Pode especificar para que a aprovação de um documento seja necessária numa biblioteca (biblioteca: uma localização de um site do SharePoint onde uma colecção de ficheiros é gerida. A biblioteca pode apresentar informações, incluindo propriedades definidas pelo utilizador, sobre cada ficheiro.) ou lista (lista: componente do Web site que armazena e apresenta informações que os utilizadores podem adicionar, utilizando os respectivos browsers. Requer um servidor Web que esteja a executar o Windows SharePoint Services.).
Quando esta definição de aprovação de conteúdos é aplicada, um item ou ficheiro que tenha sido alterado permanece num estado pendente até ser aprovado ou rejeitado por alguém que tenha permissão para o aprovar. Se o item ou ficheiro for aprovado, é-lhe atribuído um estado Aprovado na lista ou biblioteca, sendo apresentado a qualquer pessoa com permissão para ver a lista ou biblioteca. Se o item ou ficheiro for rejeitado, permanecerá num estado pendente e só será visto por pessoas com permissão para ver rascunhos.
Por predefinição, um item ou ficheiro pendente só é visível para o respectivo criados e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas poderá especificar outros grupos de utilizadores que podem ver o item ou ficheiro.
Se a biblioteca estiver configurada para registar as versões principais e secundárias, a pessoa que editar o ficheiro tem de publicar primeiro uma versão principal (versão principal: uma cópia numerada de um ficheiro que sofreu uma alteração significativa deste a última versão principal. Cada versão principal é identificada por um número inteiro (1, 2, 3, ...) para indica que é publicada para consulta por um grupo mais vasto na sua organização.) do ficheiro.
- Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.
Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.
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Aponte para o item ou ficheiro para ver uma seta para baixo.
- Clique na seta para baixo e no menu que aparece, clique em Aprovar/rejeitar.
- Na secção Estado da Aprovação, escolha se pretende aprovar ou rejeitar o item.
- Na secção Comentário, pode escrever opcionalmente um comentário sobre a razão pela qual o item foi aprovado ou rejeitado.
- Clique em OK.
Notas
- Se a definição de aprovação de conteúdo for aplicada a uma lista ou biblioteca que já contém itens ou ficheiros, a aprovação é necessária para qualquer conteúdo novo ou para alterações efectuadas ao conteúdo existente. Os itens existentes são tratados como aprovados, mas pode alterar o estado posteriormente.
- Se a definição de aprovação de conteúdo estiver desactivada numa lista ou biblioteca que necessitou de aprovação anteriormente, quaisquer itens pendentes ou rejeitados ficam visíveis a todos os visualizadores, a menos que tenham sido eliminados.