Associar um modelo de documento a um tipo de conteúdo do site

Adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo do site

Adicionar uma coluna existente a um tipo de conteúdo do site

Adicionar uma nova coluna a um tipo de conteúdo do site

Alterar a ordem das colunas de um tipo de conteúdo do site

Alterar as definições do Painel de Informações do Documento

Adicionar uma política de gestão de informações

Gerir conversões de documentos

Um tipo de conteúdo do site descreve os atributos de um documento, pasta ou item de lista. Cada tipo de conteúdo do site pode especificar o seguinte:

• Um conjunto de propriedades.
• Formas de editar as propriedades e apresentá-las.
• Fluxos de trabalho para estarem disponíveis para o documento ou item de lista.
• O modelo de documento a utilizar.

Os membros do grupo do SharePoint Proprietários do Nome do site podem alterar os tipos de conteúdo do site. Por predefinição, os tipos de conteúdo que herdam de um tipo de conteúdo que alterar são também actualizados com as alterações.

Associar um modelo de documento a um tipo de conteúdo do site

 Nota    Os modelos de documento podem ser associados apenas a tipos de conteúdo de Documentos e não a pastas, listas ou áreas de debate.

1. Vá para o site onde está definido o tipo de conteúdo do site que pretende alterar.
2. Clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
3. Na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.
4. Na página Galeria de Tipos de Conteúdo de Site, clique na hiperligação para o tipo de conteúdo do site que pretende configurar.
5. Na secção Definições, clique em Definições avançadas.
6. Na secção Modelo de Documento, escreva o URL de um modelo de documento existente ou carregue um novo modelo de documento. A tabela seguinte lista os tipos de URL que pode utilizar. Os exemplos baseiam-se na pasta de recursos do tipo de conteúdo do site (ou seja, a pasta que contém os ficheiros para os tipos de conteúdo do site) que é http://contoso/_cts/NomeTipoConteudo/ e o modelo de documento é nomedocumento.doc.

    Nota    Existe uma pasta de recursos no formulário de _cts/NomeTipoConteudo (em que NomeTipoConteudo é o nome do tipo de conteúdo do site) ao nível raiz de cada site.

   Nome do URL	Exemplo
   Relativo ao servidor	/_cts/NomeTipoConteudo/nomedocumento.doc
   Absoluto	http://contoso/_cts/NomeTipoConteudo/nomedocumento.doc
   Relativo à pasta de recursos	nomedocumento.doc
   Relativo ao site	~/site/NomeBiblioteca/nomedocumento.doc

7. Na secção Só de Leitura, escolha se pretende tornar este tipo de conteúdo modificável ou só de leitura.
8. Na secção Actualizar Sites e Listas, especifique se o tipos de conteúdo que herdam este tipo de conteúdo são ou não actualizados com as alterações.

Se seleccionar Sim, os outros tipos de conteúdo que herdam deste tipo de conteúdo (chamados tipos de conteúdo subordinado) irão herdar as alterações que efectuar.

Adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo do site

Adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo permite aos utilizadores finais executarem o fluxo de trabalho em todas as instâncias do tipo de conteúdo de uma lista ou biblioteca. Os fluxos de trabalho podem ser adicionados a todos os tipos de conteúdo incluindo tipos de conteúdo ocultos e personalizados. Quando um tipo de conteúdo é adicionado a uma lista ou biblioteca, todas as respectivas associações de fluxos de trabalho são também copiadas para essa lista e associadas a esse tipo de conteúdo.

O Office SharePoint Server 2007 inclui um número de modelos de fluxo de trabalho relacionados com processos empresariais. São associados automaticamente três fluxos de trabalho com tipo de conteúdo de Documento: Aprovação, Recolher Comentários e Recolha de Assinaturas. Os administradores do sistema podem também criar fluxos de trabalho personalizados.

 Nota    Um fluxo de trabalho tem de ser implementado na colecção de sites antes de o poder adicionar a um tipo de conteúdo do site. Contacte o administrador do servidor se o fluxo de trabalho que pretende adicionar não estiver disponível.

