É possível utilizar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo (também denominado moderação) em bibliotecas para as quais seja necessária a aprovação de conteúdo e para as quais estejam activadas as versões principal e secundária. Quando se utiliza um fluxo de trabalho para gerir o processo de aprovação de conteúdo, as versões secundárias de um documento ficam num estado pendente até serem aprovadas ou rejeitadas através do processo do fluxo de trabalho. Se uma versão secundária é aprovada através de um fluxo de trabalho, o respectivo estado é actualizado de Pendente para Aprovado e é publicada como versão principal e apresentada a qualquer pessoa com permissão para visualizar a biblioteca. Se uma versão secundária é rejeitada através de um fluxo de trabalho, o estado é actualizado de Pendente para Rejeitado e permanece uma versão secundária apenas visível às pessoas com permissão para visualizar versões secundárias na biblioteca. Um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo começa automaticamente quando os autores dão entrada a uma versão secundária como versão principal ou quando seleccionam o comando Publicar uma Versão Principal para um documento. Também é possível optar por permitir que utilizadores com permissões específicas iniciem manualmente o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo.

Encontre hiperligações para mais informações sobre a aprovação de conteúdo e as versões na secção Consulte Também.

As seguintes secções explicam os passos envolvidos na configuração de um fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo de uma biblioteca.

Passo 1: Activar a aprovação de conteúdo da biblioteca

Passo 2: Activar as versões principal e secundárias da biblioteca

Passo 3: Configurar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo de uma biblioteca

Passo 1: Activar a aprovação de conteúdo e especificar a segurança de itens de rascunho para a biblioteca

Ao configurar uma biblioteca, pode solicitar a aprovação de alterações aos documentos guardados nessa biblioteca.

Quando a aprovação de conteúdo é necessária para uma biblioteca, um documento alterado mantém-se num estado pendente até ser aprovado ou rejeitado por alguém com permissão para o aprovar. Se o ficheiro for aprovado, é-lhe atribuído um estado Aprovado na biblioteca e é apresentado a qualquer pessoa com permissão para visualizar a biblioteca. Se o ficheiro é rejeitado, o estado é actualizado para Rejeitado e fica visível apenas para o autor do documento e para pessoas com permissão para gerir listas.

Por predefinição, um documento pendente apenas está visível para o autor e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas é possível especificar se outros grupos de utilizadores podem visualizar o documento.

1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

2. No menu Definições, clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Definições Gerais, clique em Definições de versões.
4. Na secção Aprovação de Conteúdo, em Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos?, clique em Sim.
5. Na secção Segurança de Item de Rascunho, em Quem deve ver itens de rascunho neste(a) biblioteca de documentos?, seleccione Apenas utilizadores que podem aprovar itens (e o autor do item).

    Nota    Se não tiver actualizado previamente as definições de versões para a biblioteca, esta opção é automaticamente seleccionada quando optar por requerer aprovação do conteúdo.

6. Clique em OK.

Passo 2: Activar as versões principal e secundárias da biblioteca

Tem também de activar as versões principal e secundárias da biblioteca antes de poder utilizar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo.

1. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.

   Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

2. No menu Definições, clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Definições Gerais, clique em Definições de versões.
4. Na secção Histórico de Versões do Documento, clique em Criar versões principais e secundárias (rascunho).
5. Clique em OK.

Passo 3: Configurar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo de uma biblioteca

O fluxo de trabalho Aprovação disponível no Microsoft Office SharePoint Server 2007 pode ser utilizado para gerir a aprovação de conteúdo de uma biblioteca. A organização também pode desenvolver e implementar um fluxo de trabalho personalizado para gerir a aprovação de conteúdo.

