O modelo de sites do Centro de Registos no Microsoft Office SharePoint Server 2007 foi concebido para ajudar as organizações a implementarem os respectivos programas de retenção e gestão de registos.

Funcionalidades do modelo de sites do Centro de Registos

Estruturar um site do Centro de Registos

Funcionalidades do modelo de sites do Centro de Registos

O Centro de Registos destina-se a servir de repositório central onde uma organização pode armazenar e gerir todos os respectivos registos. O Centro de Registos suporta todo o processo de gestão de registos, da colecção de registos, passando pela gestão de registos até à eliminação de registos. Normalmente, um site de Centro de Registos é concebido e configurado por pessoal de TI e por profissionais de gestão de recursos de uma organização para suportar um plano de ficheiros de uma organização.

O modelo de sites do Centro de Registos combina algumas funcionalidades padrão disponíveis no Office SharePoint Server 2007 com algumas funcionalidades de gestão de registos especializados adicionais para fornecer as seguintes capacidades:

• Integrar capacidades   O Centro de Registos tem diversas funcionalidades que ajudam a garantir a integridade dos registos que contém armazenados:
  • Os registos nunca são modificados automaticamente pelo sistema. Isto garante que os registos carregados num site do centro de Registos e depois novamente transferidos sejam sempre idênticos.
  • Os administradores do site podem facilmente configurar o Centro de Registos com definições que impeçam a adulteração directa dos registos, através da criação de versões com quaisquer alterações efectuadas aos conteúdos do documento e da auditoria de tipos específicos de alterações.
  • O Centro de Registos permite que os gestores de registos adicionem e mantenham metadados em itens separadamente de metadados de um registo, para que as informações pertinentes para as tarefas de gestão de registos possam ser actualizadas sem modificar o registo subjacente. As alterações a metadados também são efectuadas mediante criação de versões.
• Imposição da política de gestão de informações   O Office SharePoint Server 2007 inclui várias funcionalidades de política úteis para a gestão de registos:
  • Auditoria   Esta funcionalidade regista eventos e operações realizadas em ficheiros. No âmbito da gestão de registos, a auditoria é útil para registar quem visualiza e acede a informações do centro de Registos.
  • Expiração   Esta funcionalidade consiste na especificação do tempo que um registo deve ser retido e que acção deve ocorrer quando o período de retenção termina, como eliminação ou iniciação de um fluxo de trabalho Aprovação de Aprovação de Eliminação. No âmbito da gestão de registos, o período de retenção de um registo normalmente começa quando um registo é submetido ao Centro de Registos pela primeira vez.
  • Códigos de Barras   Esta funcionalidade fornece um valor numérico e uma imagem de código de barras exclusiva a cada registo. O valor do código de barras é armazenado e indexado juntamente com a versão electrónica do registo. No âmbito da gestão de registos, os códigos de barras são úteis para reter e rastrear registos físicos. Quando os registos numa biblioteca têm versões físicas, os códigos de barras fornecem um modo de correlacionar as versões físicas com os equivalentes electrónicos.
• Interface programável da colecção de registos   O Centro de Registos suporta um conjunto de serviços que facilitam a colecção de registos. A interface programável do centro de Registos permite que as organizações configurem os sistemas de correio electrónico e gestão de documentos para submeterem automaticamente os ficheiros para o site do Centro de Registos. O conteúdo pode ser submetido ao Centro de Registos através de um serviço Web, utilizando o protocolo SOAP ou através do correio electrónico, utilizando o protocolo SMTP.
• Encaminhamento de Registos   O centro de Registos inclui uma lista Encaminhamento de Registos que encaminha automaticamente os registos que entram (submetidos manual ou automaticamente) para a devida localização, com base no respectivo tipo de registos. Quando um registo é submetido ao Centro de Registos, é frequentemente acompanhado por informações adicionais relacionadas, como metadados e histórico de auditoria. Um histórico de auditoria de registos é armazenado no Centro de Registos como um ficheiro XML e os metadados de registos são armazenados como ficheiro XML e em colunas de metadados no site do Centro de Registos.
• Retenção   O Centro de Registos permite que as organizações retenham registos que estejam sob investigações judiciais por litígio ou relevantes para uma auditoria ou investigação de outro tipo e os coloquem numa lista de retenção. Quando os registos são retidos, não são considerados em quaisquer políticas de expiração que possam estar em vigor e estão, assim, protegidos de serem destruídos. Por exemplo, em caso de um litígio, uma organização coloca em retenção os registos relevantes que possam ser necessários para fazer prova; esses registos estarão disponíveis até término do litígio. Os registos podem ser colocados em mais de uma retenção em simultâneo. Os gestores de registos também podem pesquisar registos no Centro de Registos que necessitem de colocar em retenção.