1. Vá para o site onde está definido o tipo de conteúdo do site que pretende alterar.
2. Clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
3. Na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site e, em seguida, seleccione o tipo de conteúdo ao qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.
4. Na página Tipo de Conteúdo do Site, na secção Definições, clique em Definições de fluxo de trabalho.
5. Na página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.
6. Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, seleccione o modelo de Fluxo de Trabalho a utilizar e, em seguida, escreva um nome que distinga o fluxo de trabalho do tipo de conteúdo.

   O nome é apresentado aos utilizadores quando iniciam um fluxo de trabalho ou quando visualizam o estado do fluxo de trabalho, por isso recomendamos que se utilize um nome abreviado que descreva o processo de negócio.

7. Utilize as instruções existentes no tópico Alterar as definições de fluxo de trabalho para um tipo de conteúdo do site para configurar as definições do fluxo de trabalho.
8. Se o fluxo de trabalho que está a adicionar tem uma página Personalizar Fluxo de Trabalho, clique em Seguinte para continuar para a página Personalizar Fluxo de Trabalho, escolha as definições que pretende e, em seguida, clique em OK.

   Se o fluxo de trabalho que está a actualizar não tem uma página Personalizar Fluxo de Trabalho, clique em OK.

Remover um fluxo de trabalho de um tipo de conteúdo

Remover um fluxo de trabalho de um tipo de conteúdo termina todas as instâncias do fluxo de trabalho que estão em curso e elimina o histórico e as tarefas respectivas. Pode também permitir a conclusão de instâncias do fluxo de trabalho em curso mas impedir que sejam iniciadas novas instâncias.

Quando elimina uma associação de fluxos de trabalho num tipo de conteúdo a partir do qual outros tipo de conteúdo (subordinado) herdam definições, o fluxo de trabalho é eliminado desses tipos de conteúdo subordinado e todas as instâncias do fluxo de trabalho dessa associação que estão em curso são imediatamente terminadas, sendo também eliminados o histórico e as tarefas respectivas.

1. Siga os passo 1 a 4 acima indicados para abrir a página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho.
2. Na página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, clique em Remover um fluxo de trabalho.
3. Na página Remover Fluxos de Trabalho, localize o fluxo de trabalho que pretende remover e, em seguida, efectue o seguinte procedimento:
   • Para remover um fluxo de trabalho e terminar as instâncias do fluxo de trabalho que estão em curso, clique em Remover, junto ao fluxo de trabalho.
   • Para permitir a conclusão de instâncias do fluxo de trabalho em curso, mas não o início de novas instâncias, clique em Nenhuma Instância Nova, junto ao fluxo de trabalho.
4. Clique em OK.

   Quando lhe for perguntado se pretende aplicar as alterações a todos os tipos de conteúdo que herdam deste tipo de conteúdo, efectue um dos seguintes procedimentos:

   • Para remover o fluxo de trabalho deste tipo de conteúdo mas não de tipos de conteúdo que herdam dele (tipos de conteúdo subordinado), clique em Cancelar. O fluxo de trabalho continuará disponível para os tipos de conteúdo subordinado.
   • Para remover esta associação de fluxos de trabalho de todos os tipos de conteúdo subordinado e eliminar todos os fluxos de trabalho em execução baseados nesta associação de fluxos de trabalho, clique em OK. Esta operação pode demorar um pouco dependendo do tamanho da colecção de sites e do número de fluxos de trabalho em execução.

Adicionar uma coluna existente a um tipo de conteúdo do site

Siga este procedimento para adicionar uma coluna que já está definida no site ou no respectivo site principal a um tipo de conteúdo do site.

1. Vá para o site onde está definido o tipo de conteúdo do site que pretende alterar.
2. Clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
3. Na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.
4. Na página Galeria de Tipos de Conteúdo de Site, clique no site que pretende configurar.
5. Na página Tipo de Conteúdo do Site, na secção Colunas, clique em Adicionar a partir de colunas de site existentes.

