Os fluxos de trabalho predefinidos incluídos no Microsoft Office SharePoint Server 2007 consistem em algumas definições comuns a todos os fluxos de trabalho e outras definições específicas ao fluxo de trabalho individual. Este artigo descreve como configurar as definições comuns a todos os fluxos de trabalho.

Abrir a página Alterar um Fluxo de Trabalho

Identificar a lista de Tarefas

Identificar a lista de Histórico

Configurar as opções de início de fluxo de trabalho

Actualizar tipos de lista e de conteúdo de sites

Abrir a página Alterar um Fluxo de Trabalho

Siga os seguintes passos para abrir a página onde pode efectuar alterações às definições do fluxo de trabalho. Cada um dos seguintes procedimentos começa na página Alterar um Fluxo de Trabalho.

1. Na home page da colecção de sites, no menu Acções do Site, aponte para Definições do Site e, em seguida, clique em Modificar Todas as Definições do Site.
2. Na página Definições do Site, na secção Galerias, clique em Tipos de conteúdo do site.
3. Seleccione o tipo de conteúdo a que o fluxo de trabalho está associado e, em seguida, clique em Definições de fluxo de trabalho.
4. Seleccione o fluxo de trabalho que pretende modificar e, em seguida, utilize as informações das seguintes secções para efectuar as alterações pretendidas.

Identificar a Lista de Tarefas

Em cada fluxo de trabalho, as tarefas são atribuídas a indivíduos ou grupos ou ambos que permitem que o fluxo de trabalho seja concluído. Por exemplo, num fluxo de trabalho Aprovação, o utilizador atribui a indivíduos ou grupos a tarefa de aprovar itens por uma determinada data. Por predefinição, todas as tarefas estão armazenadas na Lista de Tarefas, onde poderá ver o estado da tarefa e outras propriedades. O armazenamento das tarefas do fluxo de trabalho na lista predefinida de tarefas facilita a gestão de numerosas tarefas num só local. Também facilita a sincronização das tarefas com o Microsoft Office Outlook.

Em algumas situações, poderá considerar a criação de uma tarefa exclusiva para um fluxo de trabalho:

• Por uma questão de segurança e privacidade, deverá manter uma lista de tarefas específica separada da lista de tarefas principal. No caso de tarefas que envolvam dados confidenciais ou dados que devam permanecer privados, poderá dar à lista de tarefas um nome exclusivo.
• Se tiver vários fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho contiverem numerosas tarefas, poderá querer manter listas separadas de tarefas para cada fluxo de trabalho para um excelente desempenho. Se mantiver as listas de tarefas e de histórico com menos de 2.000 itens, garante que as listas não interferem com o desempenho do site.

1. Abrir a página Alterar um Fluxo de Trabalho.
2. Na secção Lista de Tarefas, mantenha visível a Lista de Tarefas predefinida ou escreva um nome de uma Lista de Tarefas exclusiva separada da Lista de Tarefas principal.

   Se já criou múltiplas listas de tarefas, elas estarão disponíveis na caixa Introduzir um nome de lista de tarefas.

    Nota    Se as instâncias do fluxo de trabalho estiverem em execução, verá um aviso se escolher alterar a lista de tarefas da associação.

Identificar a Lista de Histórico

Tal como sucede com a Lista de Tarefas, poderá criar uma Lista de Histórico exclusiva se estiverem a ser registados dados confidenciais no campo comentários/descrição. Uma Lista de Histórico exclusiva também é útil quando os fluxos de trabalho geram milhares de itens. Nestas situações, é preferível separar os históricos de fluxo de trabalho.

1. Abrir a página Alterar um Fluxo de Trabalho.
2. Na secção Lista de Histórico, mantenha visível a Lista de Histórico predefinida ou escreva um nome de uma Lista de Histórico exclusiva deste fluxo de trabalho.

Configurar as opções de início do fluxo de trabalho

As funcionalidades na secção Opções de Início permitem-lhe determinar o modo de activar o fluxo de trabalho. A selecção predefinida é Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um utilizador autenticado. Esta opção permite que os utilizadores iniciem o fluxo de trabalho, seleccionando Fluxos de Trabalho no menu apresentado quando o utilizador clica numa instância do tipo de conteúdo. Quando o utilizador selecciona Fluxos de Trabalho, abre-se a página Fluxos de Trabalho e o utilizador pode seleccionar o fluxo de trabalho na secção Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho da página.

Estão disponíveis duas opções de início automático para fluxos de trabalho que têm de ser executados para reforçar uma política ou por outras razões que tornam o fluxo de trabalho obrigatório:

1. Abrir a página Alterar um Fluxo de Trabalho.
2. Seleccione o nível de permissão para restringir o fluxo de trabalho a grupos de permissões específicas:
• O nível de permissão Editar Itens é a predefinição e não está disponível para ser alterado nos modelos de fluxo de trabalho fornecidos com o Office SharePoint Server 2007, pois estes modelos requerem o nível de permissão Editar Itens ou superior. Estes modelos não podem ser definidos para um nível de permissão inferior.
• Para definir mais restrições sobre quem pode iniciar um fluxo de trabalho, seleccione a caixa de verificação Gerir Listas.
3. Se pretender, seleccione uma opção de início automático.
• Seleccione a caixa de verificação Iniciar o fluxo de trabalho quando é criado um novo item se pretender que o fluxo de trabalho se inicie automaticamente sempre que um novo item é criado numa lista ou biblioteca, independentemente de um utilizar indiciar o fluxo de trabalho manualmente ou não. Por exemplo, poderá pretender que se inicie um fluxo de trabalho sempre que um item deste tipo de conteúdo é criado numa biblioteca ou lista.
• Seleccione a caixa de verificação Iniciar o fluxo de trabalho quando um item é alterado para fluxos de trabalho que pretenda executar automaticamente sempre que um item é modificado. Por exemplo, num fluxo de trabalho de política de retenção, a data de expiração poderá ter de ser alterada quando o item é alterado.

 Nota    As duas opções de início automático podem coexistir com a predefinição, para permitir que um fluxo de trabalho seja manualmente iniciado por um utilizador.

Actualizar tipos de lista e de conteúdo de sites

Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, na secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites, é possível especificar se pretende que todos os tipos de conteúdo que herdam deste tipo de conteúdo também utilizem o fluxo de trabalho.

1. Abrir a página Alterar um Fluxo de Trabalho.
2. Na secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites, clique em Sim para fazer com que as definições deste fluxo de trabalho sejam herdadas por todos os tipos de conteúdo que tenham sido criadas a partir deste tipo de conteúdo.