadas no conteúdo do documento e da auditoria de tipos específicos de alteração. Os gestores de registos podem adicionar e manter metadados nos itens em separado a partir dos metadados do registo. Também é efectuado um controlo de versão das alterações nos metadados.
• Encaminhamento de Registos  As organizações podem definir uma lista de Encaminhamento de Registos para encaminhar automaticamente registos submetidos no Centro de Registos na biblioteca apropriada.
• Imposição de política de gestão de informações  As funcionalidades de política Auditoria, Expiração e Código de Barras incluídas no Office SharePoint Server 2007 são úteis para a gestão de registos.
• Reter   O Office SharePoint Server 2007 fornece suporte para a gestão do processo de divulgação legal permitindo que as organizações retenham registos. Os registos sujeitos a litígio ou investigação podem ser adicionados a uma lista Reter e assim suspendidos da expiração e políticas de gestão de registos. Os itens podem ser retidos mais do que uma vez.
• Interface de Recolha de Registos   As pessoas e os sistemas automatizados podem facilmente submeter conteúdo num site do Centro de Registos sem terem necessariamente acesso ou permissão para qualquer um dos conteúdos do site. O conteúdo pode ser submetido através de um serviço Web, utilizando o protocolo SOAP ou através de correio electrónico, utilizando o protocolo SMTP.

Integração com o Microsoft Exchange 2007  O Office SharePoint Server 2007 está estritamente integrado com o Exchange 2007. Esta integração permite que as organizações criem Pastas de Correio Electrónico Gerido no Exchange que são expostas aos utilizadores no Office Outlook 2007. As organizações podem definir políticas de gestão de informações para estas pastas que especifiquem assuntos como um período de retenção ou uma cota. Os utilizadores também podem utilizar estas pastas para enviar correio electrónico para um site do Centro de Registos que tenha sido implementado no Office SharePoint Server 2007. Os utilizadores podem arrastar e largar registos de correio electrónico da respectiva pasta A Receber para a Pasta de Correio Electrónico Gerido apropriada.

Gestão de conteúdo Web

O Office SharePoint Server 2007 inclui muitas funcionalidades úteis para a concepção, implementação e gestão de portais de intranet da empresa, Web sites de Acesso à Internet da empresa e sites de portal com divisões. Estas funcionalidades permitem-lhe criar e publicar conteúdo Web atempadamente e podem reduzir o custo e sobrecarga de gestão de vários sites.

Páginas Web baseadas em modelos  Ao utilizar funcionalidades de gestão de conteúdo Web no Office SharePoint Server 2007, poderá criar, editar e gerir páginas Web baseadas em modelos. Para tal, crie esquemas de páginas e, consequentemente, crie e efectue a gestão dos “modelos” para as páginas web, tanto para os autores e a forma como criam conteúdo, quanto para os leitores e a forma como visualizam o conteúdo.

Publicar modelos de site  Quando cria um novo site do Office SharePoint Server 2007, pode começar por seleccionar um de vários tipos diferentes de modelos de site, incluindo modelos que suportam necessidades de publicação de conteúdo específicas que a sua organização possa ter. Os modelos de site no grupo Publicar permitem que as organizações estruturem, implementem e efectuem a gestão de portais de intranet da empresa, Web sites de Acesso à Internet da empresa e sites de portal com divisões. Todos os modelos de site no grupo Publicar possuem funcionalidades de publicação activadas, incluindo a barra de ferramentas de edição de páginas, editor de conteúdo e saída.

