A funcionalidade Retenção, disponível no modelo do site Centro de Registos no Microsoft Office SharePoint Server 2007, é uma funcionalidade de gestão de registos que permite que as organizações suspendam registos de quaisquer políticas de expiração que possam estar em vigor quando estes registos são sujeitos a eventos como litígios, auditorias ou investigações. As organizações podem utilizar retenções para impedir que registos que possam ser relevantes para litígios ou investigações em curso expirem ou sejam destruídos antes de o evento para o qual são relevantes ser resolvido.

Como funciona uma retenção

Criar uma retenção

Adicionar registos a uma retenção

Procurar registos para adicionar a uma retenção

Ver todos os registos em retenção

Ver todas as retenções contra um registo

Remover um registo de uma retenção

Libertar todos os registos de uma retenção

Como funciona uma retenção

Por predefinição, todos os sites do Centro de Registos tem uma lista Retenções que os gestores de registos podem utilizar para criar e gerir retenções para eventos como litígios, auditorias ou investigações. É possível criar uma nova retenção para um evento específico, adicionando uma nova entrada à lista Retenções. A lista Retenções fornece ferramentas para localizar e reter registos relevantes, ver registos actualmente retidos ou libertar de uma retenção quando já não é necessária.

Quando um registo é adicionado a uma retenção, o estado da retenção é actualizado para indicar que está retido e o Office SharePoint Server 2007 impede que este registo expire ou seja eliminado. Depois de os registos serem adicionados a uma retenção, são normalmente revistos pelo departamento jurídico de uma organização para determinar se são relevantes para o evento que despoletou a criação da retenção. Os itens individuais que sejam determinados irrelevantes podem ser removidos de uma retenção.

Uma organização pode ter múltiplas retenções em vigor em simultâneo. Também é possível um registo ser adicionado a várias retenções diferentes. Se um registo for colocado em múltiplas retenções, ele é suspenso da política de gestão de informações original até serem libertadas todas as retenções a que foi adicionado.

Criar uma retenção

1. Num site do Centro de Registos, clique em Listas e, em seguida, clique em Retenções para abrir a lista Retenções.
2. Na lista Retenções, no menu Novo, clique em Novo Item.
3. Na caixa Título, escreva um nome para a retenção que pretende criar. Por norma, o título deverá identificar informações sobre o evento (por exemplo, litígio, auditoria ou investigação) que despoleta a retenção.
4. Na caixa Descrição, escreva quaisquer informações adicionais sobre a retenção. Por exemplo, é possível fornecer informações adicionais sobre o evento que despoleta a retenção.
5. Na caixa Gerido Por, introduza os nomes de todos os gestores de registos responsáveis pela gestão da retenção.
6. Clique em OK.

Adicionar registos a uma retenção

Se souber que um determinado registo é relevante para uma retenção, poderá adicionar esse registo à retenção directamente da lista ou biblioteca onde está armazenado.

1. Abra a lista ou biblioteca que contém o registo que pretende adicionar à retenção.
2. Aponte para o registo que pretende adicionar à retenção, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Gerir Retenções.
3. Na secção Adicionar ou remover da retenção, clique em Adicionar a uma retenção e, em seguida, seleccione a retenção específica à qual pretende adicionar o registo.
4. Na caixa Comentários, escreva quaisquer comentários que pretenda fornecer sobre a razão pela qual adiciona este registo à retenção.

    Nota    Estes comentários são auditados.

5. Clique em Guardar.

Procurar registos para adicionar a uma retenção

É possível utilizar a procura para localizar e adicionar múltiplos registos a uma retenção de uma só vez.

1. Num site do Centro de Registos, clique em Listas e, em seguida, clique em Retenções para abrir a lista Retenções.
2. Na lista Retenções, aponte para o nome da retenção a que pretende adicionar registos, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Ver Item.
3. Na secção Estado da Retenção, clique em Procurar itens a adicionar a esta retenção.
4. Na caixa Procurar, escreva as palavras-chave que pretende utilizar para ajudar a encontrar registos relevantes e, em seguida, clique em Procurar.
5. Para adicionar os resultados da procura à retenção, clique em Retenção.
6. Clique em OK.

Ver todos os registos em retenção

cada retenção criada tem um relatório de retenção que pode ser utilizado para ver rapidamente todos os registos adicionados a essa retenção.

1. Num site do Centro de Registos, clique em Listas e, em seguida, clique em Retenções para abrir a lista Retenções.
2. Na lista Retenções, aponte para o nome da retenção cuja totalidade de registos pretende ver, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Ver Item.
3. Na secção Estado da Retenção, clique em Ver registo da retenção.

Ver todas as retenções contra um registo

Se tiver sido adicionado um registo a mais de uma retenção, poderá visualizar a lista de retenções que pertencem a esse registo, utilizando o comando Gerir Retenções. Esta informação também é apresentada juntamente com as propriedades do registo.

1. Abra a lista ou biblioteca que contém o registo cujas informações de retenção pretende ver.
2. Aponte para o registo pretendido, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Gerir Retenções.
3. Na parte superior da página Estado de Retenção do Item, visualize a lista de retenções que se aplicam ao registo.

Remover um registo de uma retenção

É possível utilizar o comando Gerir Retenções para remover um registo individual de uma retenção.

1. Abra a lista ou biblioteca que contém o registo que pretende eliminar de uma retenção.
2. Aponte para o registo pretendido, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Gerir Retenções.
3. Na secção Adicionar ou remover da retenção, clique em Remover de uma retenção e, em seguida, seleccione a retenção da qual pretende remover o registo.
4. Na caixa Comentários, escreva quaisquer comentários que pretenda fornecer sobre a razão pela qual remove este registo da retenção.

    Nota    Estes comentários são auditados.

5. Clique em Guardar.

Libertar todos os registos de uma retenção

Se o evento que despoletou a necessidade de uma retenção estiver resolvido e a retenção já não for necessária, é possível libertar todos os registos que foram adicionados à retenção, retomando-se a imposição normal da política de gestão de informações para os registos que estiveram sujeitos a essa retenção.

1. Num site do Centro de Registos, clique em Listas e, em seguida, clique em Retenções para abrir a lista Retenções.
2. Na lista Retenções, aponte para o nome da retenção da qual pretende libertar todos os registos, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Ver Item.
3. Na secção Estado da Retenção, clique em Libertar da Retenção.
4. Na página Libertar da Retenção, escreva quaisquer comentários que pretenda fornecer acerca do porquê de estar a libertar da retenção.

    Nota    Estes comentários são auditados.

5. Clique em Libertar da Retenção.

   Importante  Ao libertar uma retenção, retoma-se a imposição normal da política de gestão de informações para os registos que estiveram sujeitos a essa retenção. Isto significa que os registos já não estão suspensos de expirarem ou de serem destruídos. Se determinados registos estiverem sujeitos a mais de uma retenção, estes registos não poderão ser restituídos à imposição da política normal até que todas as retenções a que pertencem sejam resolvidas e libertadas.