É possível isentar um documento ou item específico de uma política de gestão de informações, se não pretender que essa política se aplique a esse item particular ou se tiver uma necessidade empresarial de isentar o item da política.
Por exemplo, uma equipa guarda rascunhos de trabalho de documentos empresariais, tais como memorandos e documentação de processo, numa biblioteca de documentos com uma política de gestão de informações que inclui uma política de expiração.
A política de expiração especifica que todos os documentos são eliminados um ano depois de criados. Esta política ajuda a equipa a gerir o armazenamento e a eliminar informações desactualizadas.
É útil porque a maior parte dos documentos da biblioteca apenas são necessários por um curto período de tempo. Ocasionalmente, alguém da equipa cria um documento processual que necessita de ser retido por mais de um ano por se aplicar a um projecto ou assunto de longo prazo. O membro da equipa pode optar por isentar esse item da política de gestão de informações que se aplica à biblioteca de documentos. Esta acção garante que o documento não é automaticamente eliminado um ano após ter sido criado.
O utilizador terá de ter, pelo menos, o nível de permissão Contribuir para isentar um item da política.
- Abra a lista ou biblioteca que contém o item ou documento que pretender isentar de uma política de gestão de informações.
- Aponte para o item ou documento, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Propriedades da Vista.
- Na secção Isentar da Política, clique em Isentar da Política.
Nota
O comando Isentar da Política apenas aparece se o item ou documento estiver sujeito a uma política de gestão de informações.
- Clique em Isentar.