É apresentada a página Adicionar Colunas ao Tipo de Conteúdo de Site.

6. Na secção Seleccionar Colunas, seleccione o grupo que pretende filtrar a partir da lista Seleccionar colunas a partir de.

   A tabela seguinte descreve os grupos e os tipos de colunas que contêm e que estão disponíveis por predefinição.

   Seleccione isto	Para apresentar isto
   Todos os Grupos	Todas as colunas disponíveis para qualquer grupo.
   Colunas Base	Colunas que são úteis em muitos tipos de listas ou bibliotecas.
   Colunas Essenciais de Contactos e Calendário	Colunas que são úteis em listas de contactos e calendário. Estas colunas são normalmente utilizadas para sincronizar metadados de programas de contactos e calendário do cliente, tais como o Microsoft Office Outlook 2007.
   Colunas Essenciais do Documento	Colunas do documento padrão do Conjunto de Metadados Essenciais de Dublin. Muitas destas colunas pertencem ao conjunto de propriedades essenciais do Microsoft Office.
   Colunas Essenciais de Tarefa e Problema	Colunas que são úteis nas listas de tarefas e problemas. Estas colunas são normalmente utilizadas para sincronizar metadados de programas de Tarefa e Problema do cliente, tais como o Microsoft Office Outlook 2007.
   Colunas Expandidas	Um conjunto de colunas para objectivos específicos.

7. Seleccione a coluna que pretende adicionar a partir da lista Colunas disponíveis e, em seguida, clique em Adicionar.

Sugestão  Para adicionar rapidamente vários tipos de coluna, prima CTRL enquanto clica em cada coluna disponível que pretende adicionar.

8. Na secção Actualizar Listas e Modelos, especifique se os tipos de conteúdo do site subordinado que herdam deste tipo de conteúdo do site serão actualizados com as alterações.
9. Depois de terminar de adicionar as colunas pretendidas, clique em OK.

Adicionar uma nova coluna a um tipo de conteúdo do site

Siga este procedimento para definir uma nova coluna e adicioná-la a um tipo de conteúdo do site. Note que a nova coluna que criar fica disponível para o site onde é criada e para os sites subordinados. Depois de criar a nova coluna, pode adicioná-la a outros tipos de conteúdo e também a listas e bibliotecas. Se não pretender que a nova coluna seja utilizada por outros, pode ocultá-la adicionando-a a um novo grupo chamado "_Oculto."

1. Vá para o site onde está definido o tipo de conteúdo do site que pretende alterar.
2. Clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
3. Na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.
4. Na página Galeria de Tipos de Conteúdo de Site, clique no site que pretende configurar.

É apresentada a página de configuração para o tipo de conteúdo do site que seleccionou.

5. Na secção Colunas, clique em Adicionar a partir da nova coluna de site.
6. Na página Nova Coluna de Site, na secção Nome e Tipo, escreva um nome para o novo tipo de coluna e, em seguida, seleccione o tipo de informação que pode ser armazenado nesta coluna.

Sugestão  Os nomes das colunas não são sensíveis a maiúsculas e minúsculas. Por exemplo, se uma coluna designada Descrição já estiver definida na colecção de sites, não é possível criar uma nova coluna chamada descrição.

7. Na secção Grupo, seleccione um grupo existente ou escreva o nome de um novo grupo para armazenar esta nova coluna.
8. Na secção Definições de Coluna Adicionais, especifique as definições de coluna adicionais que pretende. Por exemplo, pode escrever uma descrição para a coluna, especificar se são obrigatórias informações para esta coluna, o número máximo de caracteres que podem ser armazenados nesta coluna e um valor predefinido para a coluna.
9. Na secção Actualizar Listas e Modelos, especifique se os tipos de conteúdo do site subordinado que herdam deste tipo de conteúdo do site serão actualizados com as alterações.
10. Depois de terminar de adicionar as colunas pretendidas, clique em OK.

