Mostrar tudo

Ocultar tudo

As organizações podem definir e utilizar políticas de gestão de informações em sites do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para impor a conformidade com processos empresariais corporativos ou com normas governamentais ou legais para a gestão de informações. As políticas de gestão de informações permitem que os administradores de site ou gestores de lista controlem o modo como o conteúdo é gerido.

Aplicar uma política de colecção de sites a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo de lista

Criar uma nova política de gestão de informações para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo de lista

Aplicar uma política de colecção de sites a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo de lista

Se as políticas de gestão de informações já tiverem sido criadas para o site como políticas de colecção de site, poderá aplicar uma destas políticas de colecção de sites a uma lista ou biblioteca. Se uma lista ou biblioteca suportar a gestão de múltiplos tipos de conteúdo, não poderá especificar uma política de gestão de informações que se aplique a toda a lista ou biblioteca. Em vez disso, terá de definir uma política de gestão de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual associado a essa lista ou biblioteca. (As instâncias de um tipo de conteúdo de site associadas a uma lista ou biblioteca específica são conhecidas como tipos de conteúdo.) Terá de ter pelo menos a permissão Gerir Listas para alterar as definições de política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca.

1. Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende especificar uma política de gestão de informações.
2. No menu Definições, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Permissões e Gestão, clique em Definições da política de gestão de informações.

    Nota    Se a lista ou biblioteca suportar a gestão de múltiplos tipos de conteúdo, seleccione o tipo de conteúdo para o qual pretende especificar uma política de gestão de informações e, em seguida, clique em OK.

4. Na secção Especificar a Política, clique em Utilizar uma política de colecção de sites e, em seguida, seleccione a política que pretender aplicar a partir da lista.

    Nota    Se a opção Utilizar uma política de recolha de sites não estiver disponível, não foram definidas políticas de recolha de sites para a colecção de sites.

5. Clique em OK.

Criar uma nova política de gestão de informações para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

É possível definir uma política de gestão de informações que se aplica apenas a uma lista ou biblioteca específica. Se criar desta forma uma política de gestão de informações, não poderá voltar a utilizar esta política noutras listas, bibliotecas ou sites. Se uma lista ou biblioteca suportar a gestão de múltiplos tipos de conteúdo, não poderá definir uma política de gestão de informações que se aplique a toda a lista ou biblioteca. Em vez disso, terá de definir uma política de gestão de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual associado a essa lista ou biblioteca. (As instâncias de um tipo de conteúdo de site associadas a uma lista ou biblioteca específica são conhecidas como tipos de conteúdo.) Terá de ter, pelo menos, a permissão Gerir Listas para alterar as definições de política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca.

1. Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende especificar uma política de gestão de informações.
2. No menu Definições, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Permissões e Gestão, clique em Definições da política de gestão de informações.

    Nota    Se a lista ou biblioteca suportar a gestão de múltiplos tipos de conteúdo, seleccione o tipo de conteúdo para o qual pretende especificar uma política de gestão de informações e, em seguida, clique em OK.

4. Na secção Especificar a Política, clique em Definir uma política.
5. Clique em OK.
6. Na página Editar Política, na secção Nome e Descrição Administrativa, escreva uma breve descrição da política que está a criar.

    Nota    Apenas pode especificar nomes para políticas de gestão de informações definidos na lista Políticas de Colecção de Sites.

7. Na secção Declaração de Políticas, escreva uma declaração descritiva que explique o objectivo da política aos utilizadores. Esta declaração é apresentada quando os utilizadores abrem documentos ou itens sujeitos a essa política. Deverá explicar quais as funcionalidades da política se aplicam ao conteúdo ou qual o tratamento especial necessário para o conteúdo. Uma declaração de política pode ter até 512 caracteres de comprimento.
8. Nas secções seguintes, seleccione as funcionalidades de política individuais que pretende adicionar à política de gestão de informações.
9. Para requerer que os documentos sujeitos a esta política tenham etiquetas, clique em Activar Etiquetas e, em seguida, especifique as definições pretendidas para as etiquetas.

   Como?

   1. Para requerer que os utilizadores adicionem uma etiqueta a um documento, seleccione a caixa de verificação Pedir aos utilizadores que insiram uma etiqueta antes de guardar ou de imprimir.

      Se pretender que as etiquetas sejam opcionais, não seleccione esta caixa de verificação.