• Site de Notícias  Seleccione este modelo de site quando pretender criar um site para fornecer notícias e hiperligações para artigos de notícias, de forma fácil e rápida. Inclui disposições de páginas de notícias de exemplo e um arquivo para armazenamento dos itens de notícias mais antigos. Também apresenta uma disposição fácil de utilizar para leitores e fornecedores de notícias. Este modelo de site também inclui duas Peças Web que permitem o fornecimento eficiente de notícias: Visualizador de RSS e Esta Semana em Imagens.
• Site de publicação com fluxo de trabalho  Seleccione este modelo de site quando pretender criar um site para publicar páginas Web numa agenda, utilizando fluxos de trabalho de aprovação. Inclui bibliotecas de documentos e imagens para armazenamento de itens de publicação Web. Por exemplo, pode criar um site para apresentar artigos técnicos que devem ser revistos por especialistas antes de serem publicados.
• Portal de Colaboração  Seleccione este site se pretender criar uma hierarquia de sites de arranque para um portal com divisões da intranet. Inclui uma home page, um site de Notícias, um Directório de Sites e um Centro de Procuras com Separadores. Normalmente, este site possui um número de colaboradores quase igual ao número de leitores e é utilizado para alojar sites de equipa. Este tipo de modelo pode ajudar quando pretender criar um portal com divisões em que os empregados possam colaborar e publicar documentos e páginas Web. Este modelo de site só está disponível se estiver a criar uma colecção de sites na Administração Central.
• Portal de Publicação  Seleccione este modelo se pretender criar uma hierarquia de sites de arranque para um site com acesso à Internet ou um portal da Internet de grandes dimensões. Este site pode ser facilmente personalizado com uma marca distinta. Inclui uma home page, um subsite de comunicados de imprensa de exemplo, um Centro de Procuras e uma página de início de sessão. Normalmente, este site tem muito mais leitores do que colaboradores e é utilizado para publicar páginas Web com fluxos de trabalho de aprovação. Por predefinição, pode criar apenas subsites de publicação com fluxo de trabalho em sites que tenha criado utilizando este modelo de site. Este modelo de site só está disponível se estiver a criar uma colecção de sites na Administração Central.

Integração com o Office SharePoint Designer 2007 O   Office SharePoint Designer 2007 é um novo produto para criar e personalizar Web sites do Office SharePoint Server 2007 e criar aplicações preparadas para fluxo de trabalho com base nas tecnologias SharePoint. Pode utilizar o Office SharePoint Designer 2007 para personalizar um site do Office SharePoint Server 2007. Isto permite-lhe estruturar e alargar sites de portal e páginas de portal com mais flexibilidade e capacidade do que antes. Por exemplo, pode utilizar ferramentas de edição mais avançadas para editar ficheiros de folha de estilos em cascata (CSS) para sites do SharePoint.

Criação de páginas Web no contexto  Pode criar páginas Web utilizando o editor RTF fornecido com o Office SharePoint Server 2007. No modo de edição de texto, pode escrever e editar conteúdo da página na página, utilizando um browser. No modo de editor de código HTML, pode escrever e editar conteúdo da página utilizando HTML padrão. Outras funcionalidades incluem:

• Uma funcionalidade que lhe permite criar, organizar e formatar hiperligações rapidamente.
• Uma peça Web que lhe permite deslocar conteúdo no site.
• A capacidade de verificar a ortografia do conteúdo criado por si.
• A capacidade para gerir e editar conteúdo automático como, por exemplo, declaração de copyright, numa única localização.

Criação do cliente  O Office SharePoint Server 2007 também lhe fornece a capacidade para criar páginas Web, convertendo documentos que o utilizador cria utilizando outros programas. Isto tem muitas vantagens, dependendo do programa que utilizar para criar o documento original. Por exemplo, pode utilizar documentos do Office Word 2007 para criar páginas Web para a colecção de sites. As vantagens desta abordagem incluem:

• Criação mais rápida   Pode transformar documentos importantes do Office Word 2007 como, por exemplo, documentos ou relatórios de estado, directamente em páginas Web, em vez de recriar esses documentos para utilizar na Web.
• Funcionamento offline   Ao utilizar o Office Word 2007 para criar uma página Web, pode trabalhar no conteúdo com ou sem uma ligação à Internet.
• Conjunto de funcionalidades de criação mais completo   O Office Word 2007 fornece mais funcionalidades de processamento de texto que o Office SharePoint Server 2007 sozinho.
• Flexibilidade de documento   Também pode utilizar documentos do Office Word 2007 para outras finalidades. Por exemplo, pode criar o comunicado de um produto utilizando o Word e, em seguida, distribuir esse comunicado numa mensagem de correio electrónico e na Web.