Alterar a ordem das colunas para um tipo de conteúdo do site

1. Vá para o site onde está definido o tipo de conteúdo do site que pretende alterar.
2. Clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
3. Na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.
4. Na página Galeria de Tipos de Conteúdo de Site, clique na hiperligação para o tipo de conteúdo do site que pretende configurar.

É apresentada a página de configuração para o tipo de conteúdo do site que seleccionou.

5. Na secção Coluna, clique em Ordem das colunas.
6. Utilize as listas pendentes na coluna Posição relativamente ao Topo para reordenar as colunas da forma pretendida.
7. Na secção Actualizar Listas e Modelos, especifique se os tipos de conteúdo do site subordinado que herdam deste tipo de conteúdo do site serão actualizados com as alterações.

Alterar as Definições do Painel de Informações do Documento

O Painel de Informações do Documento permite aos utilizadores finais visualizar e alterar as propriedades do tipo de conteúdo directamente num documento do Office 2007. Por exemplo, se o tipo de conteúdo do documento para a colecção de sites tiver uma coluna Estado, os utilizadores finais podem visualizar a propriedade do Estado no Painel de Informações do Documento e alterar o estado de Rascunho para Final. Quando o documento é guardados de novo no servidor, a alteração é actualizada na coluna Estado.

O Painel de Informações do Documento é um formulário do Microsoft Office InfoPath que é criado automaticamente num documento do Office 2007 e reflecte as propriedades editáveis do documento no servidor. Quando configura um tipo de conteúdo, pode gerar um formulário do InfoPath com base nas propriedades do tipo de conteúdo. Pode então personalizar e implementar o formulário tal como qualquer outro formulário do InfoPath. O formulário personalizado é então referenciado pelo documento. Os utilizadores finais podem facilmente visualizar ou editar as propriedades do documento utilizando o Painel de Informações do Documento, o qual é apresentado na parte superior de um documento do Office.

1. Na home page da colecção de sites, clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
2. Na página Definições do Site, na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo do site.
3. Seleccione o tipo de conteúdo ao qual o Painel de Informações do Documento está associado e, em seguida, na página Tipo de Conteúdo do Site, clique em Definições do Painel de Informações do Documento.
4. Na página Definições do Painel de Informações do Documento, especifique o modelo que pretende utilizar para o Painel de Informações do Documento.
   • Se ainda não tiver um, pode criar um modelo personalizado no InfoPath clicando em Criar um novo modelo personalizado.
   • Para utilizar um modelo personalizado já existente, pode carregá-lo clicando em Procurar ou pode referenciá-lo a partir de uma localização partilhada como, por exemplo um caminho UNC. O caminho é colocado no documento e referenciado posteriormente para apresentar o Painel de Informações do Documento quando o documento é aberto.
   • Para continuar a utilizar o modelo predefinido que é criado automaticamente ou para reverter para este, seleccione Utilizar o modelo predefinido para aplicações do Microsoft Office.

   O modelo predefinido do Microsoft Office lista as colunas que foram definidas para o tipo de conteúdo.

5. Na secção Mostrar Sempre, clique na caixa de verificação para apresentar o Painel de Informações do Documento para todos os documentos criados com o tipo de conteúdo.

   Esta definição assegura que o Painel de Informações do Documento é apresentado quando um documento existente deste tipo de conteúdo é aberto e quando é guardado pela primeira vez. Por predefinição, o Painel de Informações do Documento é sempre apresentado quando um novo documento é criado a partir da colecção de sites ou ao mudar o nome de um documento e guardá-lo na mesma localização.

6. Clique em OK para activar as alterações do Painel de Informações do Documento.

Adicionar uma política de gestão de informações

Adicionar uma política de gestão de informações a um tipo de conteúdo torna fácil associar funcionalidades de política a várias listas ou bibliotecas. Pode optar por adicionar uma política de gestão de informações existente a um tipo de conteúdo ou criar uma política exclusiva específica de um tipo de conteúdo individual.

