A criação de um livro do Excel que contenha "uma versão da verdade" requer um esforço de colaboração entre o administrador de um site SharePoint, o autor de um livro e vários utilizadores finais. O artigo seguinte contém informações gerais que descrevem o processo básico de publicação de um livro seguro que contenha "uma versão da verdade", quem faz o quê e onde obter mais informações de ajuda que descrevam os pormenores da implementação.

O que é "uma versão da verdade"?

Passo 1: Preparação

Passo 2: Criar bibliotecas de documentos no site do SharePoint

Passo 3: Definir recursos fidedignos para o Excel Services

Passo 4: Definir permissões

Passo 5: Criar um ficheiro de Ligação de Dados do Office

Passo 6: Tornar disponível a Biblioteca de Ligações de Dados no Office Excel 2007

Passo 7: Criar e publicar o livro do Office Excel 2007

Passo 8: Ver "uma versão da verdade"

O que é "uma versão da verdade"?

Um requisito comum ao publicar um livro do Microsoft Office Excel 2007 que esteja ligado a uma origem de dados externa no Excel Services consiste em garantir que os utilizadores visualizam sempre um conjunto consistente de valores e resultados de fórmulas, e que o livro utiliza informações de ligação seguras e actualizadas. Esta acção é, por vezes, denominada obter "uma versão da verdade".

Por exemplo, se estiver a reconciliar dados orçamentais de cada trimestre entre diferentes departamentos, para realizar um resumo orçamental à escala da empresa, é necessário certificar-se de que todos trabalham com dados consistentes e fiáveis para garantir que o processo decorre normalmente e sem interrupções nem problemas de valores entre livros e sincronização de cálculos e resultados de fórmulas.

Passo 1: Preparação

Para obter melhores resultados, os administradores dos sites, autores dos livros e utilizadores finais devem colaborar reciprocamente para efectuarem os seguintes preparativos.

Recolher Dados  Identificar e recolher as seguintes informações:

• As ligações de origem de dados externa e informações da ligação, como, por exemplo, nomes de servidor, base de dados e cubo, consultas e credenciais.
• Livros do Office Excel 2007 a publicar.
• Utilizadores, permissões, funções e ID do computador cliente.

Instalar software  Instalar o software necessário para os seguintes utilizadores:

• O administrador de um site requer uma instalação completa do Microsoft Office SharePoint Server 2007 que inclua o Excel Services.
• O autor de um livro requer o Office Excel 2007.
• Os utilizadores finais requerem acesso aos sites do SharePoint e, opcionalmente, ao Office Excel 2007 para abrir livros publicados no respectivo computador cliente.

Para mais informações, consulte o Guia de Planeamento do Office SharePoint Server 2007 no Web site Technet e os tópicos seguintes:

• Planear acesso a folhas de cálculo
• Planear autenticação de dados externos
• Planear gestão de ligações de dados
• Planear relatórios do Excel face a cubos OLAP
• Planear relatórios do Excel face a bases de dados relacionais
• Planear apresentação de dados do Excel Services
• Planear Peças Web do Excel Web Access
• Planear integração com dados externos

Passo 2: Criar bibliotecas de documentos no site do SharePoint

Utilizando o Office SharePoint Server 2007 ou o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, o administrador de um site pode criar bibliotecas de documentos para armazenar os livros do Office Excel 2007 e ficheiros de Ligação de dados do Office (ODC) (.odc).

Para mais informações, consulte a Ajuda do Windows SharePoint Services 3.0 e os seguintes tópicos:

• Introdução às bibliotecas
• Criar uma biblioteca

Passo 3: Definir recursos fidedignos para o Excel Services

Utilizando o Office SharePoint Server 2007 e a aplicação Web de administração central, um administrador de sites pode criar uma localização fidedigna de ficheiros, um fornecedor fidedigno de dados, uma lista de Bibliotecas de Ligações de Dados (DCL), uma DCL fidedigna, bem como definir a localização fidedigna de forma a que esta utilize apenas ligações de dados externos.

Para mais informações, consulte a secção "Planear níveis de fidedignidade". no artigo "Planear segurança do Excel Services" no Guia de Planeamento do Office SharePoint Server 2007 no Web site Technet.

Passo 4: Definir permissões

Utilizando o Office SharePoint Server 2007, o administrador de um site pode definir permissões na DCL e configurar um nível de permissão Ver Apenas Item.

Para mais informações, consulte:

• O artigo "Planear segurança do Excel Services" no Guia de Planeamento do Office SharePoint Server 2007 no Web site Technet.
• Os tópicos seguintes na Ajuda da Administração Central:
  • Escolher os grupos de segurança a utilizar
  • Definir níveis de permissões personalizadas
  • Determinar níveis de permissões e grupos a utilizar
  • Planear segurança do site
• Os tópicos seguintes na Ajuda do Windows SharePoint Services 3.0:
  • Acerca de como controlar o acesso a sites e a conteúdo de sites
  • Acerca de como gerir grupos e utilizadores do SharePoint
  • Acerca das funcionalidades de segurança do Windows SharePoint Services (versão 3)
  • Gerir níveis de permissões
  • Gerir permissões para uma lista, biblioteca, pasta, documento ou item de lista
  • Gerir grupos do SharePoint
  • Níveis de permissões e permissões

Passo 5: Criar um ficheiro de Ligação de Dados do Office

Utilizando o Excel, o autor de um livro pode criar um ficheiro ODC, definir definições de autenticação adequadas, garantir que o ficheiro ODC é sempre utilizado durante o acesso aos dados e guardar o ficheiro de ligação na DCL.

Para mais informações, consulte a Ajuda do Office Excel 2007 e os seguintes tópicos:

• Criar, editar e gerir ligações a dados num livro
• Ligar a (Importar) dados externos
• Propriedades de ligação

Passo 6: Tornar disponível a Biblioteca de Ligações de Dados no Office Excel 2007

Utilizando o Office SharePoint Server 2007, um administrador de sites pode disponibilizar uma ou mais DCLs no Excel, definindo uma lista de DCLs para utilizar em computadores cliente e, em seguida, associando um computador cliente a um computador servidor utilizando O Meu Site de cada utilizador ou definindo uma chave de registo no computador do utilizador.

Para mais informações, consulte o tópico "Planear gestão de ligações de dados" na secção "Planear business intelligence" do Guia de Planeamento do Office SharePoint Server 2007 no Web site Technet.

Passo 7: Criar e publicar o livro do Office Excel 2007

Utilizando o Office Excel 2007, o autor de um livro pode criar um livro que utilize o ficheiro ODC, guardar o livro no Excel Services e, em seguida, seleccionar, opcionalmente, folhas de cálculo específicas ou itens com nome, como, por exemplo, gráficos ou relatórios de Tabela Dinâmica.

Para mais informações, consulte a Ajuda do Office Excel 2007 e os seguintes tópicos:

• Diferenças entre utilizar um livro no Excel e no Excel Services
• Publicar um livro no Excel Services
• Definir parâmetros de livros para utilizar no Office Excel Web Access
• Editar ou remover um livro do Excel Services

Passo 8: Ver "uma versão da verdade"

Utilizando o Office SharePoint Server 2007, os utilizadores finais visualizam o livro no Excel Services, interagem com o mesmo e abrem opcionalmente o livro nos respectivos computadores para uma análise mais aprofundada.

Para mais informações, consulte a home page Procedimentos e a Ajuda do Office SharePoint Server 2007.

Sugestão  Também pode clicar no botão Ajuda na barra de ferramentas do Excel Web Access para obter uma descrição geral de todos os tópicos da Ajuda do Excel Services.