Estruturar um site do Centro de Registos

No nível mais elevado, existem dois passos essenciais para estruturar um site do Centro de Registos de modo a implementar um programa de gestão de registos:

1. Uma organização tem de desenvolver uma estratégia de gestão de registos e um plano formal de gestão de registos. Este é um esforço de colaboração que envolve coordenação entre os gestores de registos, os responsáveis do departamento jurídico, os profissionais de TI e os trabalhadores da informação.
2. Em seguida, uma organização tem de configurar um ou mais sites do Centro de Registos para implementarem o respectivo plano de gestão de registos.

As secções abaixo destacam os elementos primários envolvidos em cada um desses passos.

Planeamento da gestão de registos

Antes de uma organização poder configurar um site do Centro de Registos como a respectiva solução de gestão de registos, deverá desenvolver um plano formal para a estratégia de gestão de registos. O elemento específico de um plano formal de gestão de registos deve ser exclusivo a empresas ou organizações individuais. Todavia, virtualmente todos os planos de gestão de registos incluem o seguintes documentos e processos:

• Plano de ficheiros   Um plano de ficheiros descreve os tipos de documentos ou itens que uma organização reconhece como registos empresariais oficiais. Indica onde os registos estão armazenados e fornece informações que distinguem um tipo de registo de outro. O plano de ficheiros actua como uma abrangente colecção de políticas, processos e directrizes para criar, armazenar e gerir registos. Um plano de ficheiro deve abranger todos os registos, independentemente do suporte, incluindo papel, correio electrónico e ficheiros electrónicos. Tem também de especificar o modo como cada registo é classificado, seguro e, finalmente, destruído. Deve também incluir considerações sobre categorias especiais de registos, como registos Confidenciais, Indispensáveis, sujeitos a Segredo Profissional ou Privilegiados. Por fim, um plano de ficheiros tem de especificar as pessoas responsáveis pela gestão de cada tipo de registo.
• Agendamento de retenção   Um agendamento de retenção especifica por quanto tempo um tipo de registo do plano de ficheiros tem de ser retido (período de retenção) e o processo de eliminação do mesmo quando atingido o final desse período (processo de eliminação). As directrizes num agendamento de retenção baseiam-se normalmente em requisitos legais, riscos para a organização e necessidades da empresa. Além disso, um agendamento de retenção normalmente descreve as contingências da gestão de risco que determinam o período de retenção para cada tipo de registo.
• Documento de requisitos de conformidade   Um documento de requisitos de conformidade define as regras a que os sistemas de TI para gestão de registos têm de se ater, as capacidades que têm de possuir e os tipos de monitorização regular que têm de suportar para garantir a conformidade.
• Processo formal para suspender a eliminação dos registos   Este processo, muitas vezes denominado retenção, pormenoriza como uma organização suspende a eliminação de registos em caso de eventos como litígios, auditorias ou investigações.
• Sistema para monitorizar e elaborar relatórios sobre o tratamento de registos   Para garantir que os empregados estão a arquivar, aceder e gerir registos conforme processos e políticas definidas, um programa de gestão de registos tem de ter um processo ou sistema para monitorizar e elaborar relatórios sobre o tratamento de registos.

Configurar um site do Centro de Registos

Depois de uma organização se envolver no planeamento pormenorizado da gestão de registos e de desenvolver um plano formal de gestão de registos, poderá criar e configurar um site do Centro de Registos para o ajudar a implementar este programa.

Para configurar um site do Centro de Registos, terá de seguir os seguintes procedimentos:

1. Criar bibliotecas de documentos ou listas para gerir e armazenar cada tipo de registo especificado no plano de ficheiros.

   Recomendamos que crie uma biblioteca de documentos para cada tipo de conteúdo no plano de registos.

   Quando os registos são submetidos ao centro de Registos, são encaminhados para a lista ou biblioteca relevante.

2. Criar colunas para as bibliotecas de documentos relevantes, listas ou tipos de conteúdo de modo a conter e apresentar os metadados de cada tipo de registo especificado no plano de ficheiros.
3. Especificar as políticas de gestão de informações para cada tipo de registo no site do Centro de Registos. Estas políticas deverão reflectir os períodos de retenção e os requisitos de auditoria especificados no agendamento de retenção e no plano de ficheiros da organização.
4. Configurar a lista Encaminhamento de Registos para encaminhar cada tipo de registo para a devida localização. Quando os registos são submetidos ao site do Centro de Registos, manualmente ou em programação, o Office SharePoint Server 2007 utiliza esta tabela para determinar o modo como se classifica o registo no site do Centro de Registos e para onde se envia.