 Nota    Pode também adicionar uma política de gestão de informações a um tipo de conteúdo específico de listas. Isto aplica a política apenas aos itens existentes nessa lista que estão a utilizar o tipo de conteúdo.

1. Na home page da colecção de sites, clique em Acções do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
2. Na página Definições do Site, na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo do site.
3. Na página Galeria de Tipos de Conteúdo de Site, seleccione o tipo de conteúdo ao qual pretende adicionar uma política.
4. Na página Tipo de Conteúdo do Site, na secção Definições, clique em Definições da política de gestão de informações.
5. Na página Definições da Política de Gestão de Informações, especifique a política que pretende utilizar:
   • Para aplicar uma política existente ao tipo de conteúdo, seleccione Utilizar uma política de colecção de sites, seleccione o nome da política a partir da lista e, em seguida, clique em OK.
   • Para criar uma política exclusiva para o tipo de conteúdo, siga estes passos:
     1. Seleccione Definir uma política e, em seguida, clique em OK.
     2. Na página Editar Política, escreva um nome e uma descrição para a política e, em seguida, uma breve declaração da política que explica aos utilizadores aquilo para que se destina a política. Uma declaração da política pode ter até 512 caracteres.
     3. Utilize as informações existentes no tópico Configurar funcionalidades de uma política de gestão de informações para configurar as funcionalidades que pretende associar à política.

Gerir conversões de documentos

Os administradores de sites podem activar a conversão de documentos para que os utilizadores finais possam converter documentos de um tipo de ficheiro para outro formato. A conversão de documentos para os tipos de conteúdo do site também permite aos administradores de sites configurarem tipos de conteúdo para armazenarem definições que definem quais os conversores que estão disponíveis e a forma como esses conversores funcionam nos documentos desse tipo de conteúdo. Alguns conversores de documentos estão incluídos no Office SharePoint Server 2007 e a sua empresa pode também ter conversores adicionais personalizados. Após a conversão de documentos estar activada na Administração Central, os conversores estão disponíveis por predefinição para todos os tipos de conteúdo do site que podem ser utilizados numa biblioteca de documentos. Isto inclui os seguintes tipos de conteúdo:

• Tipos de conteúdo de documento, tais como Página de Base, Documento, Formulário e Imagem
• Tipos de conteúdo de esquema de página, tais como página Artigo, página Redireccionar e página de Boas-vindas

Os conversores que foram activados estão disponíveis para os utilizadores finais quando seleccionam um documento de um determinado tipo de conteúdo e, em seguida, clique em Converter documento a partir do menu de contexto. Apenas é listado o conversor ou os conversores específicos do tipo de ficheiro do documento (por exemplo, .docx).

Quando existem vários conversores para um tipo de ficheiro, tais como XML, pode preferir editar a lista de conversores para assegurar que os utilizadores apenas vêm os conversores que são relevantes para os documentos deste tipo de conteúdo. Ainda, pode pretender alterar opções de configuração de um conversor. Para qualquer uma dessas situações, pode utilizar os seguintes passos para efectuar alterações aos conversores de documentos.

1. Na home page da colecção de sites, no menu Acções do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
2. Na página Definições do Site, na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo do site.
3. Seleccione o tipo de conteúdo de documento para o qual pretende gerir a conversão de documentos e, em seguida, na página Tipo de Conteúdo do Site, clique em Gerir conversão de documentos para este tipo de conteúdo.

    Nota    Os conversores de documentos só estão disponíveis para tipos de conteúdo de documento.

4. Desmarque a caixa de verificação de qualquer conversor que não pretenda que seja apresentado aos utilizadores finais. Certifique-se de que todos os conversores que pretende utilizar estão seleccionados e, em seguida, clique em Aplicar.
5. Se o conversor que pretende utilizar tem a opção Configurar junto ao mesmo, pode clicar nela para definir novas definições de conversão.