As políticas de gestão de informações permitem-lhe controlar quem pode aceder às informações da empresa, o que podem fazer com estas informações e quanto tempo podem retê-las. Uma política pode ajudar a impor o cumprimento de normas jurídicas e governamentais ou de políticas empresarias internas. Enquanto administrador, pode configurar uma política para definir a forma como controlar documentos, quem tem acesso a documentos e quanto tempo pode reter os mesmos.

Cada política estabelece um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra numa política é uma funcionalidade de política. Por exemplo, uma funcionalidade de política de gestão de informações pode especificar o tempo que um tipo de conteúdo deve ser retido. As políticas podem ser implementadas de diversas formas:

• Através da criação de um modelo de política e, em seguida, da associação do modelo a uma colecção de sites, a um tipo de conteúdo, biblioteca de documentos ou lista
• Através da associação de funcionalidades de política individuais a um tipo de conteúdo, biblioteca ou lista

1. Na home page da colecção de sites, clique em Acções do site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
2. Na página Definições do Site, na lista Administração de Colecções de Sites, clique em Políticas de Colecção de Sites.
3. Na página Políticas de Colecção de Sites, clique em Criar.
4. Escreva um nome e uma descrição para a política e, em seguida, uma breve declaração da política que explica aos utilizadores aquilo para que se destina a política. Uma declaração da política pode ter até 512 caracteres.
5. Utilize as informações existentes no tópico Configurar funcionalidades de uma política de gestão de informações para configurar as funcionalidades que pretende associar à política.
6. Clique em OK para regressar à página Políticas de Colecção de Sites.

Depois de criar uma política, pode associá-la opcionalmente a uma colecção de sites e assegurar que apenas essa política é utilizada no site.

1. Na página Políticas de Colecção de Sites, clique em Definições.
2. Na página Definições da Política de Colecção de Sites, seleccione Utilizar uma política de colecção de sites e, em seguida, seleccione a política a aplicar à colecção de sites.
3. Utilize a opção Permitir políticas personalizadas para determinar se os utilizadores podem adicionar políticas adicionais à colecção de sites.
   • Para assegurar que só é utilizada a política especificada em todas as listas e bibliotecas do site, seleccione Não.
   • Para permitir que os utilizadores tenham políticas personalizadas, mantenha a predefinição, Sim. A política seleccionada continuará a ser a predefinição para todo o conteúdo na colecção de sites.