As organizações podem definir e utilizar políticas de gestão de informações em sites do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para impor a conformidade com processos empresariais corporativos ou com normas governamentais ou legais para a gestão de informações. As políticas de gestão de informações permitem que os administradores de site ou gestores de lista controlem o modo como o conteúdo é gerido.

O que é a política de gestão de informações?

Como as políticas de gestão de informações podem ser utilizadas num site

O que é a política de gestão de informações?

Uma política de gestão de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. As políticas de gestão de informações permitem que as organizações controlem e rastreiem aspectos como o tempo em que determinado conteúdo foi retido ou que acções os utilizadores podem tomar com esse conteúdo. As políticas de gestão de informações podem ajudar as organizações a cumprirem normas legais ou governamentais, ou podem simplesmente impor processos empresariais internos. Por exemplo, uma organização que tenha de cumprir normas governamentais que obriguem à demonstração de "controlos adequados" das respectivas declarações financeiras pode criar uma ou mais políticas de gestão de informações que auditem acções específicas do processo de criação e aprovação de todos os documentos relacionados com registos financeiros.

Funcionalidades de política incluídas no Office SharePoint Server 2007

Cada regra individual numa política de gestão de informações é uma funcionalidade de política. O Office SharePoint Server 2007 inclui várias funcionalidades de política predefinidas que as organizações podem utilizar individualmente ou combinadas para definir políticas de gestão de informações para os respectivos sites. As funcionalidades de política incluídas no Office SharePoint Server 2007 são:

• Auditoria  A funcionalidade de política Auditoria ajuda as organizações a analisar o modo como os respectivos sistemas de gestão de conteúdo são utilizados registando eventos e operações executadas em itens de lista e documentos. As organizações podem configurar a funcionalidade de política de Auditoria para registarem eventos tais como quando um documento ou item é editado, visualizado, quando lhe é dada entrada ou saída, quando é eliminado ou quando as respectivas permissões são alteradas. Todas as informações de auditoria são armazenadas num único registo de auditoria no servidor e os administradores de site podem executar relatórios com base nelas. As organizações também podem utilizar o Modelo de Objecto do Office SharePoint Server 2007 para escrever e adicionar eventos personalizados ao registo de auditoria.
• Expiração  A funcionalidade de política Expiração ajuda as organizações a eliminar ou remover conteúdo desactualizado dos respectivos sites de um modo consistente e passível de ser rastreado. Esta funcionalidade de política ajuda as organizações a gerirem o custo e o risco associados à retenção de conteúdo desactualizado. As organizações podem configurar uma política Expiração para especificar que determinados tipos de conteúdo expiram numa determinada data ou num determinado prazo calculado após alguma actividade no documento (como criação ou edição).
• Códigos de Barras  A funcionalidade de política Códigos de Barras permite que as organizações rastreiem cópias físicas de itens de lista ou documentos que foram impressas a partir de um site. A funcionalidade de política Código de Barras cria um valor identificador exclusivo para um documento. Os utilizadores podem então inserir uma imagem de código de barras desse valor nos documentos do Microsoft Office que criarem. É possível utilizar um código de barras numa cópia física de um documento para procurar a cópia original desse documento no servidor. Por predefinição, os códigos de barras estão em conformidade com o padrão comum do Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39). As organizações podem utilizar o Modelo de Objecto do Office SharePoint Server 2007 para instalar outros fornecedores de códigos de barras.
• Etiquetas  A funcionalidade de política de Etiquetas também permite que as organizações rastreiem cópias físicas de itens de lista ou documentos que foram impressas a partir de um site. A funcionalidade de política de Etiquetas gera automaticamente etiquetas de texto com base em formatação e propriedades do documento que um administrador de sites ou gestor de lista especifica. Quando os utilizadores inserem etiquetas em documentos do Microsoft Office, estas são actualizadas automaticamente com as informações das propriedades do documento.

Personalizar funcionalidades de política

As organizações também podem criar e implementar funcionalidades de política personalizadas para responder a necessidades específicas. Por exemplo, uma organização de manufactura poderá pretender definir uma política de gestão de informações para todos os documentos de especificações de concepção de produtos de rascunho que proíbam os utilizadores de imprimirem cópias destes documentos em impressoras não seguras. ara definir este tipo de política de gestão de informações, a organização pode criar e implementar uma funcionalidade de política Restrição de Impressão que pode ser adicionada à política de gestão de informações relevante para o tipo de conteúdo de especificações de concepção de produto.

Integração da política de gestão de informações com programas do Microsoft Office system de 2007

Existem algumas formas de as políticas de gestão de informações do Office SharePoint Server 2007 serem expostas a utilizadores de programas cliente do Office 2007. Ao configurar uma política de gestão de informações no servidor para um determinado tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, é possível escrever uma declaração de políticas que é apresentada a utilizadores que trabalhem com o conteúdo sujeito a esta política. A declaração de políticas pode informar os utilizadores que as políticas de gestão de informações são impostas ao documento ou pode fornecer informações detalhadas, como o facto de um documento expirar após um determinado período de tempo. Quando os utilizadores abrem documentos sujeitos a políticas de gestão de informações num dos programas cliente do Office 2007, é apresentada esta declaração de políticas. Além disso, se uma política de gestão de informações incluir a funcionalidade de política Código de Barras ou Etiqueta, a política pode ser configurada para requerer que os utilizadores insiram códigos de barras ou etiquetas em documentos do Microsoft Office quando tentarem guardar ou imprimir a partir de um programa do Office 2007.