Variações de site  As audiências de Web sites podem variar em vários aspectos, incluindo o idioma, a região geográfica, o dispositivo de navegação ou a filiação da empresa. O trabalho de produção e manutenção de variações de um site pode ser difícil e demorar algum tempo. No Office SharePoint Server 2007, a funcionalidade de variações permite que os administradores do site simplifiquem o processo de gestão de variações, mantendo cópias personalizáveis do conteúdo a partir de um site de origem em cada site de destino. Esta funcionalidade é particularmente útil para publicação de sites multilingues. Por exemplo, pode identificar uma origem (por exemplo, Comunicados de Imprensa – Inglês) e vários sites de destino (por exemplo, Comunicados de Imprensa – Francês, Comunicados de Imprensa – Japonês) e o Office SharePoint Server 2007 manterá os sites de destino sincronizados com o site de origem.

Navegação de site  O Office SharePoint Server 2007 inclui funcionalidades que facilitam a criação e gestão da estrutura de navegação do site.

Página Estrutura e Conteúdo do Site  Utilize a página Estrutura e Conteúdo do Site para gerir o conteúdo e a estrutura da colecção de sites do SharePoint. No Office SharePoint Server 2007, a navegação é gerada de forma dinâmica a partir da hierarquia de colecções de sites. Isto significa que quando altera a estrutura do site (por exemplo, se mover um subsite), essa alteração é executada para a navegação do site. O local de apresentação actual do item na navegação do site, reflecte a nova localização do subsite subjacente. As acções que pode executar nesta página incluem mais do que a alteração da estrutura do site. Pode gerir conteúdo executando outras acções nas listas e itens de listas. Por exemplo, efectua a entrada e saída, publica e copia itens.

Para garantir que a interface da página Estrutura e Conteúdo do Site lhe é familiar, a mesma foi concebida para ser semelhante ao Explorador do Windows. Pode ver a hierarquia de colecções de sites no painel de navegação como uma vista em árvore, no lado esquerdo da página Estrutura e Conteúdo do Site. No lado direito, os itens estão listados no painel de listas.

Processo de negócio e formulários

Os processos de negócio encontram-se no centro de qualquer organização e os formulários encontram-se, muitas vezes, no centro de qualquer processo de negócio como, por exemplo, o processo de aprovação de relatórios de despesas. Ao utilizar a tecnologia InfoPath Forms Services no Office SharePoint Server 2007, pode estruturar modelos de formulário compatíveis com o browser no InfoPath e activá-los para utilização num site do Office SharePoint Server 2007. Para preencher um formulário, os utilizadores não necessitam de ter o InfoPath instalado no computador, nem lhes é requerido que transfiram itens extra da Web. Só necessitam de um browser como, por exemplo, o Microsoft Internet Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services  Quando estrutura modelos de formulário com o Office InfoPath 2007 e os implementa num site do Office SharePoint Server 2007, pode activar uma definição que permita que os utilizadores preencham formulários utilizando um browser. Isto deve-se ao facto de que o Office SharePoint Server 2007 contém a tecnologia InfoPath Forms Services, que , para além de permitir a implementação de formulários baseados no browser , fornece uma localização central para armazenar e gerir modelos de formulário para a sua organização. Os formulários que o utilizador aloja no servidor são designados como formulários preparados para browser.