   2. Para bloquear uma etiqueta para que não possa ser alterada depois de inserida, seleccione a caixa de verificação Impedir alterações a etiquetas depois de serem adicionadas.

       Nota    Se pretender que a etiqueta seja actualizada quando forem actualizadas as propriedades deste documento ou item, não seleccione esta caixa de verificação.

   3. Na caixa Formato da etiqueta, escreva o texto da etiqueta conforme pretende que seja apresentado. As etiquetas podem conter até dez referências de coluna; cada uma delas pode ter até 255 caracteres de comprimento. Para criar o formato da etiqueta, efectue os seguintes procedimentos:
      • Escreva os nomes das colunas que pretende incluir na etiqueta pela ordem que pretende que apareçam. Inclua nomes de coluna entre chavetas ({}), conforme mostrado no exemplo na página Editar Política.
      • Escreva as palavras para identificar as colunas fora das chavetas, conforme mostrado no exemplo na página Editar Política.
      • Para adicionar uma quebra de linha, escreva \n onde pretende que a quebra de linha apareça.
   4. Na secção Aspecto, seleccione o tamanho e estilo do tipo de letra que pretende e especifique se pretende a etiqueta posicionada à esquerda, ao centro ou à direita no documento. Seleccione um tipo de letra e estilo disponíveis nos computadores dos utilizadores. O tamanho do tipo de letra afecta a quantidade de texto que pode ser apresentado na etiqueta.
   5. Na secção Tamanho da Etiqueta, escreva a altura e largura da etiqueta. A altura e a largura da etiqueta podem variar entre os 6 mm e os 50 cm. O texto da etiqueta está sempre centrado na vertical na imagem da mesma.
   6. Clique em Actualizar para pré-visualizar o conteúdo da etiqueta.
10. Para activar a auditoria para os documentos e itens sujeita a esta política, clique em Activar Auditoria e, em seguida, especifique os eventos que pretende auditar.

    A funcionalidade Política de Auditoria permite que as organizações criem e analisem registos de auditoria para itens de lista e documentos tais como listas de tarefas, listas de problemas, grupos de debate e calendários. A funcionalidade fornece um registo de auditoria que regista eventos, tais como quando o conteúdo é visualizado, editado ou eliminado. Quando a auditoria está activada como parte de uma política de gestão de informações, os administradores da política podem ver os dados de auditoria em relatórios de utilização da política baseados no Microsoft Office Excel e que resumem a utilização actual. Os administradores podem utilizar estes relatórios para determinar como as informações estão a ser utilizadas na organização. Estes relatórios também podem ajudar as organizações a verificar e documentar a respectiva conformidade com as normas ou a investigar potenciais problemas.

    O registo de auditoria regista as seguintes informações: nome do evento, data e hora do evento e nome de sistema do utilizador que realizou a acção.

11. Para especificar um período de retenção para documentos e itens sujeitos a esta política, clique em Activar Expiração e, em seguida, especifique o período de retenção e as acções que pretende que ocorram quando os itens expirarem.

    Como?

    1. Seleccionar uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou os itens devem expirar. Efectue um dos seguintes procedimentos:
       • Para definir a data de expiração com base numa propriedade de data, clique em Um período de tempo baseado nas propriedades do item e, em seguida, seleccione a acção de documento ou item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo depois desta acção (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando pretender que o item expire.
       • Para utilizar um fluxo de trabalho ou fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definido programaticamente.
    2. Em Quando o item expira, especifique o que pretende que suceda quando o documento ou item expirar. Efectue um dos seguintes procedimentos:
       • Para activar uma acção específica para ocorrer ao documento ou item (como uma eliminação), clique em Realizar esta acção e, em seguida, seleccione uma acção da lista.
       • Para iniciar um fluxo de trabalho no documento ou item, clique em Iniciar este fluxo de trabalho e, em seguida, seleccione o nome do fluxo de trabalho.

          Nota    Esta opção apenas está disponível se estiver a definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado.

12. Para requerer que os documentos ou itens sujeitos a esta política tenham códigos de barras, clique em Activar Códigos de Barras e, em seguida, seleccione a caixa de verificação Pedir aos utilizadores que insiram um código de barras antes de guardar ou de imprimir se pretender pedir aos utilizadores que insiram códigos de barras.
13. Quando terminar de seleccionar opções para as funcionalidades de política individual que pretende adicionar a esta política de gestão de informações, clique em OK para aplicar as funcionalidades de política.