Quando utiliza um fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo numa biblioteca, o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo inicia-se sempre que o utilizador dá entrada de um documento como versão principal ou quando selecciona o comando Publicar uma Versão Principal. Quando o fluxo de trabalho está em curso, o documento permanece uma versão secundária com um estado Pendente. Se o documento for aprovado através do fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo, o estado é actualizado para Aprovado e o documento é publicado como versão principal, o que o torna visível a qualquer pessoa com permissão para visualizar documentos na biblioteca. Se o documento for rejeitado através do fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo, o estado é actualizado para Rejeitado e fica como como versão secundária apenas visível ao autor do documento e aos utilizadores com permissão para gerirem listas.

 Nota    Apenas pode existir um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo designado para a biblioteca que se inicia automaticamente quando os autores dão entrada a documentos como versões principais ou quando seleccionam o comando Publicar uma Versão Principal num documento.

1. Abra a biblioteca a que pretende adicionar um fluxo de trabalho.
2. No menu Definições, clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.

   Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

3. Em Permissões e Gestão, clique em Definições do fluxo de trabalho.

    Notas 

   • O comando Definições do fluxo de trabalho apenas aparece se os fluxos de trabalho estiverem activados para a colecção de sites.
   • Se já tiverem sido adicionados fluxos de trabalho a esta biblioteca, este passo levá-lo-á directamente para a página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho e terá de clicar em Adicionar um Fluxo de Trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se não tiverem sido adicionados fluxos e trabalho a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o directamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

4. Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na secção Fluxo de Trabalho, clique no nome do modelo do fluxo de trabalho que pretende utilizar para gerir a aprovação de conteúdo.

   Se planear utilizar o fluxo de trabalho de Aprovação predefinido disponível no Office SharePoint Server 2007, clique no modelo do fluxo de trabalho Aprovação.

5. Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.
6. Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho.

    Notas 

   • Pode utilizar a lista Tarefas predefinida ou criar uma nova. Se utilizar a lista Tarefas predefinida, os participantes no fluxo de trabalho poderão localizar e ver facilmente as respectivas tarefas de fluxo de trabalho, utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista Tarefas.
   • Se as tarefas deste fluxo de trabalho irão revelar dados sensíveis ou confidenciais que pretende manter separados da lista Tarefas geral, deverá criar uma nova lista de tarefas.
   • Se a organização tiver inúmeros fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho tiverem inúmeras tarefas, deverá criar uma nova lista de tarefas. Nesta situação, poderá ser melhor criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

7. Na secção Lista de Histórico, seleccione uma lista de histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. A lista de histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    Nota    Pode utilizar a lista predefinida Histórico ou pode criar uma nova. Se a organização dever ter vários fluxos de trabalho, poderá criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

8. Na secção Opções de Início, seleccione a caixa de verificação Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item.

    Nota    Esta opção apenas está disponível se estiverem activadas as versões principal e secundárias para a biblioteca e se o modelo do fluxo e trabalho seleccionado puder ser utilizado para a aprovação de conteúdo.

9. Se pretender permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, seleccione a caixa de verificação Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um utilizador autenticado com Permissões de Edição de Itens. Seleccione a caixa de verificação Exigir Permissões de Gestão de Listas para iniciar o fluxo de trabalho se desejar exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho.
10. Se existirem opções de personalização adicionais disponíveis para o fluxo de trabalho, clique em Seguinte e, em seguida, especifique as opções pretendidas na página Personalização do fluxo de trabalho.

    Se estiver a utilizar o fluxo de trabalho predefinido Aprovação disponível no Office SharePoint Server 2007, consulte Utilizar um fluxo de trabalho Aprovação para obter pormenores sobre como personalizar o fluxo de trabalho.

11. Se não existirem opções de personalização adicionais disponíveis para o fluxo de trabalho, clique em OK.

 Notas 

• O fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo inicia-se automaticamente quando um autor dá entrada de um rascunho como versão principal, ou quando um autor escolhe o comando Publicar uma Versão Principal de um documento.
• As pessoas com permissão para aprovar um documento directamente podem fazê-lo, editando as propriedades desse documento directamente na biblioteca. Se um documento for aprovado ou rejeitado desta forma, o fluxo de trabalho termina automaticamente.