Quando publica um modelo de formulário num site do Office SharePoint Server 2007, é possível distribuí-lo, não apenas pela intranet da empresa mas também em Web sites externos como, por exemplo, sites da extranet ou Web sites da empresa. Isto permite-lhe recolher dados de clientes, parceiros, fornecedores e outras pessoas que são vitais para o êxito do seu negócio ou organização. Por exemplo, uma grande companhia de seguros pode utilizar um único modelo de formulário preparado para browser para recolher e processar reclamações de seguros e, em seguida, implementar esse modelo de formulário nos respectivos sites de intranet e Internet. Se um cliente visitar o Web site da companhia de seguros, poderá preencher a reclamação no respectivo browser. Alternativamente, se o cliente telefonar para a companhia de seguros para apresentar uma reclamação, um agente de seguros poderá preencher o formulário de reclamação no InfoPath, acedendo ao mesmo num site interno para apresentação de reclamações. Ou, um organismo governamental poderá recolher dados dos cidadãos através da colocação de modelos de formulário preparados para browser no respectivo Web site.

Fluxos de Trabalho  Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas na colaboração em documentos e gestão de tarefas do projecto, implementando processos de negócio específicos em documentos e itens num site do Office SharePoint Server 2007. Os fluxos de trabalho ajudam as organizações a aderir a processos de negócio consistentes e melhoram a produtividade e eficiência organizacional, através da gestão de tarefas e passos envolvidos em processos de negócio específicos. O Office SharePoint Server 2007 inclui vários fluxos de trabalho predefinidos que foram concebidos para direccionar cenários de negócio comuns:

• Aprovação  Este fluxo de trabalho encaminha um documento ou item para um grupo de pessoas para aprovação.
• Recolher Comentários  Este fluxo de trabalho encaminha um documento ou item para um grupo de pessoas para comentário.
• Recolher Assinaturas  Este fluxo de trabalho encaminha um documento do Microsoft Office para um grupo de pessoas para recolher as respectivas assinaturas digitais.
• Aprovação de Eliminação  Este fluxo de trabalho, que suporta o processo de gestão de registos, gere a expiração e a retenção de documentos, permitindo que os participantes decidam se retêm ou eliminam documentos expirados
• Três Estados  Este fluxo de trabalho pode ser utilizado para gerir processos de negócio que requeiram que as organizações controlem um volume elevado de problemas ou itens como, por exemplo, problemas de suporte técnico, oportunidades de vendas ou tarefas do projecto.
• Aprovação de Grupos  Este fluxo de trabalho fornece um gráfico hierárquico da organização, a partir do qual pode seleccionar os aprovadores e permite que os aprovadores utilizem um controlo de carimbo em vez de uma assinatura. Esta solução foi concebida especificamente para os Mercados Asiáticos.
• Gestão de Traduções  Este fluxo de trabalho gere o processo de tradução de documento manual, criando cópias do documento a traduzir e atribuindo tarefas de tradução aos tradutores. Este fluxo de trabalho está disponível apenas para as Bibliotecas de Gestão de Traduções.

Início de Sessão Único (SSO)  A funcionalidade de início de sessão único permite que uma pessoa introduza um nome e palavra-passe para utilizar uma variedade de aplicações back-end. É utilizada para integração de sistemas backoffice e aplicações de negócios que requerem uma base de dados de credenciais em separado. Os serviços de início de sessão único do Office SharePoint Server 2007 suportam a utilização de fornecedores de credenciais conectáveis personalizados e de terceiros.

Business Intelligence

Normalmente, as ferramentas de acesso a grandes quantidades de dados não estruturados para fins de análise estavam disponíveis apenas às pessoas com anos de experiência em armazenamento de dados ou exploração de dados. A publicação na Web através de dados de várias origens é algo historicamente restrito aos programadores e consultores. Ao utilizar as novas funcionalidades disponíveis no Office SharePoint Server 2007, os profissionais de informação podem reunir dados de várias origens e publicá-los na Web.

O Office SharePoint Server 2007 pode ligar às aplicações de negócios como, por exemplo, SAP, Siebel e Microsoft SQL Server 2005, permitindo ao utilizador publicar facilmente relatórios, listas e indicadores chave de desempenho (KPIs, key performance indicators).

Quando publica relatórios a partir dos dados num destes sistemas, fornece dados estratégicos ou operacionais aos decisores. Exemplos de relatórios incluem os livros do Microsoft Office Excel, um relatório do SQL Server Reporting Services ou um relatório do Microsoft Office Access. Os executivos e gestores de linha dependem de relatórios atempados e exactos para tomarem decisões informadas.

Centro de Relatórios  No centro das novas funcionalidade de Business Intelligence do Office SharePoint Server 2007 está o Centro de Relatórios. O Centro de Relatórios é um site que fornece uma localização central para armazenamento de relatórios comuns a um grupo, quer seja pequeno como uma equipa ou grande como uma organização. O site do Centro de Relatórios contém bibliotecas de documentos especiais para armazenamento de relatórios, listas e ligações a origens de dados externas. Também fornece acesso a modelos de página e Peças Web para o ajudar a criar páginas e listas que contêm informações comerciais. No Centro de Relatórios, os utilizadores podem procurar itens que utilizam categorias, visualizar um calendário de relatórios futuros e subscrever relatórios relevantes.

Excel Services  O Excel Services permite-lhe armazenar um livro do Excel num servidor e, em seguida, publicar qualquer parte desse livro numa página Web. Os utilizadores necessitam apenas de um browser para visualizar e interagir com os dados em directo. O livro é publicado na página Web através da utilização da Peça Web Excel Web Access (EWA).

Uma das vantagens da publicação de livros numa Peça Web é que todos os cálculos ocorrem no servidor. Com resultado, a lógica empresarial no livro nunca é exposta. Outra vantagem é que existe apenas uma cópia do livro e a mesma está armazenada num local central e seguro. A partir da página Web, pode conceder aos utilizadores direitos para "visualizar apenas", de forma a limitar o acesso ao livro. Por exemplo, pode impedir que os utilizadores abram um livro utilizando o Excel ou controlar o que lhes é permitido visualizar.

O Excel Services é uma tecnologia de servidor que simplifica a utilização, partilha, protecção e gestão de livros do Microsoft Office Excel 2007 como relatórios interactivos de forma consistente em toda a organização. Existem três componentes básicos para o Excel Services que interagem uns com os outros e juntos formam a estrutura geral do Excel Services.

• O Excel Calculation Services (ECS) é o "motor" do Excel Services que carrega o livro, calcula em fidelidade completa com o Microsoft Office Excel 2007, actualiza dados externos e mantém as sessões.
• O Excel Web Access (EWA) é uma Peça Web que apresenta e permite a interacção com o livro do Microsoft Office Excel num browser, utilizando Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML) e JavaScript, sem ser necessário transferir controlos ActiveX no computador cliente e pode ser ligado a outras Peças Web em painéis e outras Páginas de Peças Web.
• O Excel Web Services (EWS) é um serviço Web alojado no Microsoft Office SharePoint Services que fornece vários métodos que um programador pode utilizar como uma interface de programação de aplicações (API, application programming interface) para criar aplicações personalizadas com base no livro do Excel.

Deve criar um livro do Excel utilizando o Office Excel 2007 e, em seguida, guardar o livro no Excel Services. Essencialmente, o Office Excel 2007 é a ferramenta de criação e o Excel Services é a ferramenta de relatórios.

O autor de um livro, muitas vezes um analista comercial, utiliza o Office Excel 2007 para criar o livro do Excel e, opcionalmente, especifica itens com nome para visualizar e definir parâmetros. Em seguida, o autor do livro guarda o livro numa biblioteca de documentos (ou numa rede ou pasta Web) no Excel Services, onde é gerido e protegido por um administrador do SharePoint. O autor do livro e os outros utilizadores podem criar relatórios, Páginas de Peças Web e painéis de Business Intelligence que utilizam o livro. Muitos utilizadores empresariais podem aceder ao livro, visualizando-o num browser, e actualizar dados se o livro estiver ligado a uma origem de dados externa. Com a permissão apropriada, os utilizadores empresariais também podem copiar o estado actual do livro e quaisquer interacções efectuadas durante a sessão actual como, por exemplo, a ordenação e filtragem, num computador cliente para análise posterior, quer seja como um livro do Excel ou um instantâneo do livro.

Ligações a origens de dados externas  Para além de utilizar origens de dados externas nos livros do Excel, pode utilizar dados a partir de outras aplicações de negócios como, por exemplo, SAP e Siebel, em listas do SharePoint, páginas e Peças Web.

Normalmente, os administradores criam as ligações do sistema e podem armazená-las numa Biblioteca de Ligações de Dados no Centro de Relatórios. Desta forma, o conjunto central de ligações pode ser acedido facilmente e reutilizado por qualquer pessoa que tenha permissões. No entanto, pode criar e armazenar ligações de dados em qualquer parte no sistema Office SharePoint Server 2007.

Ao utilizar ligações a origens de dados externas, pode criar Páginas Web e listas do SharePoint que permitem aos utilizadores interagir com os dados na origem de dados externa, sem sair da página do SharePoint.

Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)  Um Indicador Chave de Desempenho (KPI, Key Performance Indicator) é uma ajuda visual que comunica o progresso atingido em relação a um objectivo. Os KPIs são valiosos para as equipas, gestores e proprietários de empresas na avaliação rápida do progresso alcançado em relação a objectivos mensuráveis. Ao utilizar KPIs do SharePoint, pode visualizar facilmente respostas às seguintes perguntas:

• Em que é que estou adiantado ou atrasado?
• Quão adiantado ou atrasado estou?
• Qual é o mínimo que já conclui?

Cada área de negócio poderá optar por controlar tipos diferentes de KPIs, dependendo dos objectivos comerciais que estão a tentar atingir. Por exemplo, para aumentar a satisfação do cliente, um centro de atendimento poderá definir um objectivo de responder a um determinado número de chamadas num período de tempo mais curto. Ou, o departamento de vendas poderá utilizar KPIs para definir objectivos de desempenho como, por exemplo, o número de novas chamadas de vendas efectuadas por mês.

Os KPIs são criados através da utilização de listas de KPIs e, em seguida, são apresentados através da utilização de Peças Web KPI especiais. Pode armazenar listas de KPIs no Centro de Relatórios ou em qualquer outro site no Office SharePoint Server 2007, onde podem ser reutilizadas por qualquer pessoa que tenha permissões para aceder às mesmas.

Painéis  Um painel é uma página flexível que apresenta dados de KPIs e livros do Excel. Por exemplo, a divisão de recursos humanos pode estruturar um painel que os empregados utilizam para visualizar informações personalizadas como, por exemplo, o respectivo histórico de regalias ou salário.

Dados de negócio nas listas  Pode facilmente integrar informações das aplicações de negócios como, por exemplo, SAP, Siebel e Microsoft SQL Server num ambiente de colaboração do Office SharePoint Server 2007 adicionando o tipo de coluna de dados de negócio a uma lista do Office SharePoint Server 2007. Desta forma, tem uma lista que utiliza uma combinação de colunas do Office SharePoint Server 2007 e de uma aplicação de negócio externa. Por exemplo, se trabalhar para uma empresa de consultadoria que utiliza um sistema CRM, poderá armazenar documentos como, por exemplo, propostas, contratos e apresentações, nas listas do SharePoint e associar esses documentos ao cliente apropriado na base de dados de CRM. Isto ajuda a manter toda a documentação do cliente num local e permite que os visualizadores da página naveguem facilmente para o registo do cliente na aplicação de negócio.