Como as políticas de gestão de informações podem ser utilizadas num site

Para implementar uma política de gestão de informações, terá de adicioná-la a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo num site. Os locais onde criar ou adicionar uma política de gestão de informações afectam o modo como a política se aplica ou com que âmbito pode ser utilizada. É possível:

• Criar uma política de colecção de sites e, em seguida, adicionar esta política a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca   É possível criar uma política de colecção de sites na lista Políticas de Colecção de Sites para o site de nível superior numa colecção de sites. Depois de criar uma política de colecção de sites, é possível exportá-la para que os administradores de site de outras colecções de sites possam importá-la para a respectiva lista Políticas de Colecção de Sites. A criação de uma política de colecção de sites exportável permite a padronização de políticas de gestão de informações nos sites da organização do utilizador.

  Ao adicionar uma política de colecção de sites a um tipo de conteúdo de sites e quando uma instância desse tipo de conteúdo de site é adicionada a uma lista ou biblioteca, o proprietário da lista lista ou biblioteca não pode modificar a política de colecção de sites da lista ou biblioteca. A adição de uma política de colecção de sites a um tipo de conteúdo de site é uma boa forma de garantir que todas as políticas de colecção de sites são impostas em cada nível da hierarquia de sites.

   Nota    Os administradores de colecção de sites podem especificar uma política na lista Políticas de Colecção de Sites como a política de colecção de sites predefinida para utilizar para todas as bibliotecas de documentos e tipos de conteúdo baseados em documentos. Se for seleccionada uma predefinição, estas bibliotecas e tipos de conteúdo utilizam esta política de gestão de informações salvo se tiver sido especificada outra política.

  Para mais informações, consulte Criar uma política de gestão de informações para uma colecção de sites.

• Criar uma política de gestão de informações para um tipo de conteúdo de site na Galeria do Tipo de Conteúdo do Site para o site de nível superior e, em seguida, adicionar esse tipo de conteúdo a uma ou mais listas ou bibliotecas   Também é possível criar uma política de gestão de informações directamente para um tipo de conteúdo de site e, em seguida, associar uma instância desse tipo de conteúdo a múltiplas listas ou bibliotecas. Se criar uma política de gestão de informações utilizando este método, terá a política cada item da colecção de sites desse tipo de conteúdo ou um tipo de conteúdo que herde desse tipo de conteúdo. Se criar uma política de gestão de informações directamente para um tipo de conteúdo de site, é mais difícil reutilizar esta política de gestão de informações noutras colecções de sites, dado que as políticas criadas desta forma não podem ser exportadas.

   Nota    Para controlar quais as políticas utilizadas numa colecção de sites, os administradores de colecções de sites podem desactivar a possibilidade de se definirem directamente funcionalidades de políticas num tipo de conteúdo. Quando esta restrição está em vigor, os utilizadores que criam tipos de conteúdo estão limitados à selecção de políticas da lista Políticas de Colecção de Sites.

  Para informações sobre a criação de uma política de gestão de informações para um tipo de conteúdo de site, consulte Alterar um tipo de conteúdo de site.

• Criar uma política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca   Se a organização tiver de aplicar uma determinada política de gestão de informações a um conjunto de conteúdos muito limitado, é possível criar uma política de gestão de informações que se aplique apenas a uma lista ou biblioteca individual. Este método de criação de uma política de gestão de informações é o menos flexível, dado que a política se aplica apenas a uma localização e não pode ser exportada nem reutilizada noutras localizações. Todavia, algumas organizações poderão necessitar de criar políticas de gestão de informações exclusivas com aplicabilidade limitada para visar situações específicas.

   Notas 

  • Apenas é possível criar uma política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca se essa lista ou biblioteca não suportar múltiplos tipos de conteúdo. Se uma lista ou biblioteca suportar múltiplos tipos de conteúdo, terá de definir uma política de gestão de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual associado a essa lista ou biblioteca. (As instâncias de um tipo de conteúdo de site associadas a uma lista ou biblioteca específica são denominadas tipos de conteúdo de lista.)
  • Para controlar quais as políticas utilizadas numa colecção de sites, os administradores de colecções de sites podem desactivar a possibilidade de se definirem directamente funcionalidades de políticas numa lista ou biblioteca. Quando esta restrição está em vigor, os utilizadores que gerem listas ou bibliotecas estão limitados à selecção de políticas da lista Políticas de Colecção de Sites.

  Para informações sobre a política de gestão de informações para uma lista ou biblioteca, consulte Especificar políticas de gestão de informações para